Tài liệu Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn và vận dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế tại

ĐỀ TÀI: Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn và vận dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế tại khách sạn Dân Chủ

MỤC LỤCMUÏC LUÏC 1
LÔØI MÔÛ ÑAÀU 2
CHÖÔNG I . 4
KHAÙI NIEÄM CHUNG VEÀ THOÂNG TIN VAØ HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN 4
I. Khaùi nieäm chung veà thoâng tin . 4
II. Thoâng tin kinh teá 5
1. Ñaëc ñieåm chuû yeáu cuûa thoâng tin kinh teá .5
2. Phaân loaïi thoâng tin kinh teá 8
2.1 Thoâng tin thoáng keâ: 9
2.2 Thoâng tin keá toaùn: 10
2.3 Thoâng tin nghieäp vuï kyơ thuaät (coøn goïi laø thoâng tin taùc nghieäp ): . 11
3. Vai troø cuûa thoâng tin kinh teá trong quaûn lyù .12
3.1 Moái quan heä giöơa heä thoáng thoâng tin kinh teá vôùi heä thoáng quaûn lyù: 13
3.2 Caùc yeâu caàu thoâng tin phuïc vuï quaûn lyù: . 15
3.3 Söï caàn thieát phaûi xaây döïng heä thoáng thoâng tin phuïc vuï quaûn lyù: 17
CHÖÔNG II 25
HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN TRONG KHAÙCH SAÏN .25
I. Hoaït ñoäng Kinh doanh Khaùch saïn . 25
II. Heä thoáng thoâng tin Kinh teá noäi boä khaùch saïn: 28
1. Thoâng tin khaùch saïn: .28
2. Heä thoáng thoâng tin kinh teá noäi boä khaùch saïn: 29
3. Phaân heä thoâng tin phuïc vuï kinh doanh buoàng ôû: 31
6.Phaân heä thoâng tin taïi boä phaän Marketing vaø baùn haøng 49
7. Phaân heä thoâng tin taïi boä phaän kinh doanh 54
CHÖÔNG III 63
HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KINH TEÁ NOÄI BOÄ 63
KHAÙCH SAÏN DAÂN CHUÛ 63
I. Ñaëc ñieåm t́nh h́nh hoaït ñoäng kinh doanh cuûa khaùch saïn Daân Chuû 63
1. Ḷch söû h́nh thaønh vaø phaùt trieån . 63
2. Ñaëc ñieåm kinh doanh cuûa khaùch saïn Daân Chuû . 64
5. Khoái thoâng tin phuïc vuï taïi phoøng haønh chính toång hôïp . 84
III/ Hoaøn thieän heä thoáng thoâng tin noäi boä khaùch saïn Daân Chuû 85
1. Hoaøn thieän vieäc phaân loaïi thoâng tin trong heä thoáng thoâng tin kinh teá noäi boä khaùch saïn Daân Chuû 86
2. Hoaøn thieän noäi dung thoâng tin vaø cheá ñoä thu thaäp thoâng tin 89
3. Moät soá yù kieán ñeà xuaát veà vieäc xöû lyù thoâng tin trong khaùch saïn 90
KEÁT LUAÄN 95
TAØI LIEÄU THAM KHAÛO . 96
LỜI MỞ ĐẦU
Nhân loại đang trải qua một cuộc cách mạng kinh tế lớn lao. Họ đang sống, làm việc trong một nền kinh tế bùng nổ thông tin. Trong môi trường khốc liệt đó người ta cạnh tranh không chỉ bằng vốn, nguồn nhân lực mà điều tiên quyết, nhân tố quan trọng lại là thông tin.
Nền kinh tế hàng hoá phát triển cùng với quá tŕnh hiện đại hoá nhanh chóng trong khu vực vực sản xuất vật chất, khu vực kinh doanh dịch vụ ngày càng chiếm tỷ lệ cao trong thu nhập quốc dân. Hoạt động kinh doanh khách sạn nhà hàng đủ loại cũng nằm trong khu vực này và là lĩnh vực có hiệu quả kinh doanh cao, đồng thời góp phần trực tiếp vào việc nâng cao mức sống cũng như đẩy mạnh giao lưu quốc tế. Nhưng một thực tế ở Việt Nam hiện nay việc hàng loạt các khách sạn, nhà hàng mọc lên, chỉ tính riêng ở Hà Nội với mật độ khoảng 70 khách sạn nhà hàng trên một cây số vuông. Một con số khá lớn vừa là thước đo đánh giá hiệu quả kinh tế, vừa là một dấu hiệu cho thấy sự cạnh tranh rất lớn đang diễn ra gữa các khách sạn. Và cũng giống như một ông chủ doanh nghiệp nào khác, người quản lư khách sạn ngoài việc nâng cao chất lượng phục vụ c̣n phải quan tâm rất nhiều tới lĩnh vực thông tin, tổ chức hệ thống thông tin trong và ngoài khách sạn để phục vụ tối đa việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Khách sạn Dân Chủ, một doanh nghiệp Nhà Nước nằm trong môi trường kinh doanh dịch vụ với nhiều thách thức. Khách sạn ngay từ khi được thành lập đă tạo cho ḿnh một thế riêng để có thể đứng vững trên thị trường. Tính đến nay, với một cơ sở vật chất kỹ thuật khá hoàn chỉnh, khách sạn đặt tại vị trí trung tâm của Thủ Đô (29 Tràng Tiền), cộng thêm một đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt t́nh. Khách sạn Dân Chủ đang không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách và mở rộng thị trường để có thể cạnh tranh đứng vững trên thị trường với nhiều khách sạn lớn và hiện đại hơn trên địa bàn Hà Nội. Chính v́ vậy thông tin và tổ chức hệ thống thông tin trong khách sạn nhằm phục vụ kinh doanh được lănh đạo và các bộ phận trong khách sạn hết sức quan tâm và cố gắng hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn ngày một tốt hơn.
Xuất phát từ thực tiễn đó, với kiến thức đă được học và sự giúp đỡ tận t́nh của cô giáo - Tiến sĩ Trần Thị Kim Thu, cùng toàn thể các cô chú lănh đạo khách sạn Dân Chủ em mạnh dạn chọn đề tài “Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn và vận dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kinh tế tại khách sạn Dân Chủ”û. Tuy nhiên, là một sinh viên với kiến thức lư luận và thực tế c̣n nhiều hạn chế, với thời gian thực tập ngắn em chỉ đề cập đến hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn bao gồm những thông tin kinh tế cơ bản mang tính xuất hiện và ảnh hưởng theo chu kỳ tới hoạt động quản lư và điều hành tác nghiệp trong khách sạn.
Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp phân tích mô tả chủ thể, phương pháp hệ thống, duy vật biện chứng và rất nhiều các phương pháp thống kê khác nhằm mô tả phân tích một cách chi tiết hệ thống thông tin trong khách sạn từ đó thấy được những hạn chế trong thực tế và đề ra hướng khắc phục. Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung luận văn gồm các gồm các phần chính sau:
Chương một : Khái niệm chung về thông tin và hệ thống thông tin.
Chương hai: Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn.
Chương ba: Hoàn thiện hêï thống thông tin kinh tế nội bộ khách sạn Dân Chủ.

CHƯƠNG IKHÁI NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Khái niệm chung về thông tinTrong điều hành, quản lư kinh tế xă hội, người ta nói nhiều đến thông tin bởi: thông tin là nguồn của cải vô giá của loài người. Nó là sản phẩm hàng hoá đặc biệt. Cũng như mọi sản phẩm vật chất và dịch vụ sản xuất, sản phẩm thông tin cũng tham gia vào quá tŕnh tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP). Một khi thông tin đă là sản phẩm hàng hoá, hiển nhiên trong quản lư phải tính đến nhu cầu khách hàng. Và để có sản phẩm thông tin, nhất thiết phải có sự đầu tư chi phí, tổ chức, chỉ đạo chặt chẽ và tiến hành theo một kế hoạch thống nhất th́ mới tạo ra sản phẩm hàng hoá là thông tin.
Hàng ngày trên bàn làm việc của các nhà quản lư ở mọi chức vụ khác nhau là các bản báo cáo, thông báo dưới mọi h́nh thức, nội dung cụ thể khác nhau thuộc phạm vi nội bộ trong đơn vị thuộc quyền quản lư của ḿnh. Ngoài ra thông tin c̣n được tiếp nhận dưới nhiều h́nh thức khác nhau như trực tiếp nghe báo cáo bằng miệng, bằng điện thoại, điện tín. Nghĩa là người quản lư có thể thu nhận thông tin từ nhiều nguồn, và mỗi nguồn ấy dù khai thác và nhận thông tin bằng những phương tiện khác nhau, song giữa chúng đều có một đặc điểm là mọi thông tin đến với người nhận tin đều nhằm phản ánh t́nh h́nh và hiện tượng phục vụ yêu cầu quản lư và cuộc sống của con người trong không gian và thời gian nhất định. Nhưng để có được các thông tin đó, nhất thiết phải thông qua hoạt động của con người th́ mới tạo sản phẩm thông tin.
Như vậy khái niệm thông tin có thể hiểu như sau:
Thông tin là kết quả của phản ánh, là thông báo cho nhau để biết, là sự truyền đạt tin tức gửi đến người nhận để có định hướng, điều hành theo mục đích của người dùng tin.
Khái niệm thông tin đa dạng, mỗi khái niệm như trên chỉ mang tính cục bộ và đúng đắn khi gắn vào một hệ thống nghiên cứu nhất định. Tuỳ theo nội dung thông tin phản ánh t́nh h́nh và hiện tượng nắm bắt thông tin mà h́nh thành những tên gọi khác nhau như thông tin phản ánh mối quan hệ giữa người và người, về quan điểm nhận thức của các giai tầng trong xă hội trong mối liên hệ biện chứng hay mối quan hệ nhân quả th́ đó là thông tin chính trị, thông tin xă hội. Song, nếu thông tin thuộc dạng phản ánh t́nh h́nh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một tổng thể nào đó trong không gian và thời gian, th́ đó là thông tin kinh tế v.v .
Như đă phân tích ở trên, trong quản lư cũng như trong cuộc sống thường nhật, chúng ta ai cũng cần thông tin để biết, để quản lư, để giáo dục, động viên .với mức độ khác nhau tuỳ theo nhu cầu và đối tượng cần được thông tin. Và như vậy, thông tin sẽ có nhiều loại như thông tin xă hội, thông tin kinh tế, thông tin khoa học kỹ thuật, thông tin về hiện tại và tương lai Mỗi loại thông tin đó lại có thể phân ra nhiều loại khác nhau căn cứ vào nội dung phản ánh của nó quyết định. Tuy nhiên, trong các loại thông tin th́ thông tin kinh tế có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của quản lư và đời sống sản xuất của con người. Sự thay đổi của những ḍng thông tin kinh tế c̣n tác động đến nhiều mặt thuộc các hoạt động chính trị, xă hội, văn hoá, giáo dục . Do đó, nếu chỉ hiểu thông tin là thông báo, là sự truyền đưa tin tức về các dữ kiện, các hiện tượng (kể cả dự báo) từ người gửi đến người nhận dưới nhiều h́nh thức khác nhau, bằng các phương tiện truyền đưa khác nhau đối với quản lư là chưa đủ, mà c̣n phải phân loại thông tin ấy ra thành những thông tin chi tiết theo yêu cầu của quản lư, chỉ có như vậy, việc xử lư thông tin trong quản lư mới có thể đi sâu, phân tích, giải quyết các hiện tượng phát sinh, phát triển theo yêu cầu và mục đích nghiên cứu, không những thế, đối với các nhà quản lư c̣n phải biết sự h́nh thành các nguồn thông tin đó có đủ độ tin cậy hay không để trả lời cho câu hỏi thông tin về cái ǵ, thông tin cho ai, ai cần thông tin và thông tin như thế nào để mà xử lư cho phù hợp với mục đích của việc thông tin. Muốn vậy, người quản lư không thể không quan tâm đến vấn đề phân loại thông tin trong quản lư.
Trong các loại thông tin phục vụ cho người quản lư được sử dụng nhiều hơn cả là hệ thống thông tin kinh tế, bởi tính chất và vai tṛ của thông tin kinh tế có mối liên hệ hữu cơ và ảnh hưởng trực tiếp đến các quá tŕnh thông tin khác.
II. Thông tin kinh tế1. Đặc điểm chủ yếu của thông tin kinh tếThông tin kinh tế là loại thông tin phát sinh trong các hoạt động sản xuất và dịch vụ sản xuất trong không gian và thời gian cụ thể. Những dữ liệu của thông tin kinh tế được hạch toán và tổng hợp theo các yếu tố cấu thành của hạch toán được xắp xếp theo một tŕnh tự nhất định, nhằm phản ánh thực trạng của các hoạt động sản xuất, kinh doanh nào đó. Nếu không có phản ánh th́ cũng không có thông tin. Và ngược lại, nếu không có qúa tŕnh của quản lư th́ cũng không có phản ánh tích cực. V́ lẽ: thông tin bao giờ cũng gắn với mục đích nghiên cứu: thông tin cho ai? Thông tin để làm ǵ? Nghĩa là trong quản lư sẽ không có thông tin để mà thông tin. Thông tin kinh tế bao giờ cũng gắn với hoạt động sản xuất của con người. Vậy thông tin kinh tế có đặc điểm ǵ?
Trước hết, cần phải hiểu thông tin là công cụ của quản lư. Thông tin kinh tế không chỉ phản ánh cái đă có sẵn, hoặc được thu thập bằng các phương pháp chuyên môn, mà c̣n tiên đoán, dự báo t́nh h́nh diễn biến của hiện tượng cho tương lai. Chính sự tiên đoán và dự báo đó là một trong những đặc điểm quan trọng của thông tin kinh tế đối với quản lư.
Thông tin kinh tế không chỉ đơn thuần là những tri thức được tiềm ẩn trong con người hành động - con người của quản lư, mà c̣n là tri thức đem lại sự thay đổi về nhận biết sự vật và hiện tượng trong mỗi con người khi được thông tin.
Thông tin kinh tế có sức thuyết phục sẽ giúp người dùng tin lựa chọn thông tin đắt nhất để phục vụ cho giải quyết những nhiệm vụ của quản lư đă đặt ra.
* Đặc điểm nổi bật của thông tin kinh tế bao giờ cũng được lượng hoá bằng các chỉ tiêu thống kê và so sánh thống kê các chỉ tiêu ấy.
Sự phản ánh này được thực hiện dưới nhiều h́nh thức khác nhau thông qua các vật mang tên khác nhau. Sự biểu hiện đó với khối lượng nhiều hay ít, nhanh hay chậm, độ tin cậy cao hay thấp, phụ thuộc vào sự phát triển của công nghệ thông tin- hệ thống vi xử lư (một loại công cụ, phương tiện của các quá tŕnh thông tin từ khâu thu nhập, chỉnh lư, tổng hợp, phân tích đến việc hệ thống hoá thông tin thuộc đối tượng nghiên cứu). Ỏû nước ta trong thời kỳ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, quan liêu bao cấp, do điều kiện thực tế của nền kinh tế xă hội lúc bấy giờ và t́nh h́nh phát triển công nghệ thông tin trên thế giới chưa phổ cập và mạnh mẽ như hiện nay, việc áp dụng nó vào trong công tác xử lư và truyền đưa thông tin t́nh h́nh phát triển kinh tế xă hội để phục vụ quản lư xem ra chưa kịp thời, độ chính xác của thông tin chưa có sức thuyết phục nhiều đối với người dùng tin.
* Thông tin kinh tế trong hoạt động sản xuất xă hội nhất thiết phải được thực hiện thông qua hạch toán kinh tế.
Hạch toán kinh tế như chúng ta đều biết là phương pháp quản lư sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của đơn vị, lấy thu bù chi, khuyến khích lợi ích vật chất đối với người lao động trên cơ sở tiết kiệm tiền vốn, vật tư và lao động sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao, nhằm đảm bảo kinh doanh có lăi. Với bất kỳ một thông tin kinh tế nào dù có phạm vi rộng hay hẹp đều là kết quả của việc tổ chức thu thập tài liệu gốc được xử lư, phân tích và hệ thống hoá bằng các bản báo cáo định kỳ hoặc qua điều tra chuyên môn. Do vậy, thông tin kinh tế chỉ có được không hẳn nhờ quan sát, nhận thức sự vật, mà quan trọng hơn phải tổ chức công tác nghiệp vụ chuyên môn khoa học. Sẽ không có thông tin kinh tế đầy đủ, chính xác và kịp thời, nếu trong quản lư xă hội không quan tâm đầy đủ đến việc tổ chức chỉ đạo thực hiện các quá tŕnh thông tin.
* Thông tin kinh tế được sử dụng trong quản lư ở cấp càng cao càng có tính chất khái quát cao hơn.
Đối với doanh nghiệp, người quản lư cần nhiều thông tin kinh tế (kế toán, thống kê và thông tin tác nghiệp) ở dạng mô tả, đo lường tỉ mỉ chính xác hơn bởi đây là đơn vị thu thập thông tin cấp thấp nhất tất cả mọi thông tin cấp trên đều được thu thập từ những đơn vị cơ sở này. Trái lại, ở cấp trên doanh nghiệp người ta lại cần nhiều thông tin ở mức khái quát cao hơn mà chủ yếu là thông tin thống kê - quan sát số lớn, và qua phân tích tổng hợp, các thông tin thốâng kê sẽ cung cấp cho người quản lư biết được xu thế và định hướng phát triển của hiện tượng nghiên cứu.
Căn cứ vào nhu cầu thông tin của người quản lư, kết quả nghiên cứu hiện tượng đám đông cho thấy sự vận động của nó đều chứa đựng yếu tố ngẫu nhiên, và đằng sau tập hợp các hiện tượng ấy lại ẩn dấu cái tất yếu khách quan, xu hướng phát triển của sự vật thông qua đám đông, các hiệân tượng đan chéo nhau. Quá tŕnh thống kê (thu thập, xử lư phân tích và truyền đưa thông tin) cho phép hệ thống hoá những hiện tượng riêng biệt có sai lệch ngẫu nhiên. Các tính quy luật của hiện tượng, là kết quả của sự bù trừ lẫn nhau của những hiện tượng riêng biệt có những sai lệch ngẫu nhiên.
Tóm lại, đặc điểm của thông tin kinh tế không chỉ đơn thuần là tri thức được ghi nhận trong ư thức của người quản lư mà c̣n là tri thức đem lại những thay đổi trong ư thức người dùng tin. Căn cứ vào nội dung phản ánh, chỉ tiêu này được phân tích thành hai loại khác nhau là chỉ tiêu chất lượng và chỉ tiêu số lượng. Chỉ tiêu số lượng là chỉ tiêu nói rơ mức độ, quy mô, khối lượng của hiện tượng nghiên cứu như số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ, số lao động hiện có vào thời điểm nghiên cứu, số diện tích gieo trồng lúa cả năm của địa phượng X .Chỉ tiêu chất lượng là chỉ tiêu phản ánh các đặc trưng, thuộc tính (mặt chất) của hiện tượng nghiên cứu như hiệu quả kinh tế, giá thành đơn vị sản phẩm, năng suất cây trồng trên đơn vị diện tích .Khi nghiên cứu tổng hợp, so sánh phân tích t́nh h́nh phát triển của hiện tượng cùng với thời gian nhưng không cùng quy mô, người ta c̣n phân loại chỉ tiêu kinh tế tổng hợp thành chỉ tiêu hiện vật và giá trị, chỉ tiêu số tuyệt đối, số tương đối và số b́nh quân. Chỉ tiêu hiện vật là chỉ tiêu biểu hiện bằng các đơn vị tự nhiên như con, cái, chiếc, người, . hoặc đơn vị đo lường như mét, tấn, lít, . Chỉ tiêu hiện vật có ưu điểm là nói rơ trị số biểu hiện cụ thể của hiện tượng nghiên cứu trong không gian và thơi gian nhất định. Song, chỉ tiêu hiện vật lại có nhược điểm là không nghiên cứu so sánh tổng hợp được. Để khắc phục hạn chế này quá tŕnh thông tin kinh tế, người ta sử dụng chỉ tiêu giá trị - chỉ tiêu biểu hiện bằng đơn vị tiền tệ để phản ánh và sánh tổng hợp các hiện tượng kinh tế phát sinh, phát triển trong không gian và thời gian cụ thể.
2. Phân loại thông tin kinh tếTrong quản lư sản suất kinh doanh, cũng như quản lư xă hội, người ta quan tâm nhiều đến thông tin kinh tế bởi thước đo giá trị và thước đo sử dụng của nó. Do vậy, những căn cứ quan trọng để phân loại thông tin kinh tế được xác định là tiêu thức “tác dụng phản ánh” của nó. Vậy có bao nhiêu loại thông tin kinh tế? Câu trả lời chung nhất là có bao nhiêu sự kiện và hiện tượng kinh tế phát sinh trong sản xuất kinh doanh th́ có bấùy nhiêu thông tin kinh tế. Đó là tổng hợp thông tin phản ánh kết quả của việïc thực hiện các chủ trương chính sách phát triển kinh tế của đảng và nhà nước, được thể hiện trong từng đơn vị trong từng thời kỳ nhất định. Trên một góc độ tổng quan, người ta c̣n căn cứ vào mục dích nghiên cứu để phân loai thông tin kinh tếù. Chẳng hạn, nghiên cứu hoạt động sản xuất của doanh nghiệp bằng các chỉ tiêu định lượng, mà đặc trưng nổi bật lên của mặt lượng, đó chính là hạch toán và kiểm tra. Nhưng hạch toán lại là một dạng tổng hợp của hệ thống thông tin kinh tế trong đơn vị sản xuất kinh doanh, chỉ sự ghi chép, phản ánh các hiện tượng và quá tŕnh kinh tế phát sinh phát triển như phản ánh các yếu tố của quá tŕnh sản xuất, kết quả của sản xuất, về các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận.
Theo dơi và ghi chép các hành vi biểu hiện trong kinh doanh, người ta phân loại thông tin kinh tế thành thông tin vào, thông tin ra, thông tin lên, thông tin xuống, hoặc thông tin nội bộ ,thông tin bên ngoài. H́nh thức phản ánh của thông tin có thể bằng văn bản, bằng lời hay bằng điện thoại, điện tín được cất giữ bằng những vật mang tin khác nhau. Cách phân tổ này không nói rơ được bản chất của sự vật, hiện tượng nghiên cứu, nghĩa là mới chỉ dừng ở dạng phản ánh, tiếp nhận chứ chưa qua chế biến xử lư một cách đầy đủ về quá tŕnh phát sinh, phát triển của hiện tượng. Mỗi loại thông tin không có cấu trúc theo quá tŕnh tạo ra nó.
Căn cứ vào chức năng của hạch toán trong sản xuất kinh doanh,thông tin kinh tế được chia thành 3 loại: Thông tin thống kê, thông tin kếù toán, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật các phần nhỏ dưới đây sẽ đi sâu chi tiết vào từng loại h́nh thông tin đó.
2.1 Thông tin thống kê:Phạm vi và quy mô của thông tin thống kê rất rộng và cũng rất đa dạng. Để hiểu thế nào là thông tin thống kê, trước hết cần biết thống kê là ǵ. Đó là hệ thống các phương pháp ghi chép và thu thập và phân tích các hiện tượng và quá tŕnh kinh tế xă hội bằng số liệu để t́m hiểu bản chất và tính quy luật vốn có các hiện tượng ấy. Nội dung của nó được phản ánh dưới dạng báo cáo thông báo, đưa tin, đối với người sử dụng để biết th́ gọi là thông tin thống kê. Một cách tổng quát: Thông tin thống kê là thông báo, là sự phản ánh về kết quả ghi chép, phân tích tổng hợp các hiện tượng và các qúa tŕnh kinh tế xă hội số lớn bằng các phương pháp riêng có như điều tra, phân tổ, số b́nh quân, chỉ số tương quan dự báo , vv để tổng hợp, phân tích, xử lư số liệu đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ lănh đạo các cấp các ngành trong chỉ đạo và quản lư kinh tế xă hội. Đặc điểm của thông tin thống kê chính là giá trị của thông tin được xác lập trên cơ sở quan sát số lớn hiện tượng bằng số để t́m hiểu bản chất và tính quy luật vốn có của chúng (mặt chất) trong điềøu kiện không gian và thời gian cụ thể.
Sở dĩ khẳng định như vậy là v́: sự hiểu biết rơ nét nhất trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế xă hội thường được phản ánh bằêng việc đo, đếm, ghi chép và tính toán thông qua hệ thống chỉ tiêu nào đó. Trong các hoạt động này lại bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau. Mỗi lĩnh vực ấy khi phát sinh, phát triển một phần quan trọng chịu tác động của con người, một phần khác cũng có thể chịu ảnh hưởng và tác động của các yếu tố tự nhiên trong điều kiện thời gian và không gian nhất định. Thống kê sự biểu diễn của các hiện tượng nói trên trong mối liên hệ chặt chẽ giữa lượng và chất.
Mặt lượng ở đây không nên hiểu là số lượng chung chung mà là số lượng gắn liền với mặt chất của hiện tượng diễn ra trong quá tŕnh tái sản xuất xă hội. Nếøu không, chỉ đơn thuần về lượng có nghĩa là mặt lượng của hiện tượng là con số hư vô như những con số học đơn thuần .
Hiện tượng kinh tế xă hội số lớn là tổng thể hiện tượng kinh tế cá biệt. Song hiện tượng kinh tế cá biệt thường chịu ảnh hưởng và tác động của nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, yếu tố bản chất và không bản chất, yếu tố ngẫu nhiên và không ngẫu nhiên. Do vậy, nếu dừng lại ở phạm vi nghiên cứu hiện tượng cá biệt sẽ không có đầy đủ căn cứ để đánh giá đúng bản chất của hiện tượng nghiên cứu, thậm chí ngộ nhận, dễ mắc sai lầm khi hiện tượng cá biệt xuất hiện nhất thời và không mang tính phổ biến. V́ thế chỉ thông tin thống kê phản ánh tổng thể các hiện tượng cá biệt th́ mới nói rơ bản chất và tính quy luật hiện tượng.
Các hiện tượng kinh tế xă hội phát sinh, phát triển ở mọi nơi, mọi lúc không giống nhau, và sự biểu hiện của nó cũng có thể khác nhau do ảnh hưởng của nhiều yếu tố tự nhiên và con người tạo ra trong quá tŕnh quản lư sản xuất kinh doanh. Cho nên, mặt lượng của thông tin thống kê bao giờ cũng gắn với thời gian và không gian cụ thể.
2.2 Thông tin kế toán: Cũng như thông tin thống kê, thông tin kế toán là loại thông tin thực hiện. Đó là những thông tin bằng số chỉ sự quay ṿng vận động của các phương tiện tài chính, các nguồn nhân lực bắt buộc phải được thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, các chỉ tiêu tài chính, tiền tệ trong đơn vị theo phương pháp ghi chép riêng biệt như ghi sổ kép, vào tài khoản nhằm giám sát các quá tŕnh sản xuất, kinh doanh, thực hiện các kế hoạch sản xuất và chế độ hạch toán kinh teá. Đặc điểm nổi bật của thông tin kế toán phải là những thông tin đă được thể hiện trên sổ sách kế toán và phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của hiện tượng nghiên cứu.
Kế toán là công việc chỉ sự ghi chép, tính toán bằng số để phản ánh, theo dơi, phân tích t́nh h́nh và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền của đơn vị (doanh nghiệp, công ty). Việc ghi chép, tính toán nói trên phải được thể hiện bằng các chứng từ kế toán: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc phản ánh hoạt động tài vụ của đơn vị kế toán và là con số để lập chứng từ ghi sổ. C̣n chứng từ ghi sổ là một tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại sự việc và được ghi cụ thể vào sổ của từng sự việc. Chứng từ ghi sổ dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế toán tổng hợp; Chứng tờ gốc dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế toán phân tích. Hơn nữa, quá tŕnh kế toán không chỉ thể hiện bằng chứng từ kế toán mà sự thể hiện đó phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối nhằm thực hiện tốt các nguyên tắc hạch toán kế toán như nguyên tắc tự trang trải và có lăi, chịu trách nhiệm về kinh tế và nghiệp vụ, trách nhiệm vật chất và lợi ích vật chất, trách nhiệm giám đốc bằng đồng tiền. V́ vậy thông tin kế toán không chỉ có tác dụng phản ánh quá tŕnh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị doanh nghiệp mà quan trọng hơn nó c̣n là công cụ quản lư kinh tế, tài chính của mọi đơn vị sản xuất kinh doanh, của các nhà quản lư cấp trên doanh nghiệp đối với mọi chế độ kinh tế ở tất cả các quốc gia.
2.3 Thông tin nghiệp vụ kỹ thuật (c̣n gọi là thông tin tác nghiệp ):Cùng một loại h́nh thông tin thực hiện (như thông tin thống kê, thông tin kế toán), song khác với hai loại thông tin này, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật chỉ sự ghi chép hiện tượng, sự việc nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lư kỹ thuật (quy tŕnh sản xuất, quá tŕnh thực hiện) hàng ngày. Đối tượng được thông tin hàng ngày thường là tiến độ sản xuất (lao động ,vật tư, phương tiện ), các sự cố và diễn biến khác của các quá tŕnh công nghệ doanh nghiệp.
Tuy nhiên sản xuất hoặc do tác động của thiên nhiên gây ra trên địa bàn hay đơn vị, trong thực tế nhều khi cũng khó xác định rạch ṛi đâu là thông tin nghiệp vụ, đâu là thông tin thống kê và đâu là thông tin kế toán khi cả ba loại thông tin này đều cùng phản ảnh cùng về một hiện tượng nghiên cứu thuộc chức năng quản lư của đơn vị. Ví dụ thông tin về lao động, tiền lương vừa là thông tin thống kê vừa là thông tin kế toán. Vậy làm thế nào để biết thông tin phản ánh về các hiện tượng nói trên là thông tin thống kê hay thông tin kế toán hoặc thông tin nghiệp vụ kỹ thuật? điều này có thể giải thích và phân biệt chúng căn cứ vào mục đích nghiên cứu và đặc trưng phản ánh của thông tin. Chẳng hạn, cùng ghi chép, phản ánh về tiền lương của đơn vị, doanh nghiệp nhưng nếu là thông tin thống kê th́ việc nghiên cứu tiền lương phải là quan sát số lớn, tính và so sánh, phân tích quỹ tiền lương tăng giảm so với kỳ trước (hoặc kế hoạch) là do những nguyên nhân nào? Thu nhập b́nh quân hay tiền lương b́nh quân biến động ra sao so với kỳ trước? v́ sao lại biến đổi, tức phân tích nguyên nhân các chỉ tiêu định lượng bằng phương pháp chuyên môn. Trái lại, đặc trưng phản ánh của thông tin kế toán lại rất cụ thể và chi tiết được theo dơi, ghi chép một cách liên tục đối với từng cá nhân và trên toàn đơn vị trên cơ sở chứng từ sổ sách kế toán và phải được thể hiện trên tài khoản kế toán của đơn vị: Ghi nợ ở tài khoản này, đồng thời ghi có ở tài khoản đối ứng với cùng dữ liệu.
Trên ư nghĩa đó, ba loại thông tin nói trên cũng đều nhằm phục vụ cho sự điều hành, quản lư doanh nghiệp. Nói cách khác, ba loại thông tin đều là thông tin kinh tế, mà thông tin kinh tế không phải là cái ǵ khác, nó chính là công cụ, là phương pháp quản lư sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch của từng đơn vị hạch toán kinh tế: lấy thu bù chi, khuyến khích lợi ích vật chất đối với người lao động trên cơ sở tiết kiệm vốn, vật tư, lao động để đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu, bảo đảm kinh doanh có lăi.
Việc phân loại thông tin tŕnh bày ở trên chỉ có ư nghĩa nghiên cứu từng mặt biểu hiện của thông tin phản ánh mà thôi. Bởi v́ tất cả các thông tin thực hiện (thông tin kinh tế) giữa chúng có mối liên hệ gắn bó chặt chẽ, thậm chí hoà lẫn vào nhau, hoặc chuyển hoá lẫn nhau. Nói đến thông tin kinh tế và khi sử dụng nó, người quản lư phải nghĩ đến mối liên hệ tất yếu của hàng loạt các thông tin có liên quan như kiểm tra, tin dự báo (thông tin sẽ diễn ra trong tương lai). V́ quản lư c̣n có nhiệm vụ là tiên đoán trên cơ sở thông tin thực hiện và thông tin kế hoạch. Loại thông tin dự báo có liên hệ đến việc lựa chọn các mục tiêu, t́m ra các giải pháp hữu hiệu để đạt tới mục tiêu đó. Ngoài ra, trong quản lư, người ta rất cần thông tin dự đoán không hẳn chỉ để chọn mục tiêu mà quan trọng hơn hướng tới việc xác lập các định mức tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật để so sánh, điều chỉnh mục tiêu sao cho phù hợp với điều kiện thực tế quản lư sản xuất, kinh doanh. Để dự đoán, người ta thường sử dụng các phương pháp thống kê.
Khi đó thông tin phản ánh hiện tượng kinh tế xă hội bằng số (thông tin định lượng) dù là ghi chép ban đầu hay là dự đoán thống kê cần phải thấy rằng cách hiểu trực giác của chúng ta về thông tin rất gần gũi với cách giải thích về các thuộc tính của thông tin, thuộc tính đó chính là cơ sở để đánh giá mặt chất của thông tin. Để có thông tin dự đoán, điều tất yếu phải có thông tin gốc, mà thông tin gốc lại bắt nguồn từ thông tin của nhữngc bộ phận cơ sở nghĩa là hệ thống thông tin nội bộ của từng đơn vị cơ sở (gia đ́nh, các doanh nghiệp .). Và mối quan hệ giữa thông tin kinh tế với thông tin kế hoạch hay thông tin dự báo (dự đoán) là mối quan hệ tất yếu có liên quan đến việc quan sát, tư duy khoa học của người quản lư khi đề ra các quyết định của quản lư có sức thuyết phục nhiều hơn.
3. Vai tṛ của thông tin kinh tế trong quản lưQuản lư có liên hệ hữu cơ với thông tin, nói một cách đầy đủ hơn, quản lư có liên hệ hữu cơ với sự diễn biến của các quá tŕnh thông tin. Đó là quá tŕnh được thực hiện một cách liên tục tác động tới hệ thống quản lư. Và tính liên tục của sự vận động thông tin. Nhờ đó, mà chủ thể quản lư mới có thể tác động tới hệ thống bị quản lư. Như chúng ta đều biết bất kỳ một chu kỳ quản lư nào cũng bắt đầu tự việc thu thập, tổng hợp và xử lư thông tin, đồng thời cũng kết thúc bằng việc thu nhận thông tin và là điểm xuất phát đối với chu kỳ quản lư mới. Một cách tổng quát: Quá tŕnh quản lư không thể tách rời quá tŕnh liên tục sản xuất và tái sản xuất thông tin kinh tế. Quá tŕnh đó đ̣i hỏi phải tích luỹ, bảo quản, cất giữ thông tin mà trước đó đă được tạo ra. Nói cách khác muốn quản lư kinh tế, xă hội một cách khách quan, khoa học th́ điều quan trọng là phải tiếp nhận thông tin khoa học về những sự kiện, hiện tượng có liên quan đến hoạt động quản lư. Không thể có quyết định đúng đắn mà lại thiếu thông tin. Quản lư gắn bó chặt chẽ với với thông tin và các quá tŕnh diễn biến của nó. Để giải quyết nhiệm vụ của quản lư nếu thiếu thông tin thực hiện, hoặc không đủ độ tin cậy th́ quản lư sẽ không tránh khỏi chủ quan, dẫn đến những quyết định thuần tuư, duy ư chí, vô căn cứ và những hành động không phù hợp yêu cầu quản lư khoa học.
Vai tṛ của thông tin kinh tế đối với quản lư rất đa dạng, dưới đây xin tŕnh bày một số nội dung chủ yếu sau: .
3.1 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kinh tế với hệ thống quản lư:* Thực chất của quản lư là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau trên cơ sở những thông tin định lượng đă được xử lư. Tuy nhiên, nếu chỉ có thông tin kinh tế th́ chưa đủ để quản lư kinh tế, Những người lao động không chỉ gắn bó với nhau bằng những quan hệ kinh tế, mà c̣n bằng những quan hệ xă hội nữa bởi họ có tŕnh độ văn hoá nhất định và trong hoạt động của ḿnh họ được chỉ đạo và tổ chức thực hiện rất chặt chẽ theo những luồng tư tưởng và quan điểm nhất định. Hơn nữa thông tin có thể hết sức đầy đủ, xác thực và kịp thời, nhưng nếu con người tạo ra các sản phẩm thông tin không được đào tạo tốt để xử lư nó, và nếu thủ tục giải quyết trên cơ sở thông tin hoàn thiện, chức năng giữa các cơ quan quản lư và con người tạo ra sản phẩm thông tin không được xác định rơ ràng, dứt khoát th́ quản lư sẽ không có hiệu quả. Hệ thống quản lư nhiều cấp, các tổ chức kinh tế và các tổ chức xă hội muốn thực hiện thành công chức năng của ḿnh th́ cần phải đảm bảo cho mỗi khâu quản lư đó những thông tin thích hợp. Khối lượng và nội dung thông tin cần cho đối tượng của quản lư khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của những quyết định đề ra. Điều này có nghĩa là quyết định có quy mô càng lớn, càng quan trọng th́ thông tin cần thiết để ra quyết định càng lớn về khối lượng và càng đa dạng về nội dung.
Nói cách khác, khối lượng và nội dung thông tin phụ thuộc nhiều vào cơ cấu của hệ thống quản lư. Thông tin phát triển theo sau sự phát triển của hệ thống và các quá tŕnh của quản lư. Những nguyên tắc, h́nh thức và phương pháp quản lư mới sẽ dẫn đến những thay đổi thông tin phản ánh, thông tin báo cáo.
Thông tin sử dụng có kết quả trong quản lư phải là thông tin dễ truyền đạt, dễ hiểu và được người dùng tin chấp nhận. Nhiệm vụ của chủ thể quản lư là đảm bảo cho thông tin đạt mức dễ truyền đạt cao nhất, dễ hiểu đối với người sử dụng thông tin (người thừa hành). Tuy nhiên, người thừa hành nói ở đây phải có năng lực và có ư thức sẵn sàng thực hiện các quyết định của quản lư. Và những quyết định của quản lư được soạn thảo dựa trên cơ sở thông tin có tính đến khả năng khách quan và chủ quan của người thừa hành một cách hợp lư, với việc hạch toán và kiểm tra thực hiện đạt tới sự phù hợp giữa thông tin chứa đựng trong quyết định.
Tóm lại, quản lư không thể có được nếu thiếu tác động quản lư, thiếu lệnh của quản lư. Và lệnh đó lại chỉ có thể hoàn thành trên cơ sở những kết quả xử lư thông tin. Mặt khác, nhờ xử lư thông tin mới có thể nghiên cứu và đánh giá trạng thái của hệ thống ở mọi thời điểm. Nếøu không có sự tiếp nhận thông tin th́ cũng không thể có quyết định của quản lư. Sâu xa hơn, nghệ thuật quản lư tối ưu hoá phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, song quan trọng hơn cả là ở tri thức của người quản lư tác động đến các quá tŕnh thông tin có khoa học hay không quyết định.
* Thông tin c̣n là công cụ, là phương tiện quan trọng của việc quản lư con người, các cộng đồng xă hội, đồng thời là công cụ điều chỉnh xă hội, là “tai, mắt”, giúp người quản lư thực hiện tốt chức năng quản lư của ḿnh.
Quan hệ giữa con người với thế giới, với xă hội bao giờ cũng thông qua những mối quan hệ giữa họ với người khác dưới nhiều h́nh thức, một trong những h́nh thức ấy là việc trao đổi thông tin giữ vai tṛ quan trọng.
Trong quản lư sản xuất, kinh doanh, chất lượng thông tin kinh tế sẽ quyết định đến chất lượng của quản lư. Vai tṛ của thông tin trong quản lư được đề cập dưới góc độ mối quan hệ giữa chất lượng thông tin với chất lượng quản lư nên quan niệm rằng: thông tin là cần thiết nhưng phải đủ, phải bảo đảm độ tin cậy nhất định th́ mới đáp ứng được yêu cầu của quản lư. Nếu không, việc chỉ đạo và điều hành của người quản lư trở nên khó khăn, phức tạp, thậm chí dẫn đến những quyết định chủ quan, thiếu căn cứ khoa học .V́ vậy, nói đến chất lượng thông tin, chính là nói đến tính tối ưu, tính đầy đủ, tính chính xác và tính kịp thời của thông tin. Nó vừa là yêu cầu, vừa là thuộc tính của cả quá tŕnh thông tin và quản lư. V́ sao chất lượng thông tin phải được thể hiện ở độ tin cậy cao, đảm bảo yêu cầu thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ? Chúng tôi sẽ đi sâu và tŕnh bày kỹ hơn về 3 yêu cầu này ở phần sau.
* Quyết định là một chức năng của quản lư. Thực chất quyết định của quản lư là sự cô đặc thông tin và hơn thế, nó c̣n tổng hợp thông tin về các sự kiện, hiện tượng đă, đang và sẽ diễn ra trong các hoạt động kinh tế xă hội.
Thông tin là những tin tức, những thông báo đặc trưng cho trạng thái của đối tượng và môi trường bao quanh nó. Do đó, thông tin càng đầy đủ, xác thực bao nhiêu th́ việc soạn thảo và ra quyết định càng có căn cứ chuẩn xác bấy nhiêu. Cũng thật dễ hiểu, trong quản lư muốn đề ra quyết định và giải quyết vấn đề của quản lư, trước hết cần phát hiện vấn đề không chỉ bằng nhận thức cảm tính và lư tính, mà quan trọng hơn sự “phát hiện ấy” phải được đo, đếm, kiểm nghiệm, so sánh, phân tích bằng những thông tin định lượng, tức t́m kiếm thông tin.
Nghệ thuật quản lư khoa học không chỉ là việc giải quyết thành công những vấn đề đặt ra trong hiện tại, mà c̣n phải dự báo những vấn đề chín muồi sắp xảy ra đối với hoạt động của đơn vị để có quyết định chuẩn xác giải quyết và biện pháp thực hiện nhiệm vụ của quản lư trong thời gian tới được tốt hơn, đạt hiệu quả tối ưu.
Xem xét vấn đề quản lư và quyết định trong mối quan hệ với thông tin, có thể khẳng định rằng năng lực quản lư của người quản lư phụ thuộc vào kết quả nghiên cứu, phân tích t́nh h́nh hoạt động kinh tế - xă hội thông qua các chỉ tiêu tổng hợp đă được lượng hoá bằng các chỉ tiêu số lượng và chất lượng do cơ quan thông tin thực hiện. Nghệ thuật quản lư tối ưu chính là nghệ thuật biết khai thác, tiếp nhận, xử lư thông tin trong những điều kiện không gian và thời gian cụ thể. Một nhà quản lư giỏi cũng chính là người am hiểu và có kiến thức nhất định về các quá tŕnh thông tin. Thông tin dù là tối ưu nhất, cũng không tự nó dẫn đến việc ra quyết định có hiệu quả nếu thiếu tác động của quản lư.
Thông tin kinh tế chỉ phát huy tác dụng khi nó được khai thác, sử dụng vào mục đích nghiên cứu và quyết định của quản lư. Bản thân mỗi một dạng thông tin kinh tế có thể được khai thác từ nhiều nguồn, và mỗi nguồn đó đương nhiên được “khám phá”ù bằng những phương pháp chuyên môn khác nhau tuỳ theo mục đích nghiên cứu và đối tượng phục vụ quản lư khác nhau.
3.2 Các yêu cầu thông tin phục vụ quản lư:Như đă tŕnh bày ở trên về mối quan hệ giữa thông tin và quản lư. Mối quan hệ này có thể khái quát như sau: Chất lượng thông tin quyết định đến chất lượng của quản lư và ngược lại; Quản lư tư duy khoa học bằng lệnh, bằng những quyết định chuẩn xác, tạo điều kiện thuận lợi và định hướng để công tác thông tin phát triển. Nói đến chất lượng thông tin chính là nói đến tính tối ưu, tính đầy đủ và chính xác của thông tin phục vụ quản lư.
Tối ưu hóa thông tin có nghĩa là những ḍng thông tin được định lượng hay định tính được phản ánh theo nhu cầu phục vụ quản lư nhất thiết phải chứa đựng những tin tức cần thiết được phân loại và chọn lọc, bảo đảm độ tin cậy và được hệ thống hóa theo một tŕnh tự thời gian và không gian cụ thể, đồng thời phải giải đáp được câu hỏi đang, đă và sẽ đặt ra trong quản lư. Tối ưu hoá thông tin với ư nghĩa bao trùm là để tránh t́nh trạng đói thông tin hoặc quá thừa thông tin. Sự thiếu thông tin trong quản lư sẽ là nguồn gốc của bệnh chủ quan trong quản lư. Ngược lại, t́nh trạng dư thừa thông tin sẽ gây ra lăng phí thời gian và sức lực đă tạo ra nó, và suy cho cùng, cũng như t́nh trạng thiếu thông tin, sẽ là tính vô căn cứ của những quyết định thiếu chuẩn xác của quản lư.
Tính tối ưu của thông tin có nghĩa là thông tin phải chứa đựng tất cả những tin tức cần thiết về tất cả các t́nh huống bị quản lư; Chỉ những tin tức cần thiết về khách thể theo những đặc trưng số lượng được xác định chính xác, tin cậy và không sai lệch.
Tính chính xác của thông tin nên hiểu theo đúng nghĩa của 2 từ này. Thông tin chính xác nghĩa là phản ánh hiện tượng phải thật khách quan theo đúng pháp luật và chế độ công tác thông tin, nhất là thông tin kế toán. C̣n đối với yêu cầu chính xác của thông tin thống kê có nghĩa là đảm bảo tính trung thực của con số, có tính khái quát tổng hợp theo quy luật số lớn. Tính chính xác của thông tin thống kê nói ở đây là hiện tượng được thông báo, báo cáo, phản ánh cho người dùng tin chỉ cần bảo đảm hợp lư là được không cần chi tiết. Tính chính xác của thông tin thống kê nói lên mức độ chi tiết hoá của thông tin nhưng nên hiểu tính chính xác này có ư nghĩa là sai số nhất định trong khoảng cho phép tức là có độ xấp xỉ với nguyên bản mà nó thực hiện.
Chất lượng của quản lư phụ thuộc vào chất lượng thông tin. Chất lượng thông tin lại quyết định bởi các yếu tố : thông tin có chính xác hay không như đă phân tích ở trên, mà thông tin c̣n phụ thuộc vào yếu tố thông tin có đầy đủ và hợp thời hay không.
Tính đầy đủ của thông tin hoàn toàn không có nghĩa bao hàm toàn bộ, không loại trừ một thông tin nào thuộc hệ thống và môi trường xung quanh. Thông tin đầy đủ có nghĩa là không bỏ sót đơn vị, đối tượng thuộc phạm vi thu thập thông tin.
Một khi thông tin đă đảm bảo độ chính xác và đầy đủ th́ c̣n phải đồng thời bảo đảm tính kịp thời của thông tin. Nếu không, nhiều khi thông tin sẽ trở nên vô ích và rất xa lạ với thực tế, không có tác dụng nghiên cứu, chỉ đạo và điều hành của người quản lư. Tính kịp thời được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, độ chín muồi của vấn đề. Tức thu thập và xử lư thông tin quá sớm sẽ không có mục đích v́ sự việc, vấn đề vẫn chưa xảy ra, hoặc xảy ra nhưng chưa chín và sự thay đổi tất yếu diễn ra sau đó của t́nh h́nh sẽ làm cho thông tin vừa thu thập trở nên vô ích. Trái lại, thu thập và xử lư thông tin hơi muộn sẽ dẫn đến quyết định không kịp thời, không cần thiết, không có ích.
Rơ ràng được thông tin và thông tin kịp thời về các quá tŕnh kinh tế xă hội cũng như các hoạt động sản xuất trong mọi lĩnh vực sẽ có vai tṛ quan trọng không chỉ đối với các nhà quản lư mà c̣n có ư nghĩa đối với mọi người quan tâm đến vấn đề quản lư khoa học.
3.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lư:Trong một doanh nghiệp, quản lư có hiệu quả th́ thông tin được truyền đi nhiều hướng khác nhau: xuống dưới, lên trên, đan chéo .Bởi lẽ thông tin được xuyên qua tất cả các giai đoạn của sản xuất, các loại h́nh của quản lư. Mặt khác, quản lư trong điều kiện cơ chế mở, thông tin đương nhiên phải diễn ra nhanh hơn, kịp thời hơn bất kỳ lúc nào trước đó.
Trong các quá tŕnh sản xuất, theo dơi trên một dây truyền sản xuất công nghệ nào đó mà ngừng hoạt động, thậm chí sự ngừng hoạt động chỉ diễn ra trong một thời gian rất ngắn, nhưng đă có thể kéo theo sự tổn thất không nhỏ như mất sản phẩm, hỏng phương tiện . Trong trường hợp này nếu không được thông tin nhanh, thông tin kịp thời th́ người quản lư khó mà có giải pháp khắc phục hữu hiệu.
Một nhà quản lư giỏi đâu phải có thông tin tối đa mà cần những thông tin thích hợp với yêu cầu quản lư để thực hiện chức năng của người quản lư. Nhưng muốn có được các quyết định có căn cứ khoa học của quản lư, th́ người quản lư không thể không quan tâm đến vấn đề tổ chức xây dựng hệ thống thông tin để phục vụ quản lư. Cơ quan thông tin với chức năng phục vụ quản lư, căn cứ vào tính chất hoạt động của chủ thể quản lư mà xây dựng hệ thống thông tin có những mô h́nh tổ chức khác nhau như pḥng xử lư số liệu, trung tâm thông tin, mạng máy tính, hệ thống thông tin tự động hoá của quản lư (một h́nh thức cao nhất, và có hiệu quả nhất của các hệ thống thông tin).
Vấn đề đặt ra là xây dựng hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng yêu cầu phục vụ quản lư? Xét cho cùng xây dựng hệ thống thông tin thực chất là xây dựng hệ thống đảm bảo cho quá tŕnh thông tin được thực hiện một cách tối ưu hoá. Hệ thống ấy được h́nh thành từ việc tổ chức thu thập thông tin đến việc xử lư và truyền đưa thông tin. Quá tŕnh thông tin được thực hiện lại chính là quá tŕnh tổ chức đường đi của thông tin vào, ra, lên, xuống, đan chéo, quan hệ nội bộ, quan hệ trên dưới và xử dụng công nghệ thông tin.
Để có thể xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với yêu cầu của quản lư trong từng thới thời kỳ phát triển kinh tế xă hội, trước hết cần phải nghiên cứu cơ cấu, nhiệm vụ, vai tṛ chức năng của hệ thống. Trên cơ sở đó tiến hành phân công, phân loại một cách rành mạch chức năng của các bộ phận khác nhau của chủ thể quản lư và giữa những người làm công tác thông tin với nhau, thẩm quyền và trách nhiệm của họ trong viêc thực hiện các quá tŕnh thông tin mà quyết định chọn phương án mô h́nh tổ chức tư động hoá những khâu nào trong công tác thông tin và xử dụng phương tiện cơ khí nào cho mục đích ấy.
Suy cho cùng bản chất của vấn đề (hệ thống thông tin) là con người và sự hoạt động có mục đích của con người hướng vào thông tin với việc áp dụng công nghệ thông tin và những phương tiện kỹ thuật khác, biến thông tin thành nhu cầu cần thiết cho việc ra quyết định, thực hiện tác động quản lư.
Quá tŕnh thông tin là quá tŕnh lao động để tạo ra sản phẩm thông tin. Do vậy, hệ thống thông tin được xây dựng phù hợp với các yếu tố cơ bản của công tác đó. Hệ thống này gồm có sự hoạt động có mục đích của con người. Bộ phận cấu thành chủ yếu của hệ thống thông tin cũng là con người và sự hoạt động của con người hướng vào công tác thông tin nhằm mục đích biến nó thành những h́nh thức cần thiết cho quản lư.
III. Hệ thống thông tin
Cũng như thông tin, hệ thống thông tin là một khái niệm đến nay vẫn chưa có một định nghĩa duy nhất. Trong đời sống hằng ngày, các khái niệm “hệ thống thuộc về thông tin’’, “hệ thống đảm bảo thông tin’’ cũng không có định nghĩa duy nhất, v́ vậy rất dễ lầm lẫn với khái niệm thông tin. Để hiểu rơ về khái niệm hệ thống thông tin trước tiên ta phải phân biệt được sự khác nhau giữa các khái niệâm này.
Xét theo quan điểm điều khiển học, hệ thống thuộc về thông tin được hiểu là một hệ “mở đối với năng lượng và đóng đới với thông tin”. Thực chất của hệ thống thuộc về thông tin là quá tŕnh vận động và biến đổi thông tin, c̣n những quá tŕnh năng lượng, vật chất gắn với chúng đóng vai tṛ hỗ trợ. Ngược lại trong các hệ thống vật chất năng lượng, hai loại quá tŕnh này thay đổi cho nhau. Chẳng hạn trong hoạt động của xí nghiệp sản xuất, thực chất công việc là biến đổi vật chất và năng lượng đưa đến việc tạo ra thành phẩm, c̣n quá tŕnh thông tin là thứ yếu. Đứng trên quan điểm như vậy ta có thể nhận thấy mỗi hệ thống thông tin thực chất là hệ thống thuộc về thông tin, nhưng không phải bất cứ hệ thống thuộc về thông tin nào cũng có thể coi là hệ thống thông tin.