Báo Cáo Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

PHẦN MỞ ĐẦUViệt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm baỏ việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước.
Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin cá chủ chương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lí và điều hành của Nhà nước.
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lí Nhà nước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, em đã có thêm được sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam” làm chuyên đề nghiên cứu.
Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng một số phương pháp:
+ Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động của cơ quan.
+ Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
+ Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi.
Kết cấu của báo cáo chuyên đề ngoài Phần mở đầu và Kết luận còn gồm có 3 phần:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư – lưu trữ.
Phần II: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Phần III: Nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và sự hứơng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường đại học Dân lập Phương Đông, đặc biệt là sự hướng dẫn của thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự đã giúp em trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo chuyên đề này.
Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn chế. Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự và sự giúp đỡ của các bác, các cô ,các chú trong Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cũng như các thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường ĐHDL Phương Đông đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.

60trang