Tài liệu Giáo trình Microsoft access

Các file Access thường có phần mở rộng (đuôi) là mdb hay mdbx (nếu là MS Access 2007). Ngoài ra cũng còn có dạng khác. Biểu tượng của chương trình Access là một chiếc chìa khóa.

Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện ra trong một cửa số riêng.

Tables là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access. Đây là đối tượng cơ bản. Mỗi bảng gồm tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận các giá trị khác nhau (như text, number, v.v ), bản ghi (records), trường khóa (primary key). Giữa các table có liên hệ với nhau.

Queries là một công cụ quan trong khác. Đây là công cụ xử lý dữ liệu trong Access. Có 7 loại queries tương ứng với 7 loại xử lý dữ liệu mà Access có thể thực hiện. Đó là :

Select Queries : dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu

Total Queries : dùng để tổng hợp dữ liệu

Crosstab Queries : dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệu

Maketables Queries : dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụ công tác lữu trữ lâu dài.

Delete Queries : dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn

Update Queries : dùng để cập nhật dữ liệu

Ngoài ra còn có Append Queries.