Chuyên Đề Hệ thống quản lí trường trung học

Hệ thống quản lí trường trung học


Phần một: Khảo sát hệ thống. - 3 -
I. Đặt vấn đề. - 3 -
II. Giải quyết vấn đề. - 3 -
Template: Quản lý trường trung học. - 7 -
A. Tổng quan. - 7 -
B. Những yêu cầu ,những ràng buộc. - 8 -
Phần 2: Báo cáo phân tích. - 15 -
I- Biểu đồ phân cấp chức năng (BDF) - 15 -
II.Biểu đồ luồng dữ liệu: - 17 -
III.Biểu đồ thực thể liên kết - 26 -
Phần một: Khảo sát hệ thống

I. Đặt vấn đề

Học sinh là tương lai của đất nước , việc dạy dỗ và chăm sóc học sinh luôn được quan tâm trong sự nghiệp trồng người của toàn xã hội.Việc quản lí trường trung học hiện nay còn gặp nhiều vấn đề khó khăn bất cập như quá thô sơ bỏ qua nhiều khâu quan trọng.Vì vậy hệ thống quản lí trường trung học đang đặt ra nhiều vấn đề khó khăn cho các nhà quản lí.Quản lí trường trung học luôn có những đặc thù riêng không giống như trường tiểu học. Ở đây , chúng em khảo sát trường trung học , các bộ phận có những mối quan hệ chặt chẽ với nhau nên hệ thống chúng em làm là quản lí mọi mặt về trường trung học.

II. Giải quyết vấn đề

1. NhiÖm vô c¬ b¶n
Khi cán bộ thanh tra,cán bộ nhà trường hoặc giáo viên dạy,nhân viên kế toán muốn tìm kiếm,quản lý hay thống kê về học sinh , lương,trình độ chuyên môn , tài sản nhà trường . thì công việc cần làm là tự mình tìm hiểu hoặc yêu cầu các bộ phận dữ liệu trợ giúp.Vì vậy đòi hỏi những thông tin đó cần nhanh chóng và chính xác , không thể sai sót.
2. Đặc điểm hệ thống hiện tại.
Hoạt động cña tr­êng trung học gồm các bộ phận chính sau:
ü Đội ngũ cán bộ:bao gồm một hiệu trưởng và 1-2 hiệu phó,có nhiệm vụ xây dựng tổ chức kế hoạch năm học,điều hành hoạt động nhà trường , phân công quản lý giáo viên , nhân viên , quản lý học sinh và tài sản chính của nhà trường.Các cán bộ này xử dụng sổ sách theo dõi quản lí công việc nhà trường.
ü Đội ngũ giáo viên giảng dạy:được cán bộ trường phân công đứng lớp giảng dạy.Thực hiện theo chương trình và kế hoạch nuôi dưỡng , chăm sóc , giáo dục học sinh,thực hiện quy chế chuyên môn và chấp hành nội dung của nhà trường.Đội ngũ này dựa trên sổ sách : giáo án , sổ theo dõi học sinh , sổ dự giờ thăm lớp , theo dõi tài sản lớp . để hoàn thành công việc lãnh đạo giao.
ü Đội ngũ nhân viên:bao gồm
+Bác sĩ:theo dõi sức khỏe của học sinh.
+Bảo vệ:theo dõi tài sản của trường.
+Kế toán:theo dõi về công việc tính toán,thu chi của toàn trường.
ü Học sinh : đây là đối tượng quan trọng nhất.Học sinh được phân lớp như sau:
Lớp 6
Lớp 7
Lớp 8
Lớp 9
3. Quy trình xử lí và các dữ liệu xử lí
Lãnh đạo nhà trường quản lí hầu hết mọi công việc của nhà trường từ giáo viên, nhân viên, học sinh cho đến tài chính tài sản trường.Chính vì thế luôn luôn cần có những thông tin về hoạt động của từng bộ phận để có cách thức tổ chức hợp lí.Thông tin ở đây là từ sổ sách của cán bộ, từ yêu cầu xuống cho cấp dưới và phải đảm bảo chính xác.Hàng tuần thường có các cuộc họp, các cuộc giao ban để triển khai kế hoạch, thống kê lại số liệu .Những thông tin này quan trọng và cần được lưu trữ cẩn thận, cập nhật thường xuyên.
Mỗi lớp học có từ 1 giáo viên đảm nhận chủ nhiệm lớp. Các cô cũng quản lí phòng học về dụng cụ học tập, đồ dùng sinh hoạt, được kiểm tra thường xuyên để bổ sung sữa chữa.Những giáo viên dạy cần báo cáo tình trạng thông qua các sổ theo dõi nhà trường hoặc gửi các thông tin về học sinh tới gia đình, phụ huynh.
Khi các học sinh nhập trường sẽ có các hồ sơ để ghi thông tin:họ tên , ngày sinh,cha mẹ .Hồ sơ sẽ được lưu trữ vào kho hồ sơ để khi cần thông tin thì lưu vào kho này. Sau khi tổng kết số lượng hồ sơ, các học sinh sẽ được xếp lớp học theo kết quả thi đầu vào (với lớp 6),kết quả thi cả kỳ(với lớp 7,8,9) Những thông tin này cần được cập nhật liên tục.
Sau khi các học sinh vào trường thì phải nộp học phí.Tất cả các chi phí cho lương cán bộ, giáo viên, nhân viên, mua đồ dùng thực phẩm, các quỹ nhà trường .cần được tính toán hợp lí dựa trên khoản phí nêu trên.Kế toán nhà trường sẽ là người đảm nhận công việc tính toán tài chính hỗ trợ cho cán bộ.

4. Các thiếu sót của hệ thống

ü Các trường đa số quản lí thủ công,công việc lưu trữ hay cập nhật thông tin vẫn do giáo viên ghi chép và tự tổng kết thống kê tính toán rồi sau đó gửi báo cáo lên lãnh đạo.
ü Thông tin lưu trữ đều bằng sổ sách dẫn tới cồng kềnh khó khăn để tìm kiếm thông tin.
ü Ban giám hiệu, các nhà quản lí muốn có thông tin thì phải chờ đợi các báo cáo nên việc tổ chức kế hoạch nắm bắt tình hình mất nhiều thời gian,khó khăn trong công việc.
ü Mất nhiều công sức cho người làm tài chính trong việc tính toán các khoản thu chi .
Như vậy, xây dựng một hệ thống quản lí với sự trợ giúp của công nghệ thông tin là cần thiết, nó phù hợp cho sự phát triển chung của giáo dục và áp dụng những thành tựu khoa học để ứng dụng thực tế.
I. Mục đích
Những mục đích mà hệ thống cần đạt được:
- Hệ thống quản lí được các thông tin về học sinh, quá trình học tập, rèn luyện của học sinh và thông tin về lớp học.Tự động hoá trong việc tìm kiếm, thống kê khi cần thiết dễ dàng cập nhật, thêm mới
- Hệ thống quản lí các thông tin về đội ngũ giáo viên, các công việc theo dõi giảng dạy, chuyên môn của giáo viên,dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
- Hệ thống phải được tự động hoá trong việc tính toán và đưa ra các thông tin cần thiết mỗi khi người sử dụng muốn,ví dụ:chi trả lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên; quản lí việc thu học phí . đảm bảo giảm thiểu các công đoạn thủ công,rườm rả ,thiếu chính xác.
-Hệ thống phải đưa ra các loại báo cáo, thống kê theo nhiều nội dung khác nhau phải linh hoạt và đa dạng.Ví dụ:thống kê số học sinh , thống kê giáo viên, thống kê tài chính.
II. Các giải pháp
- Hệ thống thông tin đáp ứng được tất cả các nhu cầu về việc quản lí giáo viên, nhân viên, học sinh, tài chính , các yêu cầu thống kê, tính toán
- Thông tin phải được kết nối với nhau,không rời rạc,tiện lợi cho việc tổng hợp thông tin
-Hệ thống sẽ quản lí 3 mảng chính:
+ Đội ngũ giáo viên giảng dạy.
+ Học sinh.
+ Tài chính.
-Hệ thống linh hoạt phải đáp ứng được nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin theo từng khoảng thời gian về tình hình học tập .
-Tự động hoá trong việc tìm kiếm, cập nhật, thống kê, tính toán,lập báo cáo
-Hệ thống thân thiện với người sử dụng(kể cả những người không biết về máy tính)giới hạn quyền sử dụng đối với từng nhóm người,đảm bảo tính bảo mật .
=========================================
=============================
Thông tin nhận tìm hiểu được qua quá trình tìm hiểu với sự trợ giúp của các bạn và người thân.

Template: Quản lý trường trung học


A. Tổng quan

1.Mục đích:
-Nhằm đưa vào trường trung học một hệ thống quản lí hiện đại, giảm công sức của người quản lí trong khó khăn khi phải dùng số lượng sổ sách lớn và đau đầu vì tính toán, ghi chép,tìm kiếm.
- Tự động hoá trong việc tính toán ,thống kê

2.Văn cảnh doanh nghiệp:
-Nhà trường gồm một ban giáo hiệu(1 hiệu trưởng,2 hiệu phó),các giáo
viên dạy học sinh,các nhân viên(bảo vệ,bác sĩ,kế toán)và các học sinh.
-Ban giám hiệu quản lí mọi mặt trong trường,giáo viên quản lý học sinh và nhân viên chịu trách nhiệm trước công việc của mình.
-Mục tiêu:mong muốn một hệ thống đơn giản,thuận tiện cho công việc.
3.Phạm vi:
-Phần mềm này được sử dụng cho việc quản lí các công việc của những trường trung học tư thục,dân lập:quản lý về giáo viên,về học sinh,về tài chính
4.Những đặc trưng sử dụng:
-Cán bộ: quản lí nhân viên , giáo viên, học sinh, tài chính ,tài sản của nhà trường. Họ là người đứng đầu cơ quan, sử dụng máy tính để lưu trữ ,tìm kiếm và cập nhật thông tin.
-Giáo viên dạy: dạy học và theo dõi học sinh, chịu sự quản lí của cán bộ . Họ sử dụng máy tính.
-Người quản lí :thanh tra kiểm tra mọi mặt của nhà trường.
-Kế toán trường: chịu trách nhiệm về thu chi trong trường.
B. Những yêu cầu ,những ràng buộc.

I. Những ràng buộc:
-Dự án chỉ được thực tế khi nhà trường sử dụng máy vi tính.
-Chi phí : trường sẽ mất một số tiền để hoàn thành dự án.
-Thời hạn thực hiện.
II.Những yêu cầu:
1.Yêu cầu doanh nghiệp:
-Phần mềm phải đáp ứng công việc một cách chính xác, nhanh, có thể tính toán và cập nhật thông tin.
2.Yêu cầu chức năng:
Quản lí trường trung học