Chuyên Đề Hệ thống quản lý hồ sơ

Hệ thống quản lý hồ sơ
KHẢO SÁT

I). MÔ TẢ VẤN ĐỀ

1. Nhận định chung :

* Hệ thống quản lý hồ sơ , công văn , quản lý việc chứng nhận hồ sơ , quản lý
việc nhận và gửi công văn đi - đến , thống kê việc đóng lệ phí hồ sơ ,ở phòng
công chứng số 4 tỉnh Đồng Nai hiện tại được thực hiện bằng tay , làm việc theo
kinh nghiệm chứ chưa qua khóa đào tạo .
- Việc lưu hồ sơ thì mỗi loại hồ sơ được ghi chép vào một cuốn sổ lưu hồ sơ
( theo số thứ tự ) .Với mỗi bộ hồ sơ ( bản sao ) (gồm nhiều giấy tờ liên quan ) thì được cất giữ trong tủ đựng hồ sơ , có ghi ngày tháng cùng với số thứ tự của sổ lưu trên hồ sơ .
- Tìm kiếm hồ sơ thì tìm theo ngày tháng và số thứ tự của 1 hồ sơ.
- Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận , việc tra cứu và thống kê hồ sơ , công văn.
- Nhu cầu chứng nhận hàng ngày của đối tượng càng nhiều và họ mong muốn có được hồ sơ đã chứng nhận với thời gian tối thiểu . Công việc của nhân viên phòng công chứng cũng rất nhiều vì vậy việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ trở nên cần thiết hơn .
* Sắp tới nhân viên phòng công chứng sẽ được đào tạo nâng cao , công việc sẽ
được tin học hóa .

2. Giải pháp mong đợi

- Cho nên để các công việc trên có hiệu quả hơn cần phải xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ công văn cho phép lưu trữ, cập nhật một cách dễ dàng , với khối lượng lớn, cho phép ghi nhận hồ sơ công chứng một cách nhanh chóng, chính xác; giúp tìm kiếm , tra cứu , thống kê công văn ,hồ sơ, đối tượng một cách nhanh chóng , hỗ trợ những cách tìm kiếm khác nhau , các loại tra cứu khác nhau , các loại thống kê khác nhau . Hệ thống cần phải thích hợp khi gia tăng số lượng hồ sơ , loại hồ sơ .

3. Mô tả các vấn đề :

 Việc cập nhật (thêm , xóa , sửa ) hồ sơ đã chứng nhận vào sổ ghi chép ->
khó khăn , mất thời gian .
 Việc kiếm hồ sơ, công văn dựa vào sổ ghi chép và việc lục trong tủ đựng hồ sơ -> mất thời gian .
 Chỉ có thể tìm hồ sơ theo mã hồ sơ , ngày tháng khó có thể tìm theo tên của đối tượng .
 Khó biết được một đối tượng đang chứng nhận hồ sơ .

II). PHẠM VI ĐỀ TÀI

+ Về dữ liệu :
- Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin cần thiết để phuc vụ cho Phòng Công Chứng
- Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng hồ sơ tương đối lớn .
- Dữ liệu về hồ sơ được cập nhật cuối mỗi tuần .

+ Về xử lý :
- Hệ thống cho phép tra cứu theo các hình thức sau:
 Tra cứu Hồ Sơ:
Tra cứu theo mã hồ sơ
Tra cứu theo ngày
 Tra cứu Công Văn:
Tra cứu theo Mã Công Văn
Tra cứu theo tên Công Văn
Tra cứu theo Ngày
 Tra cứu Đối Tượng:
Tra cứu theo Họ Tên
Tra cứu theo Số CMND

- Hệ thống cho phép người dùng có thể thêm một loại hồ sơ mới, loại tài sản, loại đối tượng
- Hệ thống cho phép xóa một hồ sơ hay công văn
- Hệ thống cho phép sửa những thông tin mà người dùng nhập sai
+ Về giao diện :
- Hệ thống sẽ hoạt động trong môi trường giao diện đồ họa .Nhưng hệ thống không có chế độ thay đổi cấu hình giao diện ( thay đổi màu , tên nhãn , .)