Báo Cáo Đề xuất cải thiện tổ chức dự án Hội nghị khách hàng quốc gia 2013 của PMV

ii
MỤC LỤC
TRÍCH YẾU . i
MỤC LỤC . ii
LỜI CẢM ƠN iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU . v
DANH MỤC HÌNH ẢNH vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii
NHẬP ĐỀ 1
A. GIỚI THIỆU CÔNG TY . 2
1. Thành lập và phát triển . 2
2. Giới thiệu 2
3. Các bộ phận trong công ty . 3
3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng) . 4
3.2. Bộ phận Creative (Sáng tạo) 5
3.3. Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ) . 5
3.4. Nhóm Admin (Hành chính) . 6
3.5. Nhóm HR (Nhân sự) 7
B. CÔNG VIỆC THỰC HIỆN . 7
1. Liên lạc với khách hàng . 8
2. Lên kế hoạch và thực hiện các dự án 12
3. Theo sát và đôn đốc công việc với nhà cung cấp và phòng thiết kế . 17
4. Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán 20
C. CHUYÊN ĐỀ . 21
1. Cơ sở lý luận . 21
1.1. Định nghĩa về quan hệ công chúng (PR) . 21
1.2. Chức năng của PR 22
1.3. Công cụ PR . 23
1.4. Các loại hình PR . 23
1.5. Quy trình lập kế hoạch PR 24 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
iii
2. Phân tích tình hình dự án 25
2.1. Thông tin chung . 25
2.2. Kế hoạch . 26
3. Thực trạng & Đề xuất 37
3.1. Thực trạng 37
3.2. Đề xuất 38
KẾT LUẬN . 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO vii
PHỤ LỤC . viii
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP . xviii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN . xix








Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
iv
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc công ty Cổ Phần Thiết Kế
Quảng Cáo Pháo Hoa, chị Nguyễn Ngọc Nhung, các anh/chị phòng Khách Hàng
cùng tập thể công ty đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi học tập và làm việc tại công
ty. Những kinh nghiệm, kiến thức có được sẽ là hành trang vững chắc cho tôi
trong tương lai.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Dương Định Quốc, giảng viên
hướng dẫn thực tập đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập để
có thể hoàn thiện báo cáo.

















Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
v
DANH MỤC BẢNG BIỂU
 Bảng biểu
Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện . 12
Bảng 2: Chia nhóm vận hành . 29
Bảng 3: Lịch trình dự án . 34
Bảng 4: Kịch bản chương trình cho tiệc tối (Gala Dinner) 36
Bảng 5: Ngân sách tổng quát chương trình . 36
 Sơ đồ
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty 3
Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với nhóm đối tượng liên quan .7
Sơ đồ 3: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với các nhà cung cấp 18
Sơ đồ 4: Quy trình lập kế hoạch PR . 24
Sơ đồ 5: Cấu trúc vận hành dự án 28













Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vi
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Logo công ty 2
Hình 2: Phần thông tin cuộc họp . 11
Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A 14
Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate) . 15
Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist) . 15
Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình(On screen – On
field materials) 16
Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline) . 16
Hình 8: Mẫu hợp đồng với đối tác . 21
Hình 9: Hình ảnh chủ đạo (Key visual) chương trình 27












Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
 Thuật ngữ
 PR: Public Relations - Quan hệ công chúng
 Công việc thực hiện
 PIC: Person In Chart - Người chịu trách nhiệm chính
 Account: Nhân viên thông tin, dịch vụ khách hàng, thường là người
trực tiếp làm việc với khách hàng
 Operation: Nhân viên lo về vận hành
 Creative: Nhân viên lo về thiết kế, sáng tạo
 Brainstorm: Cuộc họp nội bộ của các thành viên cùng đưa ra ý
tưởng mới
 Brief: Thông tin, yêu cầu của khách hàng giao cho phía công ty để
lên ý tưởng cho chương trình
 Final Artwork - F.A: File thiết kế cuối cùng, độ phân giải cao dùng
để sản xuất
 Key visual: hình ảnh chủ đạo
 Proposal: Tài liệu, ý tưởng mà công ty lên kế hoạch sau khi nhận
thông tin từ khách hàng
 Timeline: Bảng theo dõi tiến độ công việc
 Dự án
 Firework: Công ty cổ phẩn thiết kế quảng cáo Pháo Hoa
 PMV: Công ty TNHH Vinataba Philip Morris Việt Nam
 NSC 2013: tên dự án “Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 - National
Sales Conference 2013”
 PG: Promotion Girl - tiếp tân nữ
 Fast Immigration, Fast Check In, Check Out: gói xuất nhập cảnh tại
sân bay, nhận trả phòng tại khách sạn một cách nhanh chóng
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1
NHẬP ĐỀ
Ngày nay, để có thể phát triển bền vững, doanh nghiệp cần phải đảm bảo
việc duy trì mối quan hệ với các khách hàng thân thiết. Lực lượng khách hàng này
có thể đến từ bất kỳ nơi nào. Vì vậy, việc quản trị quan hệ khách hàng theo đó
càng trở nên quan trọng hơn nữa. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đủ
năng lực và kiến thức để hoàn thiện các hoạt động đó, nhất là đối với doanh
nghiệp vừa và nhỏ và hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo.
Vì vậy, mục tiêu của tôi trong quá trình thực tập tốt nghiệp là:
 Mục tiêu 1: Hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, nắm bắt được
sự vận hành của các phòng ban cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt
đẹp giữa các nhân viên trong công ty
 Mục tiêu 2: Ứng dụng các kiến thức chuyên ngành vào thực tiễn
cũng như tích lũy kinh nghiệm trong suốt quá trình thực tập. Đề ra
những nhận xét, kiến nghị để doanh nghiệp có thể cải thiện và phát
triển tốt trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông
 Mục tiêu 3: Hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp theo chuẩn
ISO 5966
Cấu trúc của báo cáo gồm ba phần:
 Phần đầu tiên, tôi sẽ giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần Thiết
Kế Quảng Cáo Pháo Hoa bao gồm các thông tin liên lạc, sản phẩm,
cơ cấu tổ chức.
 Phần kế tiếp, tôi sẽ trình bày các công việc đã thực hiện trong quá
trình thực tập tại doanh nghiệp bao gồm mục tiêu, nội dung công
việc, những kết quả đạt được và kinh nghiệm thực tiễn.
 Phần cuối cùng là phần chuyên đề thực tập bao gồm cơ sở lý thuyết,
thực trạng hoạt động của dự án, phân tích, nhận xét và đề xuất.
Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế
hoạch dự án để phân tích và đưa ra đề xuất cải thiện. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2
A. GIỚI THIỆU CÔNG TY
1. Thành lập và phát triển
 Tên đầy đủ: Công Ty Cổ Phần Thiết
Kế Quảng Cáo Pháo Hoa
 Tên tiếng Anh: Firework Design
Advertsing Corporation
 Trụ sở chính: 14F Đặng Văn Ngữ,
phường 12, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh
 Tel: (+848) 3884 2808
 Fax: (+848) 3862 2594
 Website: www.fireworkcorp.com
Công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa thành lập năm 2008 bắt
đầu từ một công ty chuyên về thiết kế tạo mẫu. Đến nay, công ty đã mở rộng lĩnh
vực hoạt động kinh doanh sang truyền thông và quảng cáo, tạo thành một tổ chức
lớn mạnh và có uy tín trong ngành.
2. Giới thiệu
Lĩnh vực hoạt động
 Thiết kế tạo mẫu
 Thiết kế brochure, leaflets, danh thiếp
 Thiết kế và phát triển website
 Thiết kế logo
 Quảng cáo thương mại
 Xây dựng thương hiệu
 Tư vấn và cung cấp ý tưởng
 Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm
 In ấn
 In ấn cataloge, brochure, sổ ký tên
Hình 1: Logo công ty
(Nguồn: Công ty cung cấp) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3
Phương châm kinh doanh
 Tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và đầy hấp dẫn
 Lấy cảm hứng từ những xu hướng mới và các điều mới lạ trên thế
giới để ứng dụng cho thị trường nội địa
 Kết hợp marketing, nghiên cứu thị trường và quảng cáo vào các
chiến lược truyền thông
Thị trường kinh doanh
 Các đối tác trong nước: Vietnam Airlines, Saigon Bank, TH True
Milk, Philip Morriss – Vinataba, Vissan, Brand Marker
 Các đối tác nước ngoài: Wellcom, Samsung, LG, Tiger, Oishi,
Yamaha, Masan Group, DHL, Abbott
3. Các bộ phận trong công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty
(Nguồn: Công ty cung cấp) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4
3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng)
 Thực hiện giám sát và theo dõi các dịch vụ khách hàng
 Đề nghị ý tưởng thực hiện chương trình
 Theo dõi việc sản xuất và thiết lập các chương trình giới thiệu sản
phẩm cho khách hàng
 Chọn lọc và giám sát các nhà cung cấp để thực hiện chương trình
 Thực hiện chức năng xin giấy phép để thực hiện chương trình
 Nghiên cứu và đánh giá các kỹ thuật quảng cáo, phương pháp quảng
cáo mới để giới thiệu cho khách hàng
Nhóm Account Service (Dịch vụ khách hàng)
 Nhận yêu cầu từ khách hàng
 Phân tích thông tin và tìm giải pháp
 Thực hiện các phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu khách hàng
 Thực hiện báo giá dịch vụ cho khách hàng
Nhóm Licensing (Xin phép thực hiện chương trình)
 Thiết lập mối quan hệ với chính quyền và các quan chức hữu quan
trong ngành nghề hoạt động
 Thực hiện xin giấy phép thực hiện cho các chương trình quảng cáo
nếu cần
 Tư vấn cho bộ phận Account các thủ tục pháp lý cần phải có
 Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt pháp lý khi thực hiện chương
trình
Nhóm Operation (Triển khai thực hiện)
 Trực tiếp lên kế hoạch, triển khai thực hiện chương trình dựa trên
bản phác thảo từ bộ phận Account
 Chuẩn bị các phương tiện và cơ sở vật chất thực hiện chương trình
bao gồm:
 Nhân sự thời vụ