Chương trình Quản Lý Thư Viện trường THPT Ba Bể Bắc Kạn

ĐỀ TÀI: Chương trình Quản Lý Thư Viện trường THPT Ba Bể Bắc Kạn

MỤC LỤC
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
BÀI TOÁN : XÂY DƯNG CHƯƠNG TR̀NH QUẢN LƯ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT BA BỂ BẮC KẠN
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LƯ THUYẾT
1: T̀M HIỂU VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS.
1.1Một hệ CSDL là một tập hợp các bản nghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể, một hệ CSDL có ba khả năng chính :
2: CẤU TRÚC MỘT HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU .
1.2 Các chức năng chính để tạo ra một hệ CSDL.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1 : Khảo sát hoạt đông thư viên trường THPT Ba Bể - Bắc Kạn
2.1. Tổng quát thư viện trương THPH Ba Bể - Bắc Kạn .
2: THỰC TRẠNG QUẢN LƯ THƯ VIỆN
2.2 Hoạt động quản lư thư viện trường THPT Ba Bể - Bắc Kạn .
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LƯ THƯ VIỆN
1. CÁC BIỂU ĐỒ
3.1. Thiết kế các biểu đồ.
CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG
4: Giao diện chính của chương tŕnh
4.1 Thiết kế TABLE
4.2: Thiết kế FORM
4.3 Thiết kế Query
4.4 Thiết kế Report
KẾT LUẬN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
TÀI LIỆU THAM KHẢO



LỜI NÓI ĐẦU

Một xă hội phát triển như hiện nay không thể không có sự góp mặt của khoa học công nghệ , đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học ki thuật , thông tin ,tin học đă đi sâu ứng dụng vào mọi lĩnh vực trong xă hội .Thông tin càng trở nên quan trọng đến việc xử lư , nắm bắt thông tin nhanh,chính xác và linh hoạt bao nhiêu th́ con đường đẫn đến thành công càng gần bấy nhiêu .
Xă hội phát triển càng cao th́ nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng nhiều .Tin học đă trở thành mũi nhọn đem lại lợi ích thực sự cho xă hội .Việc ứng dụng tin học vào cuộc sống đă góp phần giải quyết được nhiều công việc trướcd kia vốn phức tạp nay trở nên đơn giản gọn nhẹ ,tạo đưọc hiệu quả đáng kể ,tăng cường tính chính xác , tiết kiệm được nhiều thời gian công sức .
Nếu như trước đây tin học được ứng dụng chủ yếu để giải quyết các bài toán kĩ thuật ,th́ ngày nay bên cạnh đó lĩnh vực quản lư đang được tin học hoá một cách nhanh chóng.Các bài toán quản lư vô cúng đa dạng và phong phú tuỳ từng ngành nghề và tuỳ từng lĩnh vực xă hội .Cùng với xu thế đó việc tin học hoá một công tác quản lư thư viện trong trường học trở nên hết sức cần thiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu của các nhà trường ,nhất là trong giai đoạn hiện nay các trường Đại Học và Cao Đẳng nh lập mới rất nhiều .
Với những kiến thức đă tiếp thu được và vạn dụng lư thuyết đó vào công viẹc thực tiễn là xây dựng phần mềm “ quản lư thư viện “ tuy rằng lĩnh vực quản lư thư viện không c̣n quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi,từng lúc nó vẫn mang tính hiện thực và hết sức cần thiết .Qua một thời gian phan tich tim hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lư thuyết được học ,với nhu cầu thực tế của chương tŕnh em đă xây dựng được chương tŕnh “quản lư thư viện” trên ngôn ngữ access.Chương tŕnh xây dựng nhằm ứng dụng một phàn trợ giúp công việc quản lư thư viện ở nhà trường.
Với sự cố gắng của cá nhân cùng với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tinh của các thầy cô giáo trong tổ môn đặc biệt là thầy giáo Dương Chính Cương sự giúp đỡ của hiệu trưởng trường THPT BA BỂ BẮC KẠN đề tài đă được hoàn thành
Chương tŕnh “Quản Lư Thư Viện “ bao gồm các nội dung sau:
Chương 1: Cơ sở lư thuyết.
Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống .
Chương 3: Phân tích hệ thống quản lư thư viện .
Chương 4: Thiết kế hệ thống
Em xin chân thành cảm ơn
Thái nguyên ngày 23 tháng 03 năm 2009
Sinh viên thực hiện : Nông Thị Liên
BÀI TOÁN : XÂY DƯNG CHƯƠNG TR̀NH QUẢN LƯ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT BA BỂ BẮC KẠN
* Gíới thiệu thư viện
Thư viện trường THPT Ba Bể Bắc Kạn là một thư viện thuộc tỉnh miền núi có quy mô vừa và nhỏ . Nó được thành lập cách đây 42 năm nay , tuy nhiên trước đây c do cơ sở vật chất c̣n thiếu thốn , công tác quản lư sách thư viện của trường chủ yếu dựa trên giây tờ nghi chép , mọi công viẹc đều tiến hành thủ công , từ việc cập nhât đến t́m kiếm , sắp xếp tài liệu .Do đố mẩt rất nhiều thời gian và nhân lực .Thên vào đó do công tác quản lư trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian và công tác bảo quản cũng gặp khó khăn , sai sót khi cần cập nhật thông tin mới thường gây tẩy xoá , nên chỉ có giáo viên mới đến mượn và t́m những tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy , c̣n học sinh th́ rất ít khi đến thư viện và hầu như là không có .Nhưng bây giờ do nhu cầu về nghiên cứu và t́m hiểu tài liệu học tập ngày càng cao. Nên hệ thống thư viện đă được đầu tư và đi vào hoạt động với hang trăm đầu sách có giá trị , thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau .Với một số lượng lớn các độc giả trong đó bao gồm cả học sinh , giáo viêncán bôn và công nhân viên trong trường đến đăng kư mượn ,đọc và tham khảo tài liệu
* Giải pháp.
Với một bài toán lớn như vậy em sẽ lựa chọn giải pháp là Access











CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LƯ THUYẾT
1: T̀M HIỂU VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS.
1.1. Một hệ CSDL là một tập hợp các bản nghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể, một hệ CSDL có ba khả năng chính :
+ Định nghia dữ liệu
+ Xử lư dữ liệu
+ Kiểm soát dữ liệu
1.1.1Định nghĩa dữ liệu .
Xác định CSDL nào được lưu giữ trong một CSDL , loại của dữ liệu và các mối quan hệ giữa các bảng , truy vấn,mẫu biểu báo cáo ,macro và các module trong Microsoft Access .
1.1.2 Đặt khoá chính ( Primary Key ) :
Một bảng CSDL quan hệ đều phải có một khoá cơ bản xác định khoá cơ bản trong Microsoft Acces tuỳ theo tính chất quan trọng của bảng hay từng CSDL mà ta chọn khoá chính cho phù hợp .Mở bảng ở chế độ Design ,chọn một hoặc nhiều truườngđịnh nghĩa là khoá.Dùng chuột bấm vào nút primary key trên thanh công cụ
1.1.3 Định nghĩa khoá quan hệ :
Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ th́ nên báo cho Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng .Nếu làm như vậy Access sẽ biết liên kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn ,biểy mẫu hay báo cáo .
1.1.4 Các tính năng tiên tiến của bảng trong Access.
+ Phép định nghĩa đồ hoạ trong các mối quan hệ .
+ Các mặt nạ nhập liệu cho trường để them bớt các kư hiệu định dạng và các dữ liệu .
+ Có khả năng lưu giữ các trường Null như các trường trông trong CSDL.
+ Các quy tắc của bảng có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của một trường dựa trên các trường khác .
+ Công cụ riêng để tạo các chỉ mục .
1.1.5. Các tính năng tiên tiến của truy vấn trong Access .
+ Phương thức tối ưu truy vấn “Rushmore” ( Từ Poxpro)
+ Truy vấn các thuộc tính (Quy cách định dạng các thuộ tính thập phân ( Mặt nạ truy nhập))
+ Có khả năng lưu trữ kiểu tŕnh bày bảng hoạc dữ liệu truy vấn .
+ Các công cụ truy vấn ( Query Bbuilder ) được sủ dụng trên nhiều vùng.Khả năng định nghĩa các kết nối tự động được cải thiện ,
+ Hỗ trợ các truy vấn Union và các truy vấn thứ cấp ( trong SQL ).
+ Cửa sổ soạn thảo SQL được cải tiến .
1.1.6. Những tính năng tiến tiến của Access:
+ Có khả năng viết trực tiếp các chương tŕnh của mẫu biểu và báo cáo để xử lư các sự kiện .
+ Truy nhập trưc tiếp đến chương tŕnh của biểu mẫu hoặc báo cáo thong qua việc thiết đặt thuộc tính .
+ Làm việc với tất cả các đối tượng của CSDL bao gồm các bảng ,các truy vấn ,các biểu mẫu ,các macro các chỉ mục ,các mối quan hệ và các điều kiện .
+ Khả năng xử lư lỗi được cải thiện .
+ Các phương tiện t́m kiếm lỗi được cải tiến .
+ Các sự kiện được mở rộng tượng tự trong Access .
+ Hỗ trợ tính năng OLE.
+ Có khả năng tạo các công cụ các biểu thức và các query theo ư muốn.
2: CẤU TRÚC MỘT HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU .
1.2 Các chức năng chính để tạo ra một hệ CSDL.
1.2.1 Bảng ( Table ):
Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu trư dữ liệu .Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định .Mỗi bảng gồm các trường ( filed ) hay c̣n gọi là các cột ( column ) lưu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản nghi ( ecord ) hay c̣n gọi là các hang ( Row ) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó .Có thể nói một khoá cơ bản ( Primary ) ( gồm một hoặc nhiều trường ) và một hoặc nhiều chỉ mục ( index ) cho mỗi bản để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu .
1.2.2 Query- truy vấn :
Truy vấn query là công cụ đặc trưng của Microsoft Access giúp người sử dụng nêu ra đáp ứng yêu cầu số liệu trên hệ quản trị CSDL để xem sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiề h́nh thức .Để thực hiẹn truy vấn bắt buộc phải có CSDL và bên trong phải có bảng .Số liệu th́ lưu trữ trên bảng ,c̣n truy vấn là công cụ để tim và nh́n số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau. Điểm quan trọng nhất cần chú ư đối với truy vấn trong Acceslaf các thay đổi về trong câu Query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng ngoài ra chúng ta c̣n có thể tạo dữ liệu mới cho bảng thông qua truy vấn:
Trong Mỉcrosoft Access có ba cách để tạo ra Query sẽ phản ánh lên các bảng rương ứng
-Tạo query bằng QBE – Query By Example.
-Tạo Query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL.
- Tạo Query bằng Query Wizard.
* Các loại truy vấn : gồm có 6 loại truy vấn .
- Truy vấn chọn ( Select Query ) được sử dụng phổ biến dùng để lựa chọn cácmẫu in ( record ) ,tạo thêm các vùng tính toán ( calculater fields ) hoặc nhóm dữ liệu trên các Table để thống kê tổng hợp dữ liệu cách thực hiện bằng SQL.
- Truy vấn hành động (Action Query ): đây là truy vấn mà nó sẽ tạo ra sự thay đổi dữ liệu trong bảng .Có bốn loại truy vấn thuộc Action Query như sau :
- Truy vấn bảng ( Mach – Table Query ): Tạo ra một bảng mới từ một hoạc nhiều bảng khác nhau theo một điều kiện nào đó .Loại truy vấn này hữu dụng trong trường hợp người sử dụng muốn export một bảng từ file CSDL này sang file CSDL khác , hợăc trong trường hợp back dữ liệu .
- Truy vấn cập nhật ( Update Query ) : Truy vấn này dùng để sửa dữ liệu trong bảng . Dữ liệu được sửa theo từng cột và nếu ta không đặt vào điều kiện th́ tất cả dữ liệu trên cột sẽ bị sửa , c̣n ta có thêm vào điều kiện th́ chỉ sửa những ḍng nào thoả điều kiện th́ thôi .
- Truy vấn thêm ( Apped Query ) : Truy vấn này dùng để thêm một hoặc nhiều ḍng dữ liệu vào bảng .
- Truy vấn chéo ( Crostabl Query ) : Truy vấn chéo thông thường để hiện những giá trị mang tính tổng hợp như SUM ,AVG, COUNT ,MIN., MAX của một hoặc nhiều cột trên bảng .
1.2.3 Form :
Như chúng ta đă biết , dữ liệu được lưu thành các bảng , tuy nhiên cấu trúc của bảng quá ngắn gọn và phức tạp .Điều này làm cho người sử dụng đặc biệt là những người chưa có kiến thức về tin học cảm thấy khó sử dụng để thuận tiện cho người sử dụng th́ các nhà lập tŕnh viết các form hỗ trợ người sử dụng nhập dữ liệu vào một cách nhanh chóng và thuận tiện .Ngoài ra form c̣n được sử dụng là một hộp thoại để giao tiếp giữa các ứng dụng và người sử dụng .
*Các thành phần của form :
- Điều khiển ( control ): Là các đối tượng được tạo ra và nằm trên form .Các control thông dụng là button,lable,tex box .
- Phần đầu biểu mẫu ( Form header ) : Các control nằm trong phần này sẽ hiển thị ở đầu biểu mẫu .
- Phần chi tiết ( detail ): thể hiện chi tiết của biểu mẫu
- Phần cuối biểu mẫu ( Form Footer ) : Các control nằm trong phần này sẽ hiển thị ở cuối biểu mẫu .
- Tiêu đề ( Coption ): Là một chuỗi văn bản xuất hiện làm tiêu đề cho một control .
- Mẫu tin nguồn ( Record Source ): Có thể xem đây như là bảng của các mẫt tin . Nó có kêt quả của một câu truy vấn hay là một bảng .Thông qua form người sử dụng có thể cập nhật ,thêm, sửa , xoá dữ liệu có trong bảng.

1.2.4 Macro.
Trong Access cung cấp cho ta một công cụ đơn giản dùng để cho người sử dụng nhanh chóng tạo ra các hành động tương ứng với các sự kiện nào đố mà không fải sử dụng ngôn ngữ VBA đó là Macro .Nó cũng cung cấp cho chúng ta liên kết các đối tượng trong CSDL và các thực đơn ,Teble nhằm tạo một ứng dụng hoàn chỉnh .Macro là một phương tiện cho chúng ta gồm các thao tác thành một thao tác đơn giản hơn, từ đó tạo ra các ứng dụng đơn giản.
* Các thành phần trong Macro
- Action : cho phép chúng ta chọn hành động mà Access cung cấp cho người sử dụng .
- Action argments : Các tham số của hành động được liệt kê trên Action
- Comment : Là chú thích cho các hành động

* Các thao tác tạo macro.
Cho chúng ta thử tạo một Macro để mở bảng sinh viên của CSDL sau đó di chuyển tới rcord thứ 2 của bảng như thế Macro có 2 hành động : Một hành động mở bảng và một hành động di chuyển tới record thứ 2
+ Vào thực đơn insert chọn Macro .
+ Trong màn h́nh thiết kế Macro , chọn thông số Action là open table.
+ Chọn thông số table name là sinh viên
Tiếp tục chọn thêm một Macro
+ Đặt tên để lưu lại Macro.
1.2.5 Report.
Ta có thể xem Report như một form có thể in được . Report cũng đ̣i hỏi có một record Source như form .Các thành phần của Report cũng giống như form ở phần trước tuy nhiên chúng ta chú ư thêm cách phân loại Section trong Report .
* Các thành phần của Report :
- Report Heard : Chứa các ḍng chữ hay h́nh ảnh xuât hiện ở đầu các report ví dụ như tiêu ngữ ( “Cộng hoà xă hội chủ nghĩa việt nam “).
- Page heard : Chứa các thông tin nằm ở phần đầu của mỗi trang
- Detail : Chứa các record lặp lại của record .
- Page footer :Chứa các thông tin nằm ở cuối mỗi trang như số trang
- Repord footer : Chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi Report như các thông tin về tổng kết , số lượng mẫu tin trong báo cáo , địa chỉ Repord footer xuât hiện ở Page footer .
- Một report có thể có một hoặc nhiều trang , những thông tin nào ở report header / footer th́ chỉ xuất hiện một lần ở đầu và ở cuối report ,nhưng thông tin nào được thiết kế ở phần page heard /foorter thí sẽ xuất hiện ở đầu hoặc cuối mỗi trang .
1.2.6 Module
Module là một thành phần của CSDL được tạo ra trong hệ quản trị CSDL
của Access ,nó cung cấp cho chúng ta một công cụ đơn giản dùng để cho người
sử dụng có thể nhanh chóng tạo ra một công cụ đơn giản dùng để cho người sử dụng có thể nhanh chóng tạo ra các hành động tương ứng với các sự kiện nào đó mà không cần phải sử dụng đến một ngôn ngữ nào khác đó là module .Module giúp cho chúng ta giải quyết các sự kiện bằng một số các câu lệnh có sẵn hoặc tạo thêm để phù hợp với CSDL cần hoạt động trong hệ quản trị CSDL của Access .




















CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1 : Khảo sát hoạt đông thư viên trường THPT Ba Bể - Bắc Kạn
2.1. Tổng quát thư viện trương THPH Ba Bể - Bắc Kạn .
Thư viện trường THPH Ba Bể _ Bắc Kạn không phải là một thư viện chuyên nghành mà nó mang tính chất củng cố văn hoá cho tất cả các giáo viên và học sinh trong trường . Công việc quản lư sách theo số thứ tự và phân theo kho sách thư viện chia làm 2 kho :
+ Kho đọc
+ Kho mượn