Tài liệu đưa kinh doanh vào quy củ

56. Đưa mọi người vào quy củ:
Công ty của bạn có thể được tổ chức một cách có nề nếp
và trật tự, nhưng còn các đối tác kinh doanh, cộng sự và trợ lý của bạn thì sao? Dù mức
độ quy củ của bạn có thế nào, thì sự tùy tiện hay thiếu tổ chức của các người khác có thể
tác động xấu tới công ty bạn. Bạn hãy thử một vài việc sau để “xếp đặt” những người
xung quanh vào đúng các vị trí mà bạn muốn:
- Sử dụng những biện pháp tích cực: Thay vì chỉ tập trung phê phán sự thiếu tổ chức
của mọi người, bạn hãy khen ngợi những nỗ lực của họ trong việc tuân thủ các quy
định. Họ luôn biết rõ sự thiếu tổ chức của mình và, theo tâm lý chung, không thích
nghe những lời chỉ trích.
- Hãy là tấm gương cho mọi người. Bạn không thể mong đợi một ai đó lắng nghe bạn
và rút kinh nghiệm từ những lời khuyên của bạn, nếu bạn không thể hiện mình là một
người ngăn nắp, có tổ chức. Nếu bạn thay đổi kiểu làm việc tùy hứng sang phong
cách làm việc có tổ chức, mọi người xung quanh bạn cũng sẽ nhận ra và làm theo
bạn.
- Hãy kiên nhẫn, bởi vì mọi người có thói quen làm việc khác nhau. Bạn cần biết rằng
nếu một ai đó thay đổi thói quen làm việc buông tuồng, cẩu thả, hiệu suất lao động
của họ chắc chắn sẽ gia tăng. Bạn cần cho họ thời gian để thay đổi.
57. Dần dần từng bước: Các kế hoạch tổ chức lại công việc phải được thực hiện từng
phần trong một khoảng thời gian phù hợp. Dưới đây là một vài lời khuyên giúp bạn từng
bước thực hiện quy trình này:
- Xác định đâu là nơi cần được tổ chức, sắp xếp lại, và đưa chúng vào danh sách công
việc cần làm hàng ngày.
- Phân tách công việc tổ chức, sắp xếp lại thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, và bổ sung
những nhiệm vụ này vào danh sách. Bạn nên làm cho các nhiệm vụ đủ nhỏ để chúng
có thể được quản lý và thực thi dễ dàng, nhưng không quá nhỏ đến nỗi chúng trở nên
không còn quan trọng.
- Đặt ra thời hạn phải hoàn thành cho từng nhiệm vụ.
- Khi bạn hoàn thành việc tổ chức, sắp xếp lại mỗi khu vực, hãy gạch bỏ nhiệm vụ đó
trong bản danh sách công việc cần làm của bạn.
- Tránh khuynh hướng lan man từ khu vực này sang khu vực khác trong khi cố gắng
sắp xếp, tổ chức lại công việc. Khi bạn tập trung vào một khu vực, bạn sẽ có thể hoàn
thành mọi việc nhanh chóng và chuẩn xác hơn, sau đó hãy dành thời gian cho những
khu vực khác.