Tiểu Luận Duy trì sự tham gia của nhân viên

I. Vai trò của nhân viên trong doanh nghiệp
- Nhân viên trong doanh nghiệp là hạt nhân là sư sống còn là xương sống của doanh nghiệp. Nếu xương sống không vững chắc làm việc gì cũng khó khăn. Cũng giống như một doanh nghiệp nếu bộ máy nhân viên khỗng vững mạnh, không có năng lực thì lam việc gì cũng khó khăn , cũng sai sót ,tốn nhiều chi phí.
- Nhân viên là nguồn tài nguyên quý giá . một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp biết làm thế nào để nhân viên làm việc đem lại lợi nhuận gấp 10 lần chi phí mà doanh nghiệp trả cho họ.
- Nhân viên là trợ thủ đắc lực cho các cấp lãnh đạo : một cây làm chẵng lên non ba cây chụm lai nên hòn núi cao. Một doanh nghiệp không thế dựa vào sức của một người mà có thể tao nên thành công được, mà cần phải có hợp lực đoàn kết giữa nhiều người mới có thể tạo nên sự thành công. Người lãnh đạo thành công là người biết dể nhân viên làm những việc mà họ muốn như thể chính người nhân viên đó muốn vậy. biết làm cho nhân viên làm những điều doanh nghiệp muốn.
- Trước đây mọi người thường bảo ford là người ngu dốt, ông ta thách đố mọi người hỏi những câu hỏi mà ông không trả lời được : sau khi mọi người hỏi xong tất cả các câu hỏi ông mới gọi một vài người trợ lý của ông vào trả lời hết tất cả mọi câu. Và ông đã nói rằng tại sau không để người khác làm tất cả những gì mà chúng ta không muốn và dể dầu óc suy nghĩ những việc lớn hơn.
- Và trên bĩa mộ Quảng cáo sữa Anlene Của một tỷ phú đã ghi rằng dây là nơi yên nghỉ cũa người biết sử dụng những người còn giỏi hơn cả họ.
- Nói chung nếu 1 doanh nghiệp không có nhân viên thì sẽ không thể tồn tại. Đó cũng chính là lực lượng trực tiếp tạo ra của cải cho doanh nghiệp.
II- Đề xuất, thu hút sự tham gia của nhân viên:
1) Sự trao quyền cho nhân viên:
* Giới kinh doanh ngày nay đã nghe nói nhiều tới thành công của những tổ chức được đặc trưng hóa bằng thuật ngữ “tổ chức một người”, nghĩa là thành công của cả tổ chức chỉ nhờ vào một nhân vật: “nhà lãnh đạo”. Nhưng đại đa số các trường hợp thành công khác, chính cấp dưới mới thực sự là những người mang lại thành công cho tổ chức.
a) Nguyên tắc trao quyền cho nhân viên:
* Làm thế nào để tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó các nhân viên được trao quyền, làm việc hiệu quả hơn, đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp và xem công việc là niềm vui? Dưới đây là 10 nguyên tắc quan trọng nhất giúp các nhà lãnh đạo quản lý nhân viên theo kiểu tạo thêm quyền cho họ.
1. Hãy chứng tỏ bạn luôn coi trọng nhân viên
- Sự quan tâm của bạn đến mọi người được thể hiện qua tất cả các hành động và lời nói của bạn. Sự thể hiện trên nét mặt, ngôn ngữ cử chỉ và lời nói diễn tả bạn đang nghĩ gì khi tiếp xúc với nhân viên. Mục tiêu của bạn là phải thể hiện bạn luôn đánh giá cao giá trị của mỗi nhân viên. Không kể đến nhân viên đang thực hiện công việc như thế nào, việc bạn tôn trọng nhân viên sẽ làm nhân viên không nản chí với công việc.


2. Chia sẻ tầm nhìn lãnh đạo với nhân viên
- Tạo cho nhân viên thấy họ có khả năng làm việc cao hơn khả năng hiện có của họ. Thực hiện điều này bằng cách cho nhân viên hiểu rõ và có thể tiếp cận được các nhiệm vụ, tầm nhìn và kế hoạch chiến lược chung của công ty.
3. Chia sẻ mục tiêu và phương hướng
- Chia sẻ những mục tiêu và phương hướng quan trọng nhất cho đội nhóm. Chia sẻ những công việc đang thực hiện cho nhân viên và những kết quả sẽ đạt được với những nhân viên đang có trách nhiệm hoàn thành công việc cho kết quả đó.
4. Tin tưởng nhân viên
- Sếp cần phải có niềm tin rằng các nhân viên làm đúng và có khả năng ra quyết định đúng. Sếp phải chấp nhận một thực tế là các nhân viên có thể ra những quyết định không giống với quyết định của mình, miễn là quyết định đó có tác dụng.
5. Cung cấp thông tin để đưa ra quyết định
- Hãy chắc rằng bạn cho nhân viên tiếp cận tất cả những thông tin họ cần để giúp nhân viên đưa ra quyết định đúng đắn.
6. Phân quyền cho nhân viên không chỉ là phân công nhiều công việc hơn.
- Không chỉ phân công thêm những công việc khó khăn cho nhân viên, mà bạn cũng phải phân công một số việc dễ dàng thực hiện. Ủy quyền cho nhân viên tham gia vào các cuộc họp quan trọng mà những cuộc họp này sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của sản phẩm và đưa ra những quyết định quan trọng cho công ty, hay cho nhân viên tham gia vào các dự án quan trọng mà khách hàng quan tâm, nhân viên sẽ nhanh chóng trưởng thành và phát triển thêm nhiều kỹ năng mới. Công việc của bạn sẽ được san sẻ bớt nhờ vậy bạn tập trung vào những chuyên môn của riêng bạn. Nhân viên của bạn sẽ mau phát triển, và bạn cũng thế.
7. Đưa ra các phản hồi thường xuyên cho nhân viên
- Đưa ra những phản hồi thường xuyên cho nhân viên để giúp nhân viên biết họ đang làm việc như thế nào. Đôi khi những phần thưởng và ghi nhận của bạn cũng là những phản hồi tích cực đối với nhân viên. Nên đưa ra những phản hồi có tính xây dựng để có thể giúp nhân viên tiếp tục phát triển những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
8. Giải quyết vấn đề: đừng đổ trút mọi vấn đề lên nhân viên
- Khi có vấn đề xảy ra, hãy tìm hiểu điều gì xảy ra trong hệ thống công việc làm nhân viên thực hiện công việc không tốt, không phải tìm ra nhân viên nào đã gây nên lỗi. Tìm ra đúng nguyên nhân gây ra các vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề thích hợp.
9. Lắng nghe để học hỏi và đặt ra các câu hỏi để hướng dẫn nhân viên làm việc.
- Hãy biết lắng nghe nhân viên và biết đặt ra những câu hỏi vào lúc thích hợp để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc. Hướng dẫn nhân viên bằng cách đặt câu hỏi, không phải bằng cách nói rõ nhân viên phải thực hiện công việc như thế nào. Khi một nhân viên gặp bạn để nhờ giải quyết những vấn đề khó khăn trong công việc, hãy hỏi:” Anh/Chị nên làm gì để giải quyết vấn đề này?”,hay “Những bước mà anh/chị đề nghị để giải quyết những tình huống này là gì?”. Qua đó nhân viên có thể hiểu rõ được những tình huống và sẽ giải quyết vấn đề theo hướng bạn gợi ý.
10. Giúp nhân viên cảm thấy họ đáng được thưởng và công nhận khi được trao quyền để thực hiện công việc
- Khi nhân viên cảm thấy họ không được đền bù xứng đáng, không có được vị trí phù hợp với những trách nhiệm mà họ đã làm, không được ghi nhận những đóng góp hay không được đánh giá đúng, bạn đừng mong có kết quả tốt khi trao quyền cho nhân viên. Những nhu cầu cơ bản của nhân viên phải được đáp ứng, như thế nhân viên có thể nỗ lực tự động đầu tư vào công việc.
b) Giao nhiệm vụ cho nhân viên như thế nào?
1. Khuyến khích tính chủ động:
- Đối với nhiều nhà quản trị, con đường để họ tiến hành giao việc có hiệu quả hơn bắt đầu với việc kiểm tra lại hai giả định cơ bản về vai trò của họ. Một chuyên gia của Mỹ đã lưu ý: Đầu tiên, nhiều nhà quản lý "tiếp tục thừa nhận rằng việc tự mình đảm nhận giải quyết vấn đề của nhân viên diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn là hướng dẫn họ tự mình giải quyết". Thứ hai, "Họ tin chắc là họ biết nhiều hơn những điều được ghi trong bản báo cáo trực tiếp".
- Thực ra, những giả định này chỉ làm tăng khát vọng kiểm soát của những nhà quản lý đối với việc giải quyết vấn đề và ra quyết định hơn là trao quyền cho nhân viên của họ. Để tránh vấp phải những suy nghĩ này, cần tích cực suy nghĩ như những nhà lãnh đạo chứ không phải như những nhà quản lý. Những nhà quản lý thường "quản lý thiên về chi tiết", chẳng hạn tự mình giải quyết những vấn đề trong bản báo cáo trực tiếp. Còn những nhà lãnh đạo lại quản lý mọi người bằng cách khuyến khích ý thức trách nhiệm của các nhân viên cấp dưới. Bằng việc hình dung bản thân như những nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trở nên thoải mái hơn và giao một số nhiệm vụ ban đầu cho nhân viên.


2. Đừng nói, hãy đặt câu hỏi
- Buông lỏng các vấn đề cũng mang lại hiệu quả như hành động bạn trao quyền giải quyết chúng cho nhân viên của mình. Những người uỷ quyền có kinh nghiệm cuối cùng sẽ biết cách đưa ra câu hỏi hơn là ra mệnh lệnh. Joyce Gioia - giám đốc Công ty Greensbord ở Bắc Carolina - nói: "Câu hỏi: "Anh nghĩ chúng ta nên làm gì?" sẽ chỉ cho nhân viên biết, lần tới họ nên đề xuất một số giải pháp cho vấn đề mà họ đưa ra".
- Bạn cũng có thể thêm vào đó những câu hỏi đóng - mở, chẳng hạn như: "Anh nghĩ điều gì dẫn đến vấn đề này? Chúng ta nên cân nhắc những điều gì nếu chúng ta thực hiện giải pháp mà anh đề xuất". Hay là: "Chúng ta đã giải quyết tình huống này với khách hàng A như thế nào?". Những câu hỏi đóng - mở có thể giúp bạn phát hiện mức độ khó khăn mà nhân viên cấp dưới nghĩ về những vấn đề của riêng từng người.
- Khi hỏi nhân viên về dự định giải quyết vấn đề của họ, bạn có thể tham khảo mọi khía cạnh của mỗi ý tưởng được đưa ra, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và đảm bảo là không bỏ sót một sự cân nhắc quan trọng nào.
- Và Massood - giám đốc một công ty ở Mỹ đã rất thành công từ việc sử dụng phương pháp này. "Trước khi tôi bắt đầu đặt câu hỏi thì các nhân viên của tôi đã từng xếp hàng dài bên ngoài của phòng và tôi đã phải ngồi lại văn phòng cho đến 7 - 8 giờ tối để giải quyết hết các vấn đề họ đưa ra. Bây giờ, họ không thường xuyên đến gặp tôi như trước nữa. Và do đó, chúng tôi giải quyết vấn đề nhanh hơn vì các nhân viên của tôi đã suy nghĩ kỹ một vài kế hoạch giải quyết khả thi trước khi mang đến chỗ tôi".
- Nhà quản lý nên xử dụng thêm khoảng im lặng trong các câu hỏi. Thay vì phản ứng ngay lập tức với những gì bạn nghe thấy, nên chờ một chút để nhân viên có thêm thời gian suy nghĩ và đánh giá các ý kiến cho việc xử lý vấn đề được đặt ra trong câu hỏi.
3. Phân công nhiệm vụ cho từng người
- Nhà quản lý có thể tránh phải nhận những hành động bắt chước của nhân viên bằng cách giao nhiệm vụ và khó khăn cho từng cá nhân dựa trên sự đánh giá của bạn về họ. Khả năng và nhu cầu của họ được bày tỏ thông qua các bản báo cáo trực tiếp.
- Bette Price - nhà tư vấn quản lý của The Price Group, Chicago, khuyên bạn nên thực hiện theo những cách có thể khuyến khích nhân viên phát huy khả năng và coi những sai sót như là những cơ hội để họ ngày càng tiến bộ. Bạn nên giải thích cách đánh giá của bạn về khả năng của từng thành viên để họ hiểu được tại sao bạn giao lại cho họ giải quyết một số vấn đề mà họ gửi đến bạn.
- Covey nhấn mạnh sức mạnh của hoạt động uỷ quyền dựa trên niềm say mê công việc sâu sắc của các nhân viên cấp dưới: "Tìm ra những điểm mà nhân viên làm tốt nhất, hứng thú với nó nhất dựa trên các báo cáo trực tiếp, sau đó gắn năng lực riêng và niềm say mê của họ với yêu cầu của công việc. Họ không cần có sự giám sát. Họ tự mình nghĩ ra nhiều giải pháp sáng tạo cho các vấn đề đó".
4. Nuôi dưỡng suy nghĩ độc lập
- Shane Pliska - giám đốc bộ phận phát triển kinh doanh của công ty Planterra cho biết: "Chúng tôi yêu cầu các nhân viên của mình xếp loại những vấn đề của họ theo các mức số. Số 1 có nghĩa là quản lý giải quyết vấn đề. Số 2 có nghĩa là người quản lý nói với bạn cách giải quyết vấn đề và bạn làm theo hướng dẫn đó. Số 3 có nghĩa là bạn đề nghị một giải pháp và yêu cầu sếp của bạn chấp nhận nó. Số 4 có nghĩa là bạn tự giải quyết sau đó mới báo cáo với sếp.Khi nhân viên đến phòng quản lý, nhà quản lý sẽ hỏi: "Vấn đề thuộc số mấy?". Để trau dồi ý thức tự chủ của nhân viên, các nhà quản lý của Planterra khuyến khích họ quyết định sử dụng mức số 4 nhiều nhất có thể.