Luận Văn Chức năng kiểm soát của quản trị

LỜI MỞ ĐẦU
Saukhi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo thì mô hình
hoạt động của doanh nghiệp vẩn chưa hoàn chỉnh. Do vậy nhà quản trị phải tiến
hành giám sát và đánh giá công việc nhằm hạn chế tới mức tối đa các sai sót, hay có
thể nóinhà quản trị đã tiến hành chức năng kiểm soát. Kiểm soát là mối nối cuối
cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm soát là cách duy nhất để nhà
quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đặt ra không, cũng như lý do
tại sao được hoặc không đạt được.
Đối với hầu hết mọi người, từ “kiểm tra”, “kiểm soát” thường mang ý nghĩa
tiêu cực, kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Nhiều nhân viên
hay khách hàng thường không bằng lòng với những hoạt động kiểm tra, kiểm soát
bởi vì chúng ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá nhân. Vì lý do này, kiểm
soát thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách trong tổ
chức. Tuy nhiên, kiểm soát là cần thiết và hữu ích. Kiểm soát hiệu quả là một trong
số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn.
Kiểm soát là một chức năng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện dù rằng
kết quả công việc của các bộ phận do họ quản lý đều đạt đúng theo kế hoạch đề ra.
Nhà quản trị không thể xác định mức độ hoàn thành công việc của bộ phận nếu
không đo lường được việc đã thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn. Nó còn giúp các
nhà quản trị nhận thấy những khiếm khuyết trong hệ thống của tổ chức, trên cơ sở
đó có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, các hoạt động
kiểm soát đảm bảo cho sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi
nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ thúc đẩy và cho
phép mỗi nhân viên tự kiểm soát bản thân hơn là chịu sự kiểm soát từ người khác.
Chínhsự tự giác sẽ giúp công việc được hiệu quả hơn. Do đó, có thể nói chức năng
kiểm soát là một chức năng cơ bản của quản trị.
Chính vì sự quan trọng và cần thiết này, nhóm đã quyết định chọn chức năng
kiểm soát làm đề tài của bài tiểu luận.
3
I. Khái niệm và vai trò của kiểm soát
I.1. Khái niệm
Sau khi các mục tiêu đã được xác lập, các kế hoạch đã được hoạch định, cơ
cấu tổ chức được xác định và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích
làm việc thì sai sót vẫn có thể xảy ra. Để đảm bảo cho mọi việcđi đúng hướng, nhà
quản trị phải giám sát và đánh giá kết quả công việc. Kết quả thực tế phải được so
sánh với những mục tiêu đã xác lập trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những
hoạt động cần thiết, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đi đúng quỹ đạo.
Quátrình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh là những nội dung của chức năng kiểm
soát.
Kiểm soátlà một tiến trình g ồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng
các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai
sót quan trọng.
Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù
các bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản
trị không thể thật sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa
cho đến khi họ đã đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả
thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.
Theo khoa học quản trị thì thường có hai tầng kiểm soát trong một doanh
nghiệp là: Kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý công ty (corporate
governance) và kiểm soát của người quản lý công ty đối với toàn bộ hoạt động
trong phạm vi mình quản lý (internal control).
Ở tầng thứ nhất, đại hội đồng cổ đông, cơ quan quyền lực cao nhất của doanh
nghiệp (công ty cổ phần), đềra ban kiểm soát. Ở những công ty nước ngoài có quy
mô lớn, thậm chí người ta lập ra một ủy ban kiểm soát (audit committee) có thể
gồm 5-7 thành viên hoặc nhiều hơn nữa. Ban kiểm soát này được đại hội đồng cổ
đông trả tiền, có nhiệm vụ kiểm soát tất cả những hoạt động củahội đồng quản trị