Tiểu Luận Đổi mới công tác văn thư lưu trữ tại Bệnh viện Đại học Y dược thành phố Hồ Chí Minh

BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HCM
215 Hồng Bàng - P.11 - Quận 5
Điện thoại: 083.8554269 - Fax: 39506126
Email: bvdaihochcm.vnn.vn
Website: www.bvdaihoc.com.vn

1. TỔ CHỨC BỘ MÁY- NHÂN SỰ
1.1 Tổ chức

- Lãnh đạo Bệnh viện:
Giám đốc : PGS TS Võ Tấn Sơn
Phó Giám đốc : GS TS Đặng Vạn Phước
PGS TS Phan Chiến Thắng
PGS TS Nguyễn Hoàng Bắc
- 09 Phòng chức năng: Hành chính, Kế hoạch Phát triển, Nhân sự, Nghiệp vụ, Điều dưỡng, Khoa học và Đào tạo, Công nghệ thông tin, Vật tư Thiết bị,Tài chính Kế toán.
- 23 khoa lâm sàng và cận lâm sàng: Khoa Khám bệnh; Khoa Ngoại 1, Khoa Ngoại tổng hợp; Khoa Ngoại tiêu hóa- Gan mật; Khoa Phẫu thuật; Khoa Phẫu thuật Tim mạch; Khoa Hồi sức; Khoa Cấp cứu; Khoa Nội tổng hợp; Khoa Nội Tim mạch; Khoa Tạo hình – Thẩm mỹ; Khoa Xét nghiệm; Khoa Chẩn đoán Hình ảnh; Khoa Thăm dò chức năng; Khoa Nội soi; Khoa Dược; Khoa Mắt; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn; Khoa Tai Mũi Họng; Khoa Vật lý Trị liệu; Khoa Y học cổ truyền; Khoa Châm cứu - Dưỡng sinh; Khoa Phụ sản.
1.2 Nhân sự

Hiện tại bệnnh viện có 1806 Cán bộ - viên chức bao gồm:
- Sau đại học : 470 (Giáo sư, PGS, TS, Ths, CKI, CK2).
- Đại học: 370 (Bác sĩ, Dược sĩ, kỹ sư, cử nhân).
- Trung học: 646 (Dược sĩ, kỹ thuật viên y, Điều dưỡng, nữ hộ sinh ).
- Các nhân viên khác: 320
1.3 Các cơ sở và thế mạnh
Ø Cơ sở 1 : 215 Hồng bàng - Phường 11 - Quận 5
_ Chuyên khoa Đa khoa. Thế mạnh là ngoại khoa
Ø Cơ sở 2 : 201 Nguyễn Chí Thanh - Phường 12 - Quận 5
_Chuyên khoa về Tai mũi họng - Thẩm mỹ - Vật lý Trị liệu
Ø Cơ sở 3 : 221B Hoàng Văn Thụ - Phường 8 - Quận Phú Nhuận
_ Chuyên khoa về Y học Cổ truyền - Châm cứu Dưỡng sinh
Ø Cơ sở 4 : 243A Hoàng Văn Thụ - Phường 01 - Quận Tân Bình
_Chuyên khoa về Sản phụ khoa - Sanh không đau

2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
§ Bệnh viện Đại học Y dược TP. Hồ Chí Minh là Bệnh viện bán công đầu tiên tại Việt Nam, tên tiếng Anh là University Medical Center (UMC).
§ Ngày 20/01/1994 Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định thành lập phòng khám Đa khoa Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh. Ngày 10/04/1994 phòng khám đã chính thức đi vào hoạt động.
§ Ngày 18.10.2000: Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định thành lập Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM thuộc trường Đại học Y Dược TP.HCM trên cơ sở sáp nhập phòng khám đa khoa Đại học Y Dược, phòng khám bệnh ngoài giờ thuộc khoa Điều dưỡng Kỹ thuật Y học và cơ sở khám chữa bệnh nội, ngoại trú thuộc Khoa Y học cổ truyền, với 300 giường bệnh, 6 phòng mổ và 16 khoa lâm sàng và cận lâm sàng.
§ Sáu năm sau ngày thành lập, Bệnh viện Đại học Y Dược ra đời theo Quyết định số 3639/200/QĐ-BYT ngày 18 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Y tế, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh chất lượng cao cho nhân dân. Trải qua thời gian hoạt động và phát triển hiện nay Bệnh viện đã có 4 cơ sở với 500 giường bệnh, 18 phòng mổ được trang bị hiện đại và 52 phòng khám với đầy đủ các chuyên khoa.Với những hoạt động ấy, cơ sở phòng ốc hiện hữu không thể đáp ứng. Ngày 12.12.2001 Bộ trưởng bộ Y tế đã phê duyệt dự án Đầu tư xây dựng, mở rộng và nâng cấp bệnh viện. Ngày 20.02.2006 Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt lại dự án đầu tư xây dựng, mở rộng và nâng cấp Bệnh viện. Theo đề án, cơ sở của bệnh viện Đại học Y Dược có khuôn viên 8.737m2 với 15 tầng nổi và 2 tầng hầm gồm những phòng như: phòng cấp cứu, phòng khám, khu chẩn đoán hình ảnh, khu xét nghiệm, thăm dò chức năng, làm thủ thuật, khu hành chính Bệnh viện sẽ có thêm 15 phòng mổ và các phòng bệnh cho 600 bệnh nhân nội trú.
§ Việc phát triển Bệnh viện theo mô hình viện – trường đã giữ vững sự ổn định của Bệnh viện trong tình hình biến động của thế giới và trong nước. Quyết định 3446/QĐ-BYT ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tế cho phép Bệnh viện Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh chuyển đổi mô hình hoạt động từ bán công sang hạch toán độc lập theo quy định tại Nghị định 69/2008/NĐ-CP ngày 30 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về chính sách khuyến khích xã hội hóa đối với các hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, dạy nghề, y tế, văn hóa, thể thao, môi trường.
§ Ngày 15 tháng 3 năm 2011, Bệnh viện nhận Quyết định số 727/QĐ-BYT của Bộ Y tế về việc ban hành Điều lệ hoạt động của Bệnh viện Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh - Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh là bệnh viện công lập trực thuộc Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 06 tháng 6 năm 2011, Hiệu trưởng Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh ban hành quyết định số 607/QĐ-ĐHYD-TC về việc thành lập Hội đồng Quản lý Trường – Bệnh viện.
§ Ngày 20 tháng 6 năm 2011, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm và làm việc tại Bệnh viện, Chủ tịch đã chỉ đạo thực hiện một số công việc cụ thể và hứa sẽ giúp Bệnh viện tháo gỡ những vướng mắc trong công tác xây dựng để Bệnh viện mới sớm hoàn thành và đưa vào hoạt động.
3. CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Ban đầu, chỉ có 1 cơ sở với 48 giường bệnh. Hiện nay bệnh viện có 4 cơ sở tọa lạc tại 4 địa điểm trong thành phố.số giường bệnh là 450, số người đến khám bệnh mỗi ngày là 2.500 – 3.000, số bệnh nhân mổ mỗi ngày là 80. Bệnh viện có đơn vị phẫu thuật nội soi thuộc Trung tâm Y tế chuyên sâu quốc gia. Trên cơ sở đó đã thành lập Trung tâm huấn luyện phẫu thuật nội soi, là trung tâm mổ nọi soi duy nhất của cả nước, là hạt nhân thành lập Hội phẫu thuật nội soi Việt Nam.Trung tâm đã được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng bằng khen.
3.1 Công tác điều trị
§ Triển khai được nhiều kỹ thuật mới trong công tác điều trị cho bệnh nhân.
§ Mở rộng thêm Khu điều trị Nội trú tại Khu liên kết với BV 30-4 giúp giảm tải bệnh nhân nội trú và nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân.
§ Tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp sai sót về chuyên môn và đơn thư khiếu nại, khiếu kiện dẫn đến việc miễn giảm viện phí cho bệnh nhân tăng nhiều so với 6 tháng đầu năm 2010.
3.2 Công tác đào tạo

Trong 6 tháng đầu năm 2011, Bệnh viện vẫn duy trì và đảm bảo hoạt động đào tạo, tổ chức các lớp học cho nhiều đối tượng từ cấp quản lý đến nhân viên bệnh viện. Bệnh viện đã hợp tác với Bệnh viện Đại học Quốc gia Đài Loan (NTUH), Bệnh viện Christian Chuanghua – Đài Loan và Công ty Johnson & Johnson Medical Vietnam trong công tác đào tạo CB-VC Bệnh viện.
Tham gia chương trình chỉ đạo tuyến cho các bệnh viện tuyến dưới, thuộc các chuyên khoa như: Ngoại Xương khớp, Ngoại Tiêu hóa, Hậu môn trực tràng, Chẩn đoán hình ảnh, phẫu thuật tim mạch Tiếp nhận học viên đến đào tạo trong nước và ngoài nước, đặc biệt nhận đào tạo các bác sĩ nước ngoài đến học về phẫu thuật nội soi tiêu hóa, nội soi Đại trực tràng, niệu.
3.3 Nghiên cứu khoa học

Số lượng đề tài nghiên cứu khoa học dài hạn tăng so với 6 tháng đầu năm 2010, tổng cộng 56 đề tài cấp Bộ/Thành phố và cấp cơ sở (tăng 03 đề tài), 06 đề tài thử nghiệm lâm sàng (tăng 01 đề tài). Ngoài ra, Bệnh viện đã tiến hành đăng ký đề tài cấp Cơ sở năm 2011 – 2012 với số lượng 29 đề tài của các Bác sĩ trong bệnh viện.
3.4 Hợp tác quốc tế

Để phát triển về chuyên môn, Các khoa, phòng đơn vị trong bệnh viện đã hợp tác với các tổ chức y tế Quốc tế, các Hội Bệnh viện tổ chức ký kết hợp tác về chuyên môn, đào tạo với các đối tác trong và ngoài nước; Tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo, huấn luyện.
3.5 Xây dựng

Hiện nay, bệnh viện đang gấp rút hoàn thành xây dựng toà nhà mới, đã hoàn thành kết cấu phần thân công trình. Tuy nhiên, từ 31/12/2010 đến nay Nhà thầu Investco tạm ngưng công tác thi công tại công trường vì Chủ đầu tư chưa phê duyệt dự toán hiệu chỉnh (giá trị dự toán hiệu chỉnh tăng từ 155 tỉ tăng lên gần 281 tỉ) và phụ lục hợp đồng về việc gia hạn thời gian thi công của Nhà thầu Investco.
Một số hạng mục hoàn thành 100%: Công tác bê tông cốt thép từ tầng trệt đến tầng mái, xây tường từ tầng hầm 2 đến tầng mái, ốp lát gạch cầu thang, ốp tường từ hầm 02 đến tầng mái, chống thấm bên trong nhà, phun trần Urathane, lắp đặt hệ dầm sàn thép hố EPS tầng hầm 01 đến tầng mái 1, hệ thống điện, hệ thống điện thoại, hệ thống tivi, hệ thống mạng LAN, hoàn thiện kéo cáp mạng LAN tầng 2 đến 14, hệ thống báo cháy: hoàn thiện kéo cáp báo cháy tầng 1 đến tầng 14.

PHẦN II: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HỒ CHÍ MINH

CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1. Các hhái niệm
a) Khái niệm về văn phòng
Văn phònglà bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị,giúp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
b) Khái niệm về công tác văn thư
Công tácvăn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
c) Khái niệm về tài liệu lưu trữ
Tài liệulưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
d) Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội.
Công tác lưu trữ là ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Cơ sở lý luận và tính pháp lý


MỤC LỤC

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN 1
1. TỔ CHỨC BỘ MÁY- NHÂN SỰ 1
1.1 Tổ chức. 1
1.2 Nhân sự. 2
1.3 Các cơ sở và thế mạnh. 2
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN 4
3. CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 5
3.1 Công tác điều trị 6
3.2 Công tác đào tạo. 6
3.3 Nghiên cứu khoa học. 6
3.4 Hợp tác quốc tế. 7
3.5 Xây dựng. 7
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 7
1. Các hhái niệm 7
2. Cơ sở lý luận và tính pháp lý. 8
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN 10
1. Tình hình ban hành văn bản và tổ chức quản lý văn bản của bệnh viện: 10
1.1 Đối với văn bản đi 10
1.1.1 Quy trình ban hành văn bản. 10
1.1.2 Cách lưu văn bản ủa cơ quan. 12
1.1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 12
1.2 Đối với văn bản đến. 13
1.2.1 Sổ đăng ký văn bản đến. 14
1.2.2 Quy trình tiếp nhận, giải quyết và quản lý văn bản đến: 14
1.3 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu. 15
1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan. 16
2. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của bệnh viện. 16
2.1 Tình hình tài liệu của cơ quan. 16
2.2 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ. 17
2.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cơ quan. 21
2.4 Nhận xét 21
CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ. 22
1. Nhận xét: 22
2. Kiến nghị: 22
PHẦN III:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ. 23
1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư: 23
1.1 Nhận xét, đánh giá. 24
1.2 Kiến nghị 24
2. Nhận xét, đánh giá về công tác lưu trữ: 24
2.1 Nhận xét, đánh giá: 24
2.2 Kiến nghị: 25
KẾT LUẬN 26