Luận Văn Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại Công ty Yến sào Khánh Hòa

Khóa luận tốt nghiệp
Đề tài: Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại Công ty Yến sào Khánh Hòa


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM
SOÁT N ỘI BỘ TRONG
DOANH NGHI ỆP
- 2 -1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁTNỘI BỘ:
1.1.1 Khái niệm:
1.1.1.3 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ : Hệ thống kiểm soát nội
bộ thực chất l à các hoạt động, biện pháp, kế hoạch , quan đi ểm, nội quy chính
sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt
động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ng ười quản lý, hội đồng quản trị và
các nhân viên củađơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây :
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
 Các luật lệ và quy định đ ược tuân thủ
 Hoạt động hữu hiệu và hiểu quả
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung c ơ bản là quá trình, con ng ười, đảm
bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:
 Kiểm soát nội bộ là một quá trình.
 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người.
 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sựđảm bảo hợp lý,
 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
* Đối với báo cáo t ài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung
thực và đáng tin cậy .
* Đối với tính tuân thủ, kiểm soá t nội bộ tr ước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định.
* Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiểu quả của các hoạt động, kiểm soát
nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiểu quả các nguồn lực
1.1.2 Các bộ phận cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát
Phản ánh sắc thái chung của một đơn vị và tạo ra nềntảng cho các cấu
phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập các chính sách
kiểmsoát trong công ty. Các nhântố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
* Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp
* Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp
- 3 -* Sự hiện hữu v à chất lượng của hội đồng quản trị v à ủy ban kiểm toán
trong doanh nghiệp
* Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp
* Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
* Công tác phân công quy ền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp
* Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro
Nhận biết và phân tích các r ủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh c ủa
công ty. Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất
kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi cácrủi ro xuất hiện từ các yếu t ố bên
trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các
rủi ro.
* Xác định mục tiêu của đơn vị.
* Nhận dạng rủi ro
* Phân tích và đánh giá rủi ro
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Toàn bộ các chính sách v à thủ tục đ ược thực hiện nhằm trợ giúp Ban
Giám Đ ốccông ty phát hi ện và ngăn ng ừa rủi ro để đạt đ ược mục ti êu kinh
doanh.
 * Phân chia trách nhiệm đầy đủ
* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
*Kiểm tra độc lập việc thực hiện
* Phân tích soát xét lại việc thực hiện.
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông :
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổithông tin, mệnh lệnh và chuy ển giao kết
quả trong công ty, nó cho phép t ừng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực
hiện tốt nhiệm vụ của mình
1.1.2.5 Giám sát
Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ
giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả
- 4 -Bảng 1: Bảng tóm tắt các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bộ
phận
Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm
soát
Tạo ra sắc thái chung của một t ổ
chức; chi phối đến ý thức kiểm s oát
của mọi người trong tổ chức; là nền
tảng cho tất cả các bộ phận khá c
của kiểm soát nội bộ
-Tính chính trực và giá trị đạo đức
-Đảm bảo về năng lực
-Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm
toán
-Tri ết lý quản lý v à phong cách
điều hành
-Cơ cấu tổ chức
-Phân đ ịnh quyền hạn v à trách
nhiệm
-Chính sách về nhân sự
Đánh
giá r ủi
ro
Đơn vị phải nhận biết v à đối phó
được với các rủi ro bằng cách th iết
lập mục ti êu c ủa tổ chức v à hình
thành m ột c ơ chế để nhận dạng,
phân tích và đánh giá r ủi ro li ên
quan.
-Xác định mục tiêu của đơn vị
-Nhận dạng rủi ro
-Phân tích và đánh giá rủi ro
Hoạt
động
kiểm
soát
Cácchính sách và các th ủ tục để
giúp đảm bảo l à những chỉ thị của
nhà quản lý đ ược thực hiện v à có
hành động cần thiết đối với các rủi
ro nhằm thực hiện các mục tiêu của
đơn vị.
-Phân chia trách nhiệm đầy đủ
-Kiểm soát quá tr ình xử lý thông
tin
-Kiểm soát vật chất.
-Kiểm tra độc lập việc thực hiện
-Phân tích soát xét l ại việc thực
hiện
Thông
tin và
truyền
thông
Hệ thống n ày đựoc thiết lập để
mọi thành viên trong đơn v ị có khả
năng nắm bắt và trao đ ổi thông tin
cần thiết cho việc điều h ành, quản
-Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ
thống thông tin kế toán phải đảm
bảo chất lượng thông tin
-Truy ền thông bảo đảm các k ênh
- 5 -trị và kiểm soát các hoạt động. thông tin bên trong và bên ngo ài
đều hoạt động hữu hiệu
Giám
sát
Toàn bộ quy trình hoạt động phải
được giám sát và điều chỉnh khi cần
thiết. Hệ thống phải có khả năng
phản ứng năng động, thay đổi the o
yêu cầu của môi tr ường bên trong
và bên ngoài
-Giám sát thường xuy ên
-Giám sát định kỳ
1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Những hạn chế xuất p hát từ bản thân con ng ười như sựvô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo
cáo của cấp dưới
+ Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân vi ên thông qua s ự thông đồng
với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
+ Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuy ên
phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuy ên, do đó những sai
phạm trong nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua
+ Yêu cầu thường xuy ên và trên h ết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho
hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận
gây ra.
+ Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quy ền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
+ Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm
soát không còn phù hợp
1.1.4 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Có 7 mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ p hải thoả mãn để ngăn
ngừa sai sót trong các sổ Nhật k ý và s ổ sách. Cơ cấu kiểm soát nội bộ của công
ty ph ải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là:
1. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có c ăn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp
lý ): Chỉ đ ược ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thực. Cơ cấu kiểm soát nội bộ
- 6 -không thể cho p hép việc ghi v ào những nghiệp vụ không tồn tại ho ặc những
nghiệp vụ giả vào các sổ Nhật ký hoặc các sổ sách kế toán khác.
2. Các nghiệp vụ kinh tế phải đ ược phê chuẩn đúng đắn ( sự phê chuẩn)
Trước khi thực hiện mọi hoạt động đều phải đảm bảo rằng chúng đ ãđược phê
chuẩn hợp lệ. Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể
dẫn đến một nghiệp vụ lừa đảo, và nó cũng có thể ảnh h ưởng làm lãng phí hoặc
phá hoại tài sản của công ty.
3. Các nghiệp vụ kinh tế có phải đ ược ghi sổ (tính đầy đủ). Không được
lo ại bỏ, giấu bớt mọi nghiệp vụ phát sinh. Các thể thức của cô ng ty phải ngăn
ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách.
4. Các nghi ệp vụ kinh tế phải đ ược đánh giá đúng đắn ( sự đánh giá).
Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, áp d ụng chính sách kế toán.
Một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồmcác thể thức để tránh các sai số khi tính
toán và ghi s ổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá
trình ghi sổ.
5. Các nghiệp vụ kinh tế phải đ ược phân loại đúng đ ắn (sự phân loại).
Đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo s ơ đồ tài khoản tại đơn vị, ghi nhận
đúng vào các loại sổ kế toán li ên quan. Quá trình phân lo ại đúng đắn t ài khoản
phù hợp với cơ cấu tài khoản của công ty phải được thực hiện trên các sổ nhật ký
nếu báo cáo tài chính đó được trình bày đúng đắn.
6. Các nghi ệp vụ kinh tế phải đ ươc phản ánh đúng lúc, kịp thời ( thời
hạn). Việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời cung cấp th ông tin kế
toán, tài chính cho nhà qu ản lý khi cần thiết. Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế
hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra l àm tăng khả năng bỏ quên không ghi s ổ
nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác. N ếu việc ghi sổ
trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị sai .
7. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng
hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp). Số liệu kế toán phải được ghi
vào sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác , giúp phản ánh đúng t ình hình tài chính và
kết quả kinh doanh của đơn vị. Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ cá lẻ phải
được tổng hợp v à tính tổng cộng tr ước khi chúng đ ược ghi vào sổ nhật ký. Sau
- 7 -đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua Sổ cái tổng hợp và Sổ cái tổng hợp được dùng
để lập các báo cáo tài chính. Không cần biết đến phương pháp nào được dùng để
nhập các nghiệp vụ vào Sổ phụ và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trình kiểm
soát đầy đủ cần thiết để đảm bảo quátrình tổng hợp là chính xác.
1.1.5 Các phương pháp mô tả Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.5.1 Bảng tường thuật:
Là sựmô tả bằng văn bản về hệ thống kiể m soát nội bộ của đ ơn vị. Tài
liệu này thường được dùng phối hợp với các tài liệu khác về kiểm soát nội bộ
1.1.5.2 Bảng câu hỏi:
Là bảng liệt kê gồm nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước về các quá trình
kiểm soát trong từng lĩnh vực, kể cả môi trường kiểm soát. Trong hầu hết trường
hợp, bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “Có”, “Không”, hoặc “Không
áp dụng”. Câu trả lời “Có” th ường được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm
soát tốt; ngược lại câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của kiểmsoát nội
bộ, và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh.
1.1.5.3 Lưu đồ:
Là những hình v ẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán v à các hoạt động
kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã được quy ước.
1.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí
Chu trình chi phí gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát
sinh lên quan đến việc mua hàng hoá, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung c ấp.
Có bốn sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí. Đó là:
1. Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
2. Nhận hàng hay dịch vụ y êu cầu
3. Xác định nghĩa vụ thanh toán
4. Doanh nghiệp thanh toán tiền
- 8 -CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH CHI PHÍ T ẠI CÔNG TY
YẾN SÀO KHÁNH HOÀ
- 9 -2.1 Khái quát chung về Công Ty
2.1.1 Giới thiệu khái quát về Công Ty
2.1.1.1 Quá trình hình thànhvà phát triển của công ty
Công ty Yến Sào Khánh Hoà là một Doanh nghiệp Nhà nước được thành
lập theo quyết định số 78/QĐ-UB ngày 16/01/1993 của UBND Tỉnh Khánh Hoà.
Điện thoại : 84 –58 822472
Fax : 84 –58 829267
Giấy phép : 78/QĐ –UB
Loại hình : Doanh nghiệp Nhà nước .
+ Sự phát triển:
Cuối năm 2001, Công Ty đ ã tiếp nhận Trại Dừa Cam Thịnh. Năm 2002
công ty đã tiến hành xây dựng phân x ưởng chế biến X ơ Dừa . Tháng 09/2002
Công ty khởi công xây dựng Nhà máy Nước Giải Khát Cao
Năm 2004, hình thành Trung Tâm D ịch Vụ Du Lịch Sanest Tourist
chuyên hoạt động ở lĩnh vực du lịch
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.1.2.1 Chức năng
Công Ty Yến Sào Khánh Hoà là m ột Doanh nghiệp Nh à nước sản xuất
kinh doanh với các chức năng sau:
 Quản lý, khai thác, chế biến v à kinh doanh xu ất nhập khẩu trực tiếp sản
phẩm
 Thu mua, gia công ch ế biến, kinh doanh xuất -nhập khẩu hàng nông -thu ỷ sản các loại, vật liệu và công cụ phục vụ sản xuất .
2.1.1.2.2 Nhiệm vụ
 Sản xuất kinh doanh theo đúng mục tiêu và đúng ngành nghề đăng ký.
 Thực hiện tốt các nhiệm vụ và nghĩa vụ được Nhà Nước giao.
 Thực hiện tốt chính sách cán bộ,chế độ tài chính, lao động tiền lương
2.1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản suất kinh doanh của
công ty
2.1.1.3.1 Các nhân tố bên trong