Thạc Sĩ Đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

ii
LỜI CẢM ƠN


- .
PGS.TS. Phạm Văn Sơn người thầy
đã khuyến khích và rất tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện
luận văn. Nhờ sự quan tâm chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của
thầy, tôi mới có thể hoàn thành luận văn.

luận văn.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân đã hết lòng
giúp đỡ, hỗ trợ về vật chất lẫn tinh thần giúp tôi yên tâm học tập, nghiên cứu
và hoàn thành luận văn.

.

8 7 năm 2015
Học viên



Nguyễn Thị Ngọc Dung

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

iii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN . i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU iv
MỞ ĐẦU . 1
1. Lý do chọn đề tài . 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu . 2
4. Giả thuyết khoa học . 2
5. Nhiệm vụ nghiên cứu 3
6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3
7. Phương pháp nghiên cứu . 3
8. Cấu trúc luận văn . 4
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ
- LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC . 5
1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu . 5
1.2. Các khái niệm cơ bản liên quan đề đề tài . 7
1.2.1. Quản lý . 7
1.2.2. Đổi mới 9
1.2.3. Văn thư, lưu trữ . 10
1.2.4. Công tác văn thư - lưu trữ 11
1.2.5. Công tác quản lý văn thư - lưu trữ . 12
1.2.6. Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ . 12
1.2.7. Quản lý giáo dục 12
1.2.8. Quản lý nhà trường 13
1.2.9. Cải cách thủ tục hành chính . 13
1.3. Vấn đề chung về Công tác văn thư, lưu trữ. . 13
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

iv
1.3.1. Vấn đề chung về công tác văn thư . 13
1.3.2. Vấn đề chung về công tác lưu trữ 16
1.3.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ 23
1.4. Sự cần thiết phải đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ . 25
1.5. Nội dung đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở trường đại học . 26
1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ . 28
1.6.1. Các yếu tố khách quan . 28
1.6.2. Các yếu tố chủ quan . 29
Kết luận chương 1 30
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ -
LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH PHÚ THỌ . 31
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học Hùng Vương . 31
2.1.1. Khái quát về trường Đại học Hùng Vương . 31
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của trường 31
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy 32
2.1.4. Quy mô và chất lượng đào tạo . 33
2.1.5. Đội ngũ cán bộ, giảng viên 33
2.1.6. Cơ sở vật chất, thiết bị dạy học . 34
2.1.7. Những thuận lợi và khó khăn của trường Đại học Hùng Vương 34
2.1.8. Phòng Hành chính tổng hợp đơn vị thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 35
2.2. Thực trạng đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học
Hùng Vương Phú Thọ . 36
2.2.1. Nhận thức của cán bộ, giảng viên về vai trò, tầm quan trọng của công
tác quản lý văn thư - lưu trữ 37
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn thư - lưu trữ . 37
2.2.3. Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ 50
2.4. Đánh giá chung về đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại trường
đại học Hùng Vương . 58

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

v
2.4.1. Ưu điểm . 58
2.4.2. Nhược điểm . 58
2.4.3. Nguyên nhân 59
2.5. Cải cách thủ tục hành chính tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ 60
2.5.1. Về thủ tục hành chính 60
2.5.2. Về công tác văn thư - lưu trữ . 63
Kết luận chương 2 65
Chương 3. BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
- LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH
PHÚ THỌ . 66
3.1. Nguyên tắc đề xuất biện pháp 66
3.2. Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại
học Hùng Vương, tỉnh Phú Thọ 67
3.2.1. Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức về sự cần thiết phải đổi mới công
tác quản lý văn thư lưu trữ 67
3.2.2. Biện pháp 2: Xây dựng kế hoạch đổi mới công tácquản lý văn thư,
lưu trữ theo hướng nhanh nhạy, hiệu quả 69
3.2.3. Biện pháp 3: Hoàn thiệu mô hình quản lý công tác văn thư - lưu trữ
đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục 70
3.2.4. Biện pháp 4: Bồi dưỡng cập nhật kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
và kỹ năng cho cán bộ văn thư - lưu trữ 71
3.2.5. Biện pháp 5: Đầu tư, khai thác hiệu quả trang thiết bị và tăng cường
ứng dụng CNTT- Truyền thông trong quản lý công tác văn thư, lưu
trữ . 72
3.2.6. Biện pháp 6: Tăng cường kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thư,
lưu trữ 73
3.2.7. Biện pháp 7: Tổ chức tốt công tác thi đua khen thưởng, tạo động lực
cho cán bộ văn thư - lưu trữ 74

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

vi
3.3. Mối quan hệ của các biện pháp 76
3.4. Khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp đề xuất 76
3.4.1. Mục đích khảo nghiệm 76
3.4.2. Nội dung khảo nghiêm 76
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ . 81
1. Kết luận 81
2. Kiến nghị . 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO . 84
PHỤ LỤC


Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1. Kết quả tốt nghiệp của sinh viên đại học, cao đẳng hệ chính quy 33
Bảng 2.2. Nhận thức của cán bộ về vai trò của công tác quản lý văn thư
lưu trữ 37
Bảng 2.3. Đánh giá mức độ quan tâm của cán bộ về đào tạo bồi dưỡng
nghiệp vụ cho cán bộ văn thư - lưu trữ . 44
Bảng 2.4. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý văn thư - lưu trữ 46
Bảng 2.5. Đánh giá về việc kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thư -
lưu trữ 49
Bảng 2.6. Mức độ đánh giá về đổi mới trong lập kế hoạch . 50
Bảng 2.7. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đổi mới công tác quản lý
văn thư - lưu trữ . 52
Bảng 2.8. Đánh giá về công tác tuyên truyền, bồi dưỡng cho cán bộ quản
lý các phòng ban về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ 54
Bảng 2.9. Đánh giá về sự hiểu biết của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 54
Bảng 2.10. Đánh giá của cán bộ quản lý về đổi mới trong khai thác sử dụng
nguồn lực để cải cách thủ tục hành chính . 56
Bảng 2.11. Đánh giá của cán bộ về đổi mới kiểm tra công tác quản lý văn
thư, lưu trữ . 57
Bảng 3.1. Kiểm chứng nhận thức về tính cần thiết và tính khả thi của các
biện pháp quản lý 78





Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo cho thông tin kịp thời các chủ
trương, đường lối , chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước. Công tác lưu
trữ là việc lựa chọn các văn bản có giá trị để giữ lại, tổ chức sắp xếp, bảo quản
một cách khoa học có hệ thống, nhằm giúp cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin
khi cần thiết.
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang
lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi
mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ
khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những
thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ
của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại
mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ
quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công
nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh
tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp
không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề
quản lý mà trong đó công tác văn thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức
quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không
thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

2
công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một
cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt
hiệu quả cao hơn.
Trường Đại học Hùng Vương là trường Đại học đa ngành, đa cấp, là
trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và đào tạo có chất
lượng cao phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Thọ và các
tỉnh lân cận. Đến năm 2020 Trường Đại học Hùng Vương sẽ là trường đạt
chuẩn, trọng điểm của khu vực Trung Bắc bộ - là trung tâm đào tạo bồi dưỡng
và nghiên cứu khoa học có uy tín, phấn đấu ngang tầm với các trường đại học
có thương hiệu trong nước và khu vực. Để hoạt động đào tạo và nghiên cứu
khoa học của trường đại học Hùng Vương có hiệu quả thì công tác văn thư, lưu
trữ phải đổi mới để đóng một vai trò phục vụ thông tin, tư liệu cho ban giám
hiệu và các phòng ban của nhà trường.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và để góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ của trường, tôi chọn đề
tài: "Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng
Vương tỉnh Phú Thọ" để nghiên cứu.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và điều tra làm rõ thực trạng công tác văn
thư - lưu trữ, luận văn đề xuất biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu
trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
3.1. Khách thể nghiên cứu: Công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học.
3.2. Đối tượng nghiên cứu: Biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu
trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
4. Giả thuyết khoa học
Hiện nay, công tác quản lý văn thư - lưu trữ ở trường Đại học Hùng
Vương vẫn còn hạn chế. Nếu đề xuất được các biện pháp đổi mới công tác
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

3
quản lý văn thư - lưu trữ một cách khoa học, phù hợp với đặc điểm đào tạo và
giảng dậy của nhà trường thì sẽ nâng cao hơn nữa chất lượng giáo dục đáp ứng
yêu cầu đào tạo của nhà trường.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xác định cơ sở lý luận về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ ở
trường đại học.
- Khảo sát làm rõ thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu
trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
- Đề xuất và khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp
đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh
Phú Thọ.
6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
6.1. Giới hạn về đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ.
6.2. Giới hạn về địa bàn khảo sát
Trường Đại học Hùng Vương - tỉnh Phú Thọ.
6.3. Giới hạn về khách thể khảo sát
Nghiên cứu trên 100 cán bộ quản lý, cán bộ phòng ban và giảng viên về
công tác quản lý văn thư - lưu trữ.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Để hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này, xác định các phương pháp
nghiên cứu sau:
Chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các tài
liệu lý thuyết đã công bố như: tài liệu về văn thư - lưu trữ, lý luận về công tác
văn thư - lưu trữ, nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài.
7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
- Phương pháp quan sát
Sử dụng phương pháp này nhằm tìm kiếm thông tin về công tác quản lý
văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/

4
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm
Nhằm tổng kết các kinh nghiệm về biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của
công tác quản lý văn thư lưu trữ ở trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
7.3. Phương pháp bổ trợ
Sử dụng phương pháp thống kê toán học và phần mềm máy tính để thống
kê và xử lý số liệu thu thập được và thể hiện bằng các sơ đồ, biểu đồ.
8. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham khảo, phụ lục.
Nội dung nghiên cứu chính của luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lí luận về đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở
trường đại học.
Chương 2: Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư lưu trữ tại
trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
Chương 3: Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại
trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.