Luận Văn Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công

Mục Lục
CHƯƠNG I:
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ TẠI NHTM.
1.Vai trò của NHTM trong nền Kinh tế thị trường.
1.1 Khái niệm về NHTM .
1.2 Vai trò của NHTM trong nền Kinh tế thị trường .
2.Chứng từ kế toán NH và đặc trưng của chứng từ kế toán NH.
1.1 Ý nghĩa của chứng từ kế toán .
1.2 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán NH.
1.3 Tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán .
a. Kiểm soát trước .
b. Kiểm soát sau.
2.4. Luân chuyển chứng từ kế toán NH.
2.5. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán NH.
2.6. Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo và ghi sổ kế toán.
2.7. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ.
3. Vai trò của việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
3.1. Quan điểm phát triển Công nghệ tin học Việt Nam.
3.2. Vai trò của việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại NHTM.
3.3. Vai trò của tin học và máy tính .
3.4. Những nguyên tắc cơ bản cần thiết khi xây dựng mạng vi tính trong NHTM.


CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG HOÀN KIẾM
I.Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
1. Lịch sử phát triển và hình thành hệ thống Ngân hàng.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
a. Chức năng của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
b. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
II. Đôi nét về hoạt động của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
1. Tình hình huy động vốn .
2. Tình hình sử dụng vốn.
3. Hoạt động thanh toán.
III. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm:
1. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tại NHHK.
1.1 Các loại chứng từ kế toán.
1.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
a. Chứng từ trong thanh toán giữa các NH(thanh toán liên NH điện tử).
b. Đối với chuyển tiền thanh toán ra ngoài hệ thống =VNĐ.
2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán .
2.1 Xử lý chứng từ kế toán
a. Trường hợp sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện khi lệnh thanh toán chưa chuyển đi.
b. Các trường hợp sai sót của chứng từ điện tử bị phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã chuyển đi,được xử lý theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán điện tử do NHNNTW quy định .
2.2 Những kết quả đạt được trong việc áp dụng tin học, trong việc xử lý chứng từ.
3. Những tồn tại và khó khăn trong việc áp dụng tin học về xử lý chứng từ kế toán.
a. Về đội ngũ thanh toán viên.
b. Rủi ro khi áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán.
c. Cơ sở vật chất
d. Cơ chế chính sách của nhà nước.
4. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
a. Kết quả
b. Tồn tại
CHƯƠNG III:
GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG HOÀN KIẾM
I.Định hướng pháp triển của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm.
1. Các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh
2. Đầu tư cho vay.
II. GIải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm
1. Hoàn thiện hơn công tác thanh toán liên hang.
2. Về quy trình nghiệp vụ.
3. Hiện đại hoá hoạt động ngân hàng.
4. Đào tạo đội ngũ cán bộ.
III. Kiến nghị:
1. Đối với ngân hàng Nhà nước.
2. Đối với ngân hàng Công thương Việt Nam
3. Đối với Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm


Lời Nói đầu
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả trong cơ chế thị trường, hệ thống các ngân hàng thương mại cần phải có các thông tin nhanh nhạy, chính xác kịp thời. Với yêu cầu đòi hỏi hệ thống ngân hàng phải đổi mới toàn diện, từng bước hiện đại hoá Công nghệ ngân hàng. Trên cơ sở đầu tư trang bị hệ thống máy tính và ứng dụng có hiệu quả các kỹ thuật Công nghệ ngân hàng hiện đại, thiết bị máy móc hiện có nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình xử lý, tính toán, quản lý điều hành tỷên mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh tiền tệ.
Ở Việt Nam hiện nay việc ứng dụng tin học trong tất cả các hoạt động của ngân hàng là đòi hỏi cấp bách và tất yếu, nhanh chóng xây dựng một ngân hàng hiện đại để tiến tới tham gia hội nhập với các ngân hàng trên khu vực và trên thế giới. Song để tiến hành áp dụng tin học một cách đồng bộ và có hiệu quả, cần giải quyết một số vấn đề đã và đang tồn tại mới phát sinh, trong đó một nội dung khá quan trọng là làm sao sớm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán ngân hàng, vì thực tế chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng, nó là cơ sở cung cấp thông tin ban đầu và không thể thiếu được kể cả khi áp dụng kế toán máy hay còn làm kế toán thủ công. Xác định được tầm quan trọng ấy, đồng thời được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Cô Phan Thu Hà và các anh chị phòng Kế Toán của Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm, tôi mạnh dạn chọn đề tài “ Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm"
Do trình độ còn hạn chế cùng với kinh nghiệm chưa có, nên chắc chắn đề tài của tôi sẽ còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cám ơn!
Chương I:
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.Vai trò của Ngân hàng Thương Mại trong nền Kinh tế thị trường
1.1. Khái niệm về Ngân hàng Thương Mại :
Theo luật Mỹ: Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục tài chính đa dạng đặc biệt là tín dụng tiết kiệm và thanh toán .
Theo luật Ngân hàng và tổ chức tín dụng Việt Nam: Ngân hàng là loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động Ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác có liên quan như nhận tiền gửi, sử dụng tiền gửi để cung cấp tín dụng và cung ứng các nghiệp vụ thanh toán
Khái niệm chung: Ngân hàng là một đơn vị Kinh tế kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ với ba nghiệp vụ chính là Nhận gửi - cho vay - cung ứng các thanh toán. Ngoài ba nghiệp vụ chính trên tuy yêu cầu của nền Kinh tế các Ngân hàng Thương Mại cần thực hiện những nghiệp vụ khác như tư vấn, môi giới, bảo lãnh, quản lý tiền mặt. Mục đích của Ngân hàng Thương Mại là lợi nhuận.
1.2. Vai trò của Ngân hàng Thương mại trong nền Kinh tế thị trường:
Các Ngân hàng Thương mại đã khẳng định vai trò to lớn của mình trong nền Kinh tế hàng hoá - tiền tệ, góp phần đẩy nhanh tốc độ tập trung và tích tụ vốn, đẩy nhanh sự phát triển sản xuất và lưu thông hàng hoá. Ngoài ra nó còn có vai trò to lớn là tạo ra tiền trong nền Kinh tế tiền ghi sổ và tiền thanh toán trên hệ thống tài khoản góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiền tệ.
Các Ngân hàng Thương mại Việt Nam, qua việc nghiên cứu khảo sát sự chuyển đổi Kinh tế xã hội đó là chuyển đổi hoạt động từng bước thực hiện đổi mới nhằm thích nghi với điều kiện mới. Thông qua việc mở rộng dịch vụ, đa dạng hoá kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, mở rộng quan hệ thanh toán các ngân hàng nước ngoài. Từng bước hội nhập cộng đồng tài chính về mọi mặt trong thanh toán thống kê, điều hành thị trường vốn ngắn hạn và dài hạn. Hoạt động của Ngân hàng không còn sự chỉ đạo cứng nhắc từ trên xuống và được mở rộng áp dụng uyển chuyển phù hợp với sự biến động của thị trường.
Có thể nói rằng đó là các quan điểm đổi mới trong chính sách Kinh tế của Đảng và nhà nước ta đã đạt được trong những năm qua, trong đó có những công lao to lớn của các nhà quản lý tài chính Ngân hàng. Ngân hàng đã không ngừng phát triển và hoàn thiện mọi mặt, ngày càng tăng về khối lượng vốn, mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng về loại hình dịch vụ, đáp ứng nhu cầu về sản xuất và lưu thông hàng hoá. Thực tế đã chứng minh rằng các Nhân hàng Thương mại có vai trò rất quan trọng trong nền Kinh tế Kinh tế thị trường đó là :
Thứ nhất : Đối với các tổ chức Kinh tế, các đơn vị, các cá nhân trong xã hội, Ngân hàng Thương mại nhận tiền gửi của họ bằng cách mở tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng hoặc giữ hộ những tài sản quý giá, những giấy tờ có giá trị . do đó giảm được những chi phí cất giữ bảo quản tiền tệ và tài sản. Đồng thời huy động được một số lượng tiền nhàn rỗi để có thể đưa vào hoạt động hay thực hiện các khoản thanh toán chuyển tiền . cho nên giảm được những chi phí lưu thông tiền tệ mà vẫn đảm bảo thuận tiện an toàn.
Thứ hai: Đối với quá trình tái sản xuất xã hội, Ngân hàng một mặt huy động và tập trung được một lượng vốn tạm thời nhàn rỗi rất lớn không qua tín dụng, lượng vốn đó được đưa vào hoạt động phục vụ quá trình tái sản xuất xã hội.
Thứ ba: Cùng với các công cuộc đổi mới nền Kinh tế, Ngân hàng Thương mại đã từng bước thực hiện đổi mới nhằm thích nghi với các điều kiện của nền Kinh tế thị trường, Ngân hàng Thương mại đã thực sự trở thành ba trung tâm lớn của nền Kinh tế đó là : Trung tâm Tiền tệ - tín dụng - thanh toán.
Với chức năng đó, Ngân hàng Thương mại đã tạo điều kiện cho họ gặp gỡ, thúc đẩy mối quan hệ hợp tác với nhau, đây chính là đò bẩy, thúc đẩy sự phát triển của Kinh tế đất nước.
2.Chứng từ kế toán Ngân hàng và đặc trưng của chứng từ kế toán Ngân hàng.
Ngân hàng là trung tâm thanh toán tiền tệ, tín dụng . là ngành Kinh tế huyết mạch cơ bản, quan trọng mà chúng ta không thể phủ nhận vai trò và kết quả tích cực của nó trong nền Kinh tế và kế toán Ngân hàng cũng phải gắn liền với hạch toán kế toán nói chung. Phương pháp chứng từ là phương pháp sơ khai nhưng lại là cơ bản nhất của hạch toán kế toán. Cũng như các nghành Kinh tế khác, kế toán nhân hàng luôn sử dụng phương pháp chứng từ làm cơ sở mọi hoạt động kế toán liên quan đến chứng từ cũng như quá trình luân chuyển và sử lý chứng từ. Nó là phạm chù không thể thiếu trong công tác kế toán Ngân hàng.
Chứng từ kế toán Ngân hàng là những giấy tờ chứng minh cho các nghiệp vụ Kinh tế diễn ra và hoàn thành tại các cơ quan Ngân hàng. Nó chứng minh về cơ sở pháp luật của nhà nước.
Chứng từ kế toán Ngân hàng không chỉ là phương thức lập thủ tục đối với các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh mà còn là phương thức hạch toán.
Ban đầu, ở đây hạch toán ban đầu phải được hiểu là một hệ thống độc lập sử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý ở các mức độ khác nhau
Chứng từ kế toán bản thân nó là một phương thức kiểm tra và giám đốc các đối tượng Kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp nói chung và Nhân hàng nói riên hơn nữa đối tượng hạch toán kế toán là vốn và sự vận dụng của nó diễn ra thường xuyên, liên tục với khối lượng lớn, sấy ra ở nhiều địa điểm, thời gian thanh toán khác nhau. Các sự biến động ấy chỉ có thể lưu lại thông qua các biểu chứng từ, theo các mẫu quy định thống nhất, chỉ có chứng từ mới là cơ sở pháp lý, mới sao chụp nguyên vẹn nghiệp vụ một cách khoa học. Quá trình chu chuyển chứng từ đồng nghĩa với vận động của vốn xuất phát từ vai trò, chức năng đó chứng từ kế toán có ý nghĩa rất to lớn đối với kế toán và hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
2.1.Ý nghĩa của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là cơ sở ban đầu để ghi chép và phản ánh vào sổ sách kế toán vì vậy nó là cơ sở cho hạch toán kế toán, nó là khâu mở đầu rất then chốt, vì vậy muốn hạch toán được thì chứng từ phải được tiếp nhận sau đó xử lý chứng từ.
Chứng từ chứng minh cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Kinh tế nên nó là công cụ bảo vệ tài sản, là căn cứ để tiến hành thanh tra kiểm tra. Chứng từ là cơ sở để giám định và phân tích hoạt động kinh doanh trong Ngân hàng.
Chứng từ là bút tích để kiểm tra công tác hạch toán kế toán các Kinh tế nói chung và hạch toán kế toán trong Ngân hàng nói riêng. Tuy nhiên do xuất phát từ đặc điểm khác nhau nên chứng từ kế toán Ngân hàng cũng có những đặc điểm riêng.
*Đặc điểm của chứng từ kế toán Ngân hàng :
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân hàng là kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ - tín dụng - Ngân hàng dẫn đến ngân hàng phải xây dựng một hệ thống của chứng từ riêng, phù hợp với tính chất đa dạng và phong phú của Công nghệ Ngân hàng. Vì vậy, ngân hàng không thể xử dụng bộ phận chứng từ thống nhất do Bộ tài chính .
Với chức năng làm trung gian thanh toán dẫn đến hoạt động của ngân hàng có quan hệ hầu hết với các nghành, các đơn vị Kinh tế. Đại bộ phận chứng từ là từ nội bộ, như phiếu thu, phiếu chi .Điều này đòi hỏi ngân hàng phải tiêu chuẩn hoá chứng từ theo những yếu tố cần thiết cho cả thanh toántại ngân hàng và tại đơn vị khách hàng. Bởi vì mỗi một nghiệp vụ Kinh tế phát sinh đều là sự vận động vốn trong hệ thống ngân hàng cũng như sự vận động trong đơn vị doanh nghiệp.
Hàng ngày ngân hàng có quan hệ với một số lượng các loại khách hàng, nên sẽ có rất nhiều các chứng từ còn rất phức tạp. Do vậy, để giảm bớt khối lượng chứng từ mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính pháp lý của nó trong kế toán ngân hàng chủ yếu sử dụng chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ. Các chứng từ này đều được khách hàng lập và viết làm nhiều liên, viết để giấy than một lần, do vậy vừa làm bút tích để phản ánh nghiệp vụ Kinh tế phát sinh, vừa là cơ sở vào sổ kế toán ngân hàng. Tức là với một bản chứng từ, nên có đầy đủ các yếu tố của chứng từ gốc và yếu tố chứng từ ghi sổ như séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Như vậy chỉ cần lập một lần nhưng vẫn đầy đủ các yếu tố cơ sở để hạch toán.
Trường hợp áp dụng tin học vào công tác kiểm toán và hiện đại hoá Công nghệ ngân hàng thì hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng vẫn vừa là cơ sở để chứng minh tính hợp pháp hợp lệ, vừa là căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính. Lúc đó chứng từ có thể là băng từ, đĩa từ.
2.2. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán ngân hàng
Chứng từ kế toán ngân hànglà khâu đầu tiên sao chép các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh. Do vậy, việc lập chứng từ kế toán chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ nhất. Vì chứng từ là thông tin ban đầu của quá trình sử dụng thông tin kế toán.
Lập chứng từ chính là việc trình bày các nghiệp vụ tiền tệ, tín dụng, thanh toán trên các mẫu chứng từ thích hợp. Yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan và kịp thời theo yêu cầu của nghiệp vụ Kinh tế phát sinh nhằm bảo vệ an toàn tài sản, cung cấp thông tin nhanh và chính xác. Để đạt được yêu cầu đó, khi lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo những quy định có tính nguyên tắc sau:
*Nguyên tắc 1:
Chứng từ phải lập ngay khi có các nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ được tiến hành ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra (kể cả chứng từ trong nội bộ chứng từ do khách hàng lập). Mỗi loại nghiệp vụ Kinh tế phát sinh thì được áp dụng theo mẫu chứng từ phù hợp, được quy định sao thích hợp, qua đó kế toán ngân hàng mới có căn cứ để phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán một cách kịp thời, tức là bảo đảm tính cập nhật của hạch toán kế toán ngân hàng.

*Nguyên tắc 2:
Chứng từ trong hạch toán kế toán ngân hàng là hệ thống chứng từ do ngân hàng nhà nước quy định, thống nhất về in ấn và phát hành. Nghiệp vụ Kinh tế phát sinh thuộc loại nào thì phải sử dụng, đúng mẫu quy định chung cho nghiệp vụ đó.
Nghiêm cấm sự lẫn lộn thay thế các loại chứng từ, khi lập phải ghi đầy đủ các yếu tố không được bỏ trắng. Chứng từ có nhiều liên thì phải lập bằng giấy than viết một lần sao. Các chứng từ như séc, phiếu thu, phiếu chi chỉ có một liên thì phải đúng mẫu mực quy định để viết. Phải tuân thủ đúng quy tắc kế toán ngân hàng khi ghi sổ tiền bằng số, bằng chữ. Chứng từ nói chung không được tẩy xoá, nếu chứng từ lập sai thì huỷ và thay thế bằng các loại chứng từ khác.