Báo Cáo Công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập cuối khóa là khâu không thể thiếu trong quá trình đào tạo ở các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Đây là khoảng thời gian mỗi sinh viên có thể vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế, được độc lập thích nghi với môi trường mới, và được tự mình thử sức với những công việc chuyên môn liên quan tới nghề nghiệp sau này.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của thực tập cuối khóa đối với mỗi sinh viên, Học viện Hành chính đã tổ chức đợt thực tập dành cho K9 từ 26/3/2012 đến ngày 18/5/2012. Em đã chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là nơi tiến hành thực tập, tại đây được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan, em không chỉ hoàn thành tốt những công việc được giao, mà còn được hướng dẫn hướng làm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa của mình.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Nguyễn Thu Hà, thầy La Đức Đại đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND huyện Quảng Xương, đặc biệt là chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên đã tạo điều kiện, hướng dẫn để em có thêm những kỹ năng nghiệp vụ, để em tự tin hơn khi giao tiếp với lãnh đạo và mọi người trong cơ quan.
Được phân công thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện, em được trực tiếp tham gia như một nhân viên thực sự, nhờ vậy em đã hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nhưng công việc cụ thể mà cán bộ văn thư phải hoàn thành. Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác này tại UBND huyện Quảng Xương đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những mặt cần khắc phục. Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp” làm báo cáo tốt nghiệp của mình.
MôC LôC
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN I : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. 3
CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. 3
I. MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. 3
II. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHI TIẾT 3
III. NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. 5
CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ 7
VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 7
I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 7
1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên. 7
2. Đặc điểm kinh tế, xã hội 8
3. Mục tiêu phát triển kinh tế 2012. 8
II. UBND huyện Quảng Xương. 9
III. VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 10
1. Vị trí, chức năng. 10
2. Nhiệm vụ. 11
3. Tổ chức bộ máy. 11
4. Mối quan hệ công tác. 12
PHẦN II: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 13
CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 13
I. VĂN PHÒNG 13
1. Khái niệm về văn phòng. 13
2. Vị trí, vai trò của Văn phòng. 13
3. Hoạt động chủ yếu của văn phòng. 13
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14
1. Khái niệm công tác văn thư 14
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 14
2.1. Nội dung của công tác văn thư 14
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư 14
3. Tổ chức công tác văn thư 15
3.1. Biên chế công tác văn thư 15
3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư 15
4. Yêu cầu của công tác văn thư 15
5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư 16
5.1. Vị trí của công tác văn thư 16
5.2. ý nghĩa của công tác văn thư 16
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 17
I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – THANH HÓA 17
1. Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng Văn thư 17
2. Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hoá. 18
2.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. 18
2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi 19
2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 21
2.4 Tổ chức hồ sơ, lưu trữ tại phòng lưu trữ. 21
II. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, THANH HÓA 22
1. Những mặt đạt được. 22
2. Những mặt còn tồn tại 23
CHƯƠNG III : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 26
1. Trong công tác văn thư 26
2. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 29
KẾT LUẬN 30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32