Báo Cáo Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà

BÁO CÁO THỰC TẬP - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH - 5/2012


LỜI MỞ ĐẦU
Nếu như văn bản là phương tiện giao tiếp phổ biến không thể thiếu trong hoạt đông của xã hội hiện đại thì đối với hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản càng chiếm giữ vai trò quan trọng. Văn bản là phương tiện truyền tải thông tin, quyết định quản lý; là phương tiện kiểm tra, theo dõi họa động của bộ máy lãnh đạo, quản lý; là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật Nó chứng tỏ tính liên tục của cơ quan nhà nước và hoạt đông quản lý nhà nước.
Để văn bản trong cơ quan nhà nước thực hiện được vai trò quan trọng như đã nêu trên, công tác xây dựng, ban hành, chuyển giao, xử lý, sử dụng văn bản cần được tổ chức khoa học. Nói cách khác, mỗi cơ quan, đơn vị cũng như cả bộ máy nhà nước, để khai thác triệt để vai trò, ý nghĩa của văn bản trong quá trình hoạt động của mình cần quan tâm đúng mức đến công tác Văn thư – Lưu trữ.
Thực tế, nhiều năm qua, Nhà nước đã xây dựng, ban hành khá nhiều văn bản quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Mới đây có những văn bản quy định như Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Công văn số 55-CV/TCCB của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 01/3/1991 về việc Hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 của Chính phủ về Công tác văn thư; Công văn số 452/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến. Tuy nhiên, công tác Văn thư - Lưu trữ trong các cơ quan nhà nước hiện nay còn nhiều bất cập. Hệ thống văn bản quản lý ban hành có không ít sai sót làm giảm hiệu lực và hiệu quả trong quá trình tổ chức thực thi. Quy trình xây dựng, quản lý, lưu trữ, văn bản thiếu khoa học dẫn đến những khó khăn trong khai thác và sử dụng Một đòi hỏi cấp thiết đặt ra là phải nghiên cứu lý luận và thực tiễn, xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ ngay trong từng cơ quan, tổ chức.
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Lộc Hà, sinh viên có điều kiện đi sâu tìm hiểu thực tế công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan, phát hiện những bất cập, phân tích, lý giải nguyên nhân. Trên cơ sở kiến thức lý luận thu nhận trong nhà trường, qua sách vở, qua hướng dẫn, chỉ dạy của thầy cô giáo, sinh viên có những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan. Báo cáo thực tập với đề tài: “Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà” trình bày những phân tích và đề xuất của sinh viên với mong muốn góp phần đáp ứng yêu cầu bức thiết hiện nay là nâng cao hiệu quả hoạt động của văn thư, lưu trữ - mảng công tác quan trọng của cơ quan nhà nước.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC VIẾT TẮT
PHẦN I - MỞ ĐẦU
LỜI MỞ ĐẦU
KẾ HOẠCH THỰC TẬP. 1
PHẦN II- BÁO CÁO THỰC TẬP. 2
CHƯƠNG I- TỔNG QUAN VỀ HUYỆN LỘC HÀ 2
I- Tình hình phát triển của Lộc Hà. 2
II - Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà. 5
1. Vị trí, chức năng. 5
2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 5
3. Tổ chức bộ máy, biên chế và chế độ làm việc. 8
4. Mối quan hệ công tác. 13
CHƯƠNG II- CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI 16
I- VĂN BẢN VÀ CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN 16
1. Văn bản. 16
2. Văn bản quản lý nhà nước. 16
3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước. 16
II- PHÂN LOẠI HỆ THỐNG VĂN BẢN QLNN 17
1. Văn bản quy phạm pháp luật: 17
2. Văn bản hành chính. 17
2.1. Văn bản hành chính cá biệt: 17
2.2. Văn bản hành chính thông thường: 17
2.3. Văn bản chuyên môn-kỹ thuật: 17
3. Các chức năng chủ yếu của văn bản QLNN 18
3.1. Chức năng thông tin. 18
3.2. Chức năng quản lý. 18
3.3. Chức năng pháp lý. 18
4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý HCNN 18
4.1. Yêu cầu về nội dung. 18
4.2. Yêu cầu về thể thức. 20
4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính: 20
4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ: 21
CHƯƠNG III- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 22
I- TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 22
II- TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 25
1. Đối với văn bản đến. 26
2. Đối với văn bản đi 28
III- BẢNG THỐNG KÊ VĂN BẢN NĂM 2011. 31
CHƯƠNG IV- ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ 32
VĂN BẢN 32
I- NHỮNG MẶT ĐÃ LÀM ĐƯỢC 32
II- NHỮNG MẶT CÒN TỒN TẠI 33
1. Đối với công tác soạn thảo văn bản. 34
2. Đối với công tác quản lý văn bản. 35
III- NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG HẠN CHẾ 36
PHẦN III- MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ 39
1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản. 39
2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản. 39
3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. 40
4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. 41
5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 41
6. Trang bị thêm các phương thiết bị hiện đại hơn nhằm đảm bảo tốt quá trình thực hiện công tác văn thư. 42
PHẦN IV- KẾT LUẬN 43
TÀI LIỆU THAM KHẢO 45