Chương trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên

ĐỀ TÀI: Chương trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài:
CHƯƠNG TR̀NH CUNG CẤP THÔNG TIN CHO PHÔ HUYNH SINH VIÊN VÀ QUẢN LƯ SINH VIÊN
I. NẮM BẮT YÊU CẦU
1. Mô tả bài toán
Cung cấp thông tin cho phô huynh sinh viên và quản lư sinh viên là một công việc rất quan trọng, phức tạp và rất cần thiết đặc biệt là trong thời đại bùng nổ thông tin nh­ hiện nay. Việc cung cấp thông tin về sinh viên cho phô huynh học sinh đặc biệt là những sinh viên ở ngoại tỉnh gặp nhiều khó khăn v́ khoảng cách địa lư . Việc nắm bắt quản lư các thông tin về sinh viên đă và đang phổ biến không chỉ trong các trường đại học và nó có mặt ở hầu hết các loại h́nh đào tạo khác. Tuy nhiên nhưng thông tin ở dạng này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ và khai thác theo hoạt động thủ công rất dễ gây nhầm lẫn, v́ vậy vấn đề đặt ra phải xây dựng một chương tŕnh vừa cung cấp thông tin cho phô huynh sinh viên về t́nh h́nh học tập của con em ḿnh lại vừa cập nhật hệ thống các thông tin liên quan về sinh viên như điểm thi, t́nh h́nh đóng học phí
2. Thực trạng và vấn đề cần giải quyết
2.1. Thực trạng
- Là một đơn vị mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và đi đầu trong các hoạt động ứng dụng tin học, ĐHBK Hà Nội đă và đang tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển toàn diện tin học mọi hoạt động quản lư. Với vai tṛ tiên phong khoa CNTT đă thể hiện tính hiệu quả trong hoạt động quản lư của ḿnh bằng việc phát triển và sử dụng các chương tŕnh quản lư.
2.2. Vấn đề cần giải quyết
2.2.1. Cập nhật
- Cập nhật thông tin lư lịch về một sinh viên nh­ là: Mă sinh viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ .
- Cập nhật thông tin liên quan tới sinh viên: (líp, khoa, hệ, giai đoạn ).
- Cập nhật điểm thi và các loại điểm khác, cập nhật môn học.
- Tính điểm tổng kết.
- Cập nhật t́nh h́nh đóng học phí của sinh viên theo từng giai đoạn (kỳ hoặc năm học).
2.2.2. Tra cứu thông tin sinh viên
Đây là chức năng quan trọng nhằm tra cứu để hiển thị thông tin nhanh chóng chính xác về t́nh h́nh học tập của sinh viên cũng như các mặt khác (đóng học phí, xếp loại hạnh kiểm .).
Tra cứu thông tin sinh viên gồm có:
- Tra cứu thông tin về sinh viên chung trong toàn trường
- Tra cứu thông tin theo khoa, líp.
2.2.3. Báo cáo
- Báo cáo, thống kê các thông tin về sinh viên nh­ là (lư lịch, điểm, điểm tổng kết, đạo đức .).
- Báo cáo, thống kê số sinh viên thi lại, qua lần 1, nhận được học bổng.
2.2.4. Phân quyền sử dụng
V́ chương tŕnh gồm 2 chức năng là: cung cấp thông tin cho phô huynh sinh viên và quản lư sinh viên nên ta phải phân quyền người sử dụng. Có 2 loại quyền sử dụng:
- Người quản trị hệ thống (nhân viên pḥng đào tạo): tức làm mọi hoạt động đối với hệ thống như là chức năng cập nhật cơ sở dữ liệu.
- Người sử dụng (phụ huynh sinh viên .): chỉ có quyền tra cứu thông tin sinh viên và xem báo cáo thông tin về sinh viên, không có quyền cập nhật cơ sở dữ liệu.
Tóm lại hệ thống cung cấp thông tin cho phô huynh sinh viên và quản lư sinh viên phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Chương tŕnh phải cung cấp các chức năng tra cứu nhanh hỗ trợ người sử dụng (phụ huynh sinh viên .) dễ dàng t́m kiếm thông tin.
- Có khả năng cập nhật thông tin vào trong cơ sở dữ liệu của hệ thống
- Có khả năng cung cấp thông tin trong nhiều năm.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CUNG CẤP THÔNG TIN CHO PHÔ HUYNH SINH VIÊN VÀ QUẢN LƯ SINH VIÊN
1. Hệ thống cung cấp thông tin cho phô huynh sinh viên và quản lư sinh viên gồm có các hoạt động
1.1. Quản lư hồ sơ sinh viên
- Sau khi làm thủ tục hồ sơ nhập học th́ pḥng đào tạo sẽ lưu thông tin cơ bản về sinh viên nh­ (Mă sinh viên, họ tên, hộ khẩu thường trú, địa chỉ, khoá, giới tính ).
- Sau đó sẽ phân khoa, lớp đối với một số trường đại học không phân khoa ngay từ đầu vào là điểm thi đại học.
1.2. Quản lư môn học và điểm, tính điểm tổng kết
- Cập nhật môn học trong từng giai đoạn (kỳ hay năm học).
- Cập nhật loại điểm (điểm thi học kỳ, điểm thực tập .).
- Khi vào năm học sinh viên sẽ có điểm thi học kỳ của từng môn học và các loại điểm khác nh­ điểm thực tập, điểm tập quân sự, điểm giáo dục thể chất .
- Hệ thống chương tŕnh sẽ có nhiệm vụ lưu giữ các loại điểm này và tính điểm tổng kết cho từng sinh viên ở từng giai đoạn (kỳ hay năm học). Người quản lư sẽ nhập điểm, mọi tính toán do chương tŕnh đảm nhiệm.
- Sau khi điểm các môn thi đă có, pḥng đào tạo tiến hành vào điểm của từng môn học và chương tŕnh sẽ tính điểm tổng kết.
- Sinh viên sẽ đương nhiên bị điểm 0 đối với mỗi môn thi nếu:
+ Không dự thi, xin hoăn thi.
+ Không thuộc diện được học hai trường, được nghỉ học một số môn mà nghỉ quá 20% số giờ của học phần (dù có phép hay không có phép).
- Điểm thi sẽ tính theo thang điểm 10.
- Điểm tổng kết sẽ được tính bằng điểm các môn nhân với số đơn vị học tŕnh tương ứng và chia cho tổng số đơn vị học tŕnh.
- Sinh viên có thể dự thi các học phần để có điểm cao hơn vào những kỳ thi chính thức tiếp theo. Sau khi học lại hay thi lại hoặc thi nâng điểm, điểm tổng kết mới sẽ được tính theo điểm cao nhất của từng môn.
- Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 và thi lại những môn có điểm thi lần đầu < 5.
- Nếu phải học lại một học phần làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau, sinh viên không được học và dự thi các học phần tiếp sau nếu nhà trường không cho phép.
- Sau mỗi học kỳ các khoa sẽ tiến hành xét khen thưởng/ kỷ luật, xếp loại cho sinh viên.
- Xếp loại học tập:
9.00 -> 10.00: XƠp loại Xuất sắc.
8.00 -> 8.99: XƠp loại Giỏi.
7.00 -> 7.99: XƠp loại Khá.
6.00 -> 6.99: Xếp loại Trung b́nh- Khá.
5.00 -> 5.99: XƠp loại Trung b́nh.
< 5: XƠp loại Yếu.
- Xét học bổng: Đạt điểm trung b́nh từ >= 7.00.
1.3. Tra cứu t́m kiếm
Đây là chức năng giúp phụ huynh t́m kiếm thông tin về t́nh h́nh học tập cũng như t́nh h́nh về việc đóng học phí của sinh viên một cách nhanh chóng và thuận tiện gồm có:
- T́m kiếm thông tin chung về sinh viên hiện có trong toàn trường (thông tin về sơ yếu lư lịch, đạo đức, điểm thi, sinh viên thi lại, sinh viên nhận học bổng, điểm tổng kết .).
- T́m kiếm thông tin lư lịch sinh viên theo khoa- líp.
1.4. Báo cáo thống kê
Lập báo cáo thông tin về sinh viên:
- Báo cáo đạo đức sinh viên (t́nh h́nh đóng học phí, hạnh kiểm).
- Báo cáo sơ yếu lư lịch của sinh viên.
- Báo cáo về điểm thi sinh viên.
- Báo cáo những sinh viên nào phải thi lại, tổng số sinh viên thi lại.
- Báo cáo sinh viên qua lần 1, tổng số sinh viên qua.
- Báo cáo những sinh viên nào đạt học bổng, tổng số sinh viên đạt học bổng.
2. Đánh giá một hệ thống tác nghiệp thủ công và một hệ thống tác nghiệp bằng máy tính
Hệ thống tác nghiệp thủ công th́ nhân viên pḥng đào tạo đóng vai tṛ chủ yếu từ những việc cập nhật hồ sơ sinh viên, điểm thi . đến những việc thống kê, t́m kiếm đều phải thực hiện thủ công bằng tay nên rất dễ gây nhầm lẫn.
Do vậy cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lư bằng máy tính để tự động hoá một số phần công việc giúp việc quản lư chính xác, nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện hơn.
II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Phân tích
Phân tích là một công việc không thể thiếu được trong quá tŕnh xây dựng hệ thống quản lư trên máy tính. Để xác định được yêu cầu của người sử dụng ta phải lập biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu.
1.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng
1.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng


[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]4.2. B¸o c¸o theo n¨m häc

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]


1.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
(Ghi chó: PHSV: phô huynh sinh viên; SV: sinh viên; QL: Quản lư; DM: Danh mục; HS: Hồ sơ)
Diễn tả một tập hợp các chức năng xử lư thông tin của hệ thống theo tiến tŕnh. Nó diễn tả mức chức năng và dữ liệu.
Một cách thể hiện cụ thể hơn BLD thể hiện các yếu tố sau:
· Chỉ rơ các chức năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu cần đề ra.
· Chỉ rơ thông tin chuyển giao của các chức năng.
a) BLD mức ngữ cảnh




b) BLD mức đỉnh