Báo Cáo Hệ thống CMMS

LỜI NÓI ĐẦU​ Bảo trì là công việc cần thiết và có ý nghĩa trong sản xuất. Quản lý bảo trì là một công cụ quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất. Nghiên cứu về bảo trì và quản lý bảo trì là công việc quan trọng và cần thiết đối với mỗi công ty, doanh ngiệp và con người. Đề tài “ Hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS)” sẽ giúp chúng ta hiểu thêm về hệ thống bảo trì bằng máy tính. Đề tài đề cập tới khái niệm, chức năng, nội dung, lợi ích, của hệ thống quản lý bảo trì CMMS. Trong quá trình thực hiện sẽ không khỏi những sai sót và hạn chế. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của mọi người để đề tài của chúng tôi hoàn thiện và hay hơn. Xin chân thành cám ơn mọi người !
TP HCM, ngày 25 tháng 7 năm 2012​ Nhóm sinh viên​ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN​
.
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .1
NHẬN XÉT .2
1. Định nghĩa hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS): 4
1.1 Hệ thống quản lý bảo trì 4
1.2 Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy vi tính (CMMS). 4
2.Các chức năng của CMMS. 5
3.Những nội dung của CMMS. 6
4.Những lợi ích mang lại của CMMS. 6
4.1 Lợi ích kỹ thuật: 7
4.2 Lợi ích về tài chính: 8
4.3 Lợi ích về quan điểm và tổ chức. 8
4.4 Lợi ích chung khi sử dụng CMMS. 8
5.Tình hình phát triển và ứng dụng CMMS của các doanh nghiệp. 9
6.Những nguyên nhân gây ra thất bại khi ứng dụng CMMS. 10
7. Những yếu tố tạo nên thành công khi ứng dụng CMMS. 10
Kết luận. 13
Tài liệu tham khảo. 14

1. Định nghĩa hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS):

1.1 Hệ thống quản lý bảo trì

Hệ thống quản lý bảo trì là một trong những công cụ quản lý của doanh nghiệp, nhằm quản lý các hoạt động bảo trì theo đúng mục tiêu, nâng cao hiệu quả sản xuất, điều hành tốt hơn các tổ chức bảo trì và những bộ phận liên quan. Hệ thống quản lý bảo trì có thể được thực hiện thủ công hoặc được máy tính hóa. 1.2 Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy vi tính (CMMS)

CMMS (Computerized Maintenance Management System) là hệ thống quản lý bảo trì có sử dụng phần mềm ứng dụng và máy tính (hoặc hệ thống máy tính nối mạng) nhằm giúp doanh nghiệp: · Quản lý thiết bị, tài sản và công việc bảo trì · Thu thập và xử lý các dữ liệu liên quan đến: vật tư, lao động, dụng cụ cũng như chi phí phụ tùng · Tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất một cách hiệu quả nhất 2. Các chức năng của CMMS

Phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS bao gồm những chức năng cơ bản như sau: · Quản lý các Phiếu bảo trì, sắp xếp việc thực hiện theo thứ tự ưu tiên và theo dõi việc sửa chữa và bảo trì của các thiết bị và các cụm thiết bị · Theo dõi việc thực hiện các phiếu bảo trì khẩn cấp và bảo trì kế hoạch · Lưu trữ những quy định về bảo trì và theo dõi thời gian bảo hành của máy và bộ phận · Lưu trữ tài liệu kỹ thuật của bộ phận và hướng dẫn sử dụng của các thiết bị và bộ phận của thiết bị · Báo cáo công việc được thực hiện theo thời gian thực · Dựa trên bảo trì định kỳ theo thời gian lịch hay theo thời gian chạy máy, tự động tạo các Phiếu bảo trì · Theo dõi chi phí bảo trì · Quản lý hàng tồn kho và chức năng tự động kiểm soát đặt hàng · Khả năng sử dụng những thiết bị PDA hay di động để kết nối dữ liệu với hệ thống · [TABLE]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Thông báo sự cố cho người cung cấp dịch vụ hoặc bộ phận bảo trì 3. Những nội dung của CMMS

Một hệ thống quản lý bảo trì CMMS gồm có các nội dung sau: · Điều khiển danh sách của công ty về tài sản bảo trì thông qua một sổ ghi tài sản · Kiểm soát sổ sách tài sản, giá mua, tỷ lệ giảm giá · Lập danh mục kế hoạch bảo trì phòng ngừa hàng ngày · Điều khiển quy trình bảo trì phòng ngừa và đưa ra tài liệu · Kiểm soát những vấn đề phát sinh và đưa ra tài liệu công việc bảo trì có kế hoạch và không có kế hoạch · Tổ chức dữ liệu nhân viên bảo trì bao gồm những danh mục thay đổi công việc · Bảng kê kích thước cho máy đo và dụng cụ · Điều khiển thiết bị xách tay để kiểm tra · Giúp đỡ trong dự án quản lý bảo trì · Cung cấp bảo trì kho và thống kê chi phí · Điều khiển bảo trì hàng hoá tồn kho (quản lý cửa hàng, yêu cầu và mua ) 4. Những lợi ích mang lại của CMMS

Theo kinh nghiệm áp dụng giải pháp bảo trì CMMS (Computerize Maintenance Managerment System) trên thế giới, phần mềm hỗ trợ rất hiệu quả và giúp tiết kiệm 50% chi phí cho các hoạt động bảo trì so với việc thực hiện thủ công và tiết kiệm 5% tổng trị giá thiết bị Một hệ thống CMMS khi được ứng dụng và sử dụng một cách tối ưu sẽ mang lại rất nhiều lợi ích. Ngược lại, sẽ gây lãng phí tài sản, thậm chí làm cho hệ thống bảo trì của tổ chức bị ngưng trệ. Sau đây là những lợi ích mà hệ thống CMMS mang lại: 4.1 Lợi ích kỹ thuật:

v Tối đa thời gian hoạt động của thiết bị Để đảm bảo độ tin cậy của thiết bị, cần phải đáp ứng một cách nhanh chóng các yêu cầu bảo trì. Với CMMS, có thể xác định ngay lập tức nguồn nhân lực và các công việc cần giải quyết để đưa ra phiếu yêu cầu bảo trì. CMMS cũng cho phép lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa và kiểm soát kế hoạch đó một cách dễ dàng. Từ đó, những thiết bị đơn giản cho đến phức tạp sẽ luôn ở trong tình trạng sẵn sàng. Cụ thể là: v Đáp ứng được mục tiêu sản xuất · Cho dù chúng ta quản lý một hoặc nhiều nhà máy trên khắp đất nước, chúng ta đều có thể sử dụng CMMS để: · Giảm tồn kho, có thể từ 10 – 20 % tổng giá trị phụ tùng lưu kho · Chất lượng sản phẩm được cải thiện, năng suất được cải thiện · Giảm thiểu thời gian ngừng máy v Tổ chức dữ liệu và các hoạt động bảo trì hiệu quả hơn · Kiểm soát hoạt động và hoạch định sử dụng nguồn nhân lực cho công việc bảo trì được cải thiện · Số lượng nhân viên bảo trì được giảm bớt do tiết kiệm được thời gian so với quản lý thủ công · Sử dụng các nguồn lực bảo trì tối ưu, linh hoạt khi thêm vào, xóa hay đổi thông tin · Bảo đảm kiểm soát có hiệu quả v Làm việc có hiệu quả hơn · Giảmthời gian làm việc ngoài giờ, năng suất lao động bảo trì được cải thiện · Kiểm soát các dụng cụ và thiết bị bảo trì hiệu quả hơn, đánh giá điều kiện thiết bị chính xác hơn · Xây dụng kế hoạch vốn đầu tư tốt hơn · Kiểm soát các danh mục bảo trì chưa hoàn thành hiệu quả 4.2 Lợi ích về tài chính:

ü Chi phí vận hành giảm đến mức tối thiểu ü Chi phí đầu tư giảm đến mức tối thiểu ü Chi phí bảo trì giảm đến mức tối thiểu 4.3 Lợi ích về quan điểm và tổ chức

· Thỏa mãn khách hàng được cải thiện · Khả năng bảo trì được cải thiện · Khả năng sẵn sàng được cải thiện · Năng suất được cải thiện · Tổng quan các lĩnh vực về nghiên cứu và phát triển hệ thống 4.4 Lợi ích chung khi sử dụng CMMS

v Tối thiểu hóa số thiết bị và chi phí sửa chữa v Tối đa hóa độ tin cậy của thiết bị v Tăng hiệu quả và vòng đời thiết bị cũng như khả năng sử dụng v Nâng cao năng suất lao động v Giảm chi phí đầu tư v Giảm đáng kể thời gian ngừng máy của thiết bị v Tăng khả năng sử dụng nhân lực v Tối ưu hóa hiệu quả bảo trì toàn diện v Tăng khả năng an toàn và chỉ số khả năng sẵn sàng v Tối đa hóa ROI (suất thu hồi vốn) v Nâng cao chất lượng sản phẩm v Kiểm tra yêu cầu công việc dễ dàng và nhanh chóng v Kiểm soát tồn kho và mua sắm thiết bị v Chẩn đoán thiết bị rõ ràng với dữ liệu lưu trữ v Bảo đảm các tiêu chuẩn về an toàn và sức khoẻ
Ở đây là bảng số liệu so sánh, nó thể hiện lượng thời gian tiết kiệm được khi ứng dụng CMMS thay thế quy trình quản lý thủ công 5. Tình hình phát triển và ứng dụng CMMS của các doanh nghiệp CMMS ngày càng được áp dụng để quản lý kế hoạch bảo trì trong sản xuất hiện đại. CMMS đã và đang được ứng dụng rộng rãi, đa dạng và CMMS được phát triển phù hợp với tiêu chuẩn ISO. Một số hệ thống cho phép thêm các loại tài liệu (Word, PDF, quét sao chép, hình ảnh kỹ thuật số, Audios, video hoặc website liên kết) để người dùng tiện sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Is Bob the only maintenance technician on the floor who can repair a specific machine? Các Doanh nghiệp (nhựa, dệt may, dầu khí, thực phẩm, giày dép, ) đã ứng dụng CNTT vào quản lý. Phần mềm CMMS được ứng dụng khắp mọi nơi, ở đâu có thiết bị là ở đó cần có công tác bảo trì. Đặc biệt là trong các nhà máy sản xuất, lắp ráp, nhà máy xi măng, phân bón, hóa chất, dầu khí, thực phẩm cả trong khách sạn hay văn phòng, việc xem xét các thiết bị điện, nước, máy văn phòng . định kỳ là rất cần thiết. Nhiều đơn vị như Mỏ than Làng Cẩm, Ngã Hai (Công ty Than Quang Hanh) đã ứng dụng Hệ thống giám sát các thông số môi trường trong hầm lò (CMMS) vào sản xuất nhằm giám sát và cảnh báo các thông số trong hầm lò đang khai thác như: nồng độ khí CH[SUB]4[/SUB], CO, nhiệt độ, độ ẩm, tốc độ gió. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay vẫn còn một vài nhà quản lý vẫn chưa đánh giá được tất cả tầm quan trọng của CMMS vào quản lý bảo trì. 6. Những nguyên nhân gây ra thất bại khi ứng dụng CMMS

Hệ thống CMMS với những tính năng vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống quản lý truyền thống, tuy nhiên trong thực tế ứng dụng không hẳn lúc nào cũng thành công, gây lãng phí hơn nhiều mà hiệu quả chưa cao so với khi sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống. Sau đây là một số nguyên nhân thường thấy dẫn đến thất bại khi ứng dụng CMMS: · Một trong những yếu tố then chốt để hệ thống bảo trì làm việc có hiệu quả là có sự cam kết và nhiệt tình tham gia của mọi người (giữa bộ phận bảo trì và bộ phận sản xuất). Mọi người trong nhà máy phải hiểu rằng tại sao phải thực hiện hệ thống và lợi ích của hệ thống mang lại. Do đó, nếu thiếu sự hợp tác của các thành viên sẽ dẫn đến công tác bảo trì của toàn hệ thống không còn hiệu quả nữa. · Một nguyên nhân khác dẫn đến thất bại đó là việc lựa chọn hệ thống quản lý bảo trì không phù hợp với những quy trình, tiêu chuẩn và tình trạng của nhà máy. Do quy mô nhà máy nhỏ chỉ cần quy trình quản lý thủ công là phù hợp, cũng có thể mang lại hiệu quả và ít tốn kém hơn thay vì áp dụng CMMS · Các nhân viên bảo trì repairmen The second reason is that repairmen have varying experience, and varing quality of experience, and their knowledge of engineering is unreliable and patchy. có kinh nghiệm khác nhau, và chất lượng của các kinh nghiệm và kiến thức về kỹ thuật là không đáng tin cậy và chưa hoàn toàn hiểu rõ bản chất các hư hỏng. Asking them to decide what caused a failure is fraught with errors of judgement.Vì vậy, việc đưa ra các quyết định sữa chữa có khi không được chuẩn xác. · Một vấn đề khác nữa, đó là các nhân viên bảo trì có trình độ thấp, chưa được đào tạo kỹ lưỡng để sử dụng được hết các chức năng của hệ thống cũng là một rong những nguyên nhân dẫn đến thất bại. Việc sử dụng và vận hành hệ thống CMMS đòi hỏi người sử dụng phải được đào tạo và hướng dẫn kỹ càng mới có thể khai thác và sử dụng tối ưu những tính năng của hệ thống. · Các tradesmen không hiểu hết các giá trị của những thông tin và mục đích dài hạn của nó, vì vậy mà khi họ ghi lại những quan sát về những thông tin này thường không chính xác, rõ ràng và cụ thể, đủ để sử dụng chúng như là các giá trị đầu vào với độ tin cậy cao trong phân tích độ tin cậy. Sự sai lệch của thông tin thu thập do nhân viên không xác định được những dữ liệu gì sẽ được thu thập và làm thế nào dữ liệu đó sẽ được thu thập, dữ liệu đầu vào thiếu cập nhật, thiếu báo cáo thường xuyên dẫn đến những kết quả không chính xác. · Trong giai đoạn đầu, khi mới áp dụng hệ thống CMMS, nhân viên bảo trì làm việc với áp lực cao, nhân viên có thể xem CMMS như một công cụ sẽ dần thay thế họ trong tương lai, và người nhân viên đang sợ hãi bất cứ điều gì có thể đưa họ ra khỏi công việc. Có một số nhân viên chống lại sự thay đổi. One resistant worker now can cause unnecessary obstacles later, leading to failure.Một nhân viên chống lại bây giờ có thể gây trở ngại không cần thiết sau này, dẫn đến thất bại. · Do sự hiểu sai của con người, bởi vì CMMS chỉ là một hệ thống hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn bằng những tính năng như tính toán nhanh và hiệu quả hơn, khả năng lưu trữ lớn , còn làm việc có hiệu quả hay không lại phụ thuộc vào con người, con người sẽ có tâm lý ỷ lại vào máy tính. Con người khôn hơn máy tính là có thể nhận thấy và dự báo tốt hơn những tình trạng bất ổn của nền kinh tế và môi trường hoạt động của doanh nghiệp, từ đó sẽ đưa ra những quyết định đầu tư, tích trữ hàng hóa, thiết bị mà chúng có thể mang lại những khoản sinh lời to lớn hơn là chỉ trông chờ và làm những kết quả tính toán của máy tính, cụ thể như, khi tỷ giá vnd/USD bất thường thì nhập khẩu thiết bị máy móc là có lợi đối với doanh nghiệp). Có thể còn nhiều nguyên nhân khác nữa, những nguyên nhân đó phụ thuôc vào tình trạng ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp cụ thể. Ở đây, người nghiên cứu chỉ đưa ra một số nguyên nhân chung nhất và dễ nhận thấy nhất khi kham khảo một số tài liệu về bào trì. 7. Những yếu tố tạo nên thành công khi ứng dụng CMMS

Có doanh nghiệp khi ứng dụng hệ thống CMMS thất bại, nhưng cũng có những doanh nghiệp khác thành công, góp phần cắt giảm một khoản chi phí khá lớn dành cho bảo trì, hiệu quả công việc tăng cao mang lại lợi nhuận đáng kể cho họ. Sau đây là một số yếu tố tạo nên những thành công đó: · Đầu tiên là việc lựa chọn một hệ thống CMMS phù hợp với lĩnh vực sản xuất kinh doanh, mô hình cơ cấu tổ chức và quy mô của doanh nghiệp. Điều đó sẽ mang lại hiệu quả cho việc đầu tư, cũng như đóng góp hiệu quả cho hệ thống quản lý của doanh nghiệp. · Do có sự nhận thức đúng đắn của ban giám đốc, những người quản lý, hiểu rõ những lợi ích mà hệ thống CMMS mang lại, từ đó có những chính sách hợp lý đầu tư cho hệ thống này. · Nhờ áp dụng CMMS mà thông tin được cung cấp kịp thời, dễ dàng điều chỉnh theo yêu cầu quản lý, từ việc quản lý các nguồn lực hiệu quả giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí. · 10.) Links and AttachmentsThông qua việc tận dụng tối đa khả năng lưu trữ, tích hợp và liên kết thông minh với các thiết bị ngoại vi của máy vi tính, cho phép sử dụng Take advantage of all that a CMMS has to offer.Some systems allow you to add various types of documents (Word, PDF, scanned copy, digital pictures, audios, videos or Web links) to records.thêm các loại tài liệu (Word, PDF, quét sao chép, hình ảnh kỹ thuật số, Audios, video hoặc website liên kết) để tối ưu hóa việc ứng dụng hệ thống CMMS. Is Bob the only maintenance technician on the floor who can repair a specific machine?Ví dụ, anh A là kỹ thuật viên bảo trì có kinh nghiệm trong việc sử dụng hệ thống CMMS của công ty bạn. What happens when Bob retires? Điều gì sẽ xảy ra khi anh A nghỉ hưu? With CMMS attachments, after a few years, anyone can access the information saved by Bob to see how the repair can be completed. Với việc sử dụng các tập tin đính kèm của CMMS (văn bản, hình ảnh, video sửa chữa ), sau một vài năm, bất cứ ai cũng có thể truy cập các thông tin được lưu của anh A để xem cách sửa chữa, từ đó công việc sữa chữa sẽ có hiệu quả hơn. The attachment tool is also handy for attaching PDF versions of original manuals, training guides and other paper-only materials that can easily be lost.Các tập tin đính kèm cũng là công cụ tiện dụng để gắn phiên bản PDF của hướng dẫn sử dụng ban đầu, đào tạo và hướng dẫn sử dụng, cũng như các bước để sửa chữa những hư hỏng, mà các tập tin và công cụ này thay thế cho việc sử dụng giấy tờ, những thứ có thể dễ dàng bị mất. · Có sự kết hợp giữa bộ phận bảo trì với bộ phận trực tiếp sản xuất điều đó mang lại hiệu quả bảo trì rất lớn, có nghĩa là có sự tham gia của người trực tiếp vận hành máy móc vào công việc bảo trì. Góp phần làm giảm đáng kể thời gian cũng như chi phí cho công tác bảo trì. · Thay thế hình thức quản lý thủ công tốn nhiều nhân lực và công sức bằng hệ thống máy tính với tốc độ công việc ngày càng nhanh và hiệu quả, số người thực hiện quản lý ngày càng ít đi và công việc ngày càng nhẹ nhàng hơn. Giải phóng con người khỏi các công việc thường ngày (công việc hành chính và thủ tục giấy tờ: ghi nhận lưu trữ dữ liệu, lập báo cáo , tìm kiếm thông tin ) để họ có thể tập trung vào các công việc chuyên môn. KẾT LUẬN​ Trong khi tại các nước phát triển, ứng dụng CMMS trong bảo trì đã trở nên khá quen thuộc thì tại Việt Nam, vấn đề bảo trì mới chỉ dừng ở việc hư đâu sửa đó, một số ít doanh nghiệp đang thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa nên ít doanh nghiệp biết về CMMS để áp dụng. Mặt khác không phải doanh nghiệp nào cũng nhìn thấy và tính được phần chìm dưới tảng băng, bao gồm các thiệt hại do ngừng máy vì công tác bảo trì không được thực hiện và kiểm soát tốt. Vì vậy, đã đến lúc các doanh nghiệp, bắt đầu từ lãnh đạo cao nhất, cần tiếp cận lý thuyết, các giải pháp, kỹ thuật bảo trì hiện đại cùng với việc ứng dụng CMMS để đạt được mục tiêu sản xuất nhanh, nhiều, tốt, rẻ nhằm nâng cao năng lực và lợi thế cạnh tranh của mình. Tài liệu tham khảo​ 1. Nguyễn Phương Quang, 2005. Quản lý bảo trì. 2. Nguyễn Ngọc Tuấn, 2001. Quản lý bảo trì. 3. Website: www.suachuacokhi.blogspot.com 4. Website: www.vietsoft.com.vn