Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ

ĐỀ TÀI; DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]










Môn học : TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Tiểu luận :
DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LƯ THÔNG TIN NỘI BỘ






[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]GVHD : Th.S Nguyễn Văn Năm
SVTH : Vơ Văn Chương
MSSV : 1088210590

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]








Tp.HCM 03/2010

DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LƯ THÔNG TIN NỘI BỘ
1 Giới thiệu chung
Hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động trong các doanh nghiệp . đă trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra một cách rộng răi, phổ biến. Việc ứng dụng đó không chỉ đơn giản là sử dụng các phương tiện khoa học - công nghệ hiện đại. Quan trọng hơn, nó là đại diện cho một phương thức hoạt động ưu việt, đem lại hiệu quả và chất lượng hoạt động tối đa, giảm chi phí, thời gian và sức người.
Tin học hoá hoạt động doanh nghiệp nhằm tăng cường năng lực quản lư, nâng cao năng suất,c hất lượng, hiệu quả của các hoạt động quản lư. Xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lư nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lư trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Hoàn thiện và thống nhất áp dụng các chương tŕnh ứng dụng phục vụ quản lư, tra cứu thông tin. Thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lư thong tin.Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện. Hiện nay các phần mềm dùng cho doanh nghiệp thường mang tính đơn lẻ, mỗi nhà cung cấp đi theo một mảng khác nhau, điều này dẫn đến việc chi phí đầu tư cho các ứng dụng CNTT sẽ rất cao và không mang tính thống nhất. Việc tích hợp các ứng dụng phần mềm thành một hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đơn giản, tiện dụng và xuyên suốt trong quá tŕnh hoạt động là một việc rất cần thiết và cấp bách trong việc ứng dụng CNTT hiện nay. Để đáp ứng cho nhu cầu ấy, Công ty Giải pháp Phần mềm Việt đă cho ra đời Hệ thống tích hợp các phần mềm quản lư S-Office, phiên bản 1.0 tháng 4/2005 và nay là phiên bản 2.0. S-Office là giải pháp giúp cho các doanh nghiệp quản lư hệ thống thông tin nội bộ của ḿnh nhằm nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng nên một nét văn hoá cho doanh nghiệp ḿnh trong việc chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy tŕnh làm việc chuyên nghiệp. Với các chức năng và các ứng dụng được tích hợp sẵn, S-Office có thể thiết kế ra 1 ứng dụng quản lư thông tin doanh nghiệp theo mô h́nh hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống có thể thay đổi các chức năng theo yêu cầu của DN tuỳ theo quy mô, đặc trưng ngành nghề của mỗi DN.
Với ứng dụng S-Office, lần đầu tiên bạn có thể đi công tác xa hay ngồi tại nhà để quản trị
DN ḿnh qua các thông tin nội bộ được cập nhật qua hệ thống. Nó mang tới cho bạn một môi trường làm việc năng động, một văn pḥng không giấy tờ. Với một máy tính, một số thao tác thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dơi tiến độ công việc hay tiến tŕnh thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lư.
2 Giới thiệu về quản lư thông tin
Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin lien quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đă được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Thông qua việc quản trị thông tin, người quản lư dễ dàng nắm bắt được t́nh h́nh hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện các công việc.
2.1 Tại sao cần phải quản trị thông tin
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lư thông tin. Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức các doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang được thực hiện.
2.2 Những người liên quan đến quản trị thông tin
Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin. Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo tŕ thiết bị truyền thông tin và các vấn đề lien quan tới công nghệ thông tin. Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu thong tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho phép.
2.3 Các nhân tố chính để thành công
Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức. Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá tŕnh chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy định của doanh nghiệp. Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy tŕ và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán. Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi. Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một cách thuận tiện thong qua nhiều chức năng khác nhau. Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt. Doanh nghiệp đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lư thong tin
2.4 Các quy tắc trong quản trị thông tin