Tài liệu Chuẩn bị cho đàm phán

CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN
Sự chuẩn bị kỳ công sẽ đem lại một kết quả kì công”
ROBERT H. SCHULLER

Sự chuẩn bị trước rất cần thiết để đàm phán thành công. Các đối tác bước vào bàn làm việc với những thuận lợi riêng. Ví dụ, trong mối quan hệ người mua-người bán điển hình, người bán nắm thông tin cụ thể về giá sản xuất hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ. Người mua có cơ hội tiếp cận nhiều giá cạnh tranh và thông tin về điểm mạnh và điểm yếu của hàng hoá hoặc dịch vụ của bên bán. Mục tiêu chủ yếu của sự chuẩn bị trước là tạo nhiều khả năng đạt được kết quả thắng-thắng cho cả hai bên. Càng biết nhiều thông tin, cơ hội thành công càng nhiều. Có một điều là những người bận rộn thường không chú ý đến việc này, không dành thời gian cho công việc chuẩn bị. Không nên có sai lầm này. Trước khi tiến hành đàm phán, phải đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu kỹ mọi vấn đề và xác định rõ mục tiêu dựa trên những thông tin có được.
ĐOÁN TRƯỚC QUAN ĐIỂM CỦA CẢ HAI BÊN
Khi đàm phán, năng lực và độ tự tin của bạn được củng cố khi bạn có thể đàm phán thành công các mặt của vấn đề, vì vậy theo chúng tôi, bạn nên chuẩn bị trước quan điểm của chính mình và đoán trước quan điểm của đối tác trước mọi cuộc đàm phán. Bản câu hỏi thăm dò quan điểm trong phần này sẽ giúp bạn làm việc này
SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ QUAN ĐIỂM
Trả lời các câu hỏi dưới đây để bạn có thể điền vào bảng Câu hỏi thăm dò quan điểm.
Chủ đề: Chủ đề gì sẽ được đề cập tới trong cuộc đàm phán? Mục đích của bạn là gì? Mục đích của đối tác là gì? Mục đích của hai bên giống nhau hay khác nhau?
Tầm nhìn: Cái nhìn của bạn về một kết quả ý tưởng là gì?
Nguồn thông tin: Bạn thu thập thông tin để chuẩn bị cho cuộc đàm phán bằng cách nào?
- Nói với bạn bè hoặc những người quen với những cuộc đàm phán kiểu này?
- Nghiên cứu chủ đề cuộc đàm phán qua sách và băng video?
- Tìm đến các nguồn đáng tin cậy như Báo cáo khách hàng, tài liệu Kelley Blue Book (dành cho ôtô), hoặc Danh sách dịch vụ (đối với nhà cửa)?
- Đến thẳng hãng cạnh tranh?
- Tra cứu trên Internet hoặc nguồn thông tin trực tuyến về sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự?
- Tìm hiểu mục đích của đối tác bằng cách hỏi người đã từng có cuộc đàm phán tương tự với đối tác?
- Tìm hiểu liệu người đó phải chịu phạt bằng hình thức nào khi không đạt được kết quả-bằng tiền lương hay bổn phận? (Thông tin này cho biết mức độ động cơ của người đó).
Khi bạn đã thu thập được thông tin, hãy ghi tóm tắt lại và điền những thông tin có liên quan vào bảng thăm dò quan điểm. Bạn không thể nhớ hết được mọi thông tin vì thế việc ghi chép là rất cần thiết trong quá trình đàm phán.