Tài liệu Câu hỏi ôn tập và đáp án môn kỹ thuật soạn thảo văn bản

Câu hỏi ôn tập và đáp án môn kỹ thuật soạn thảo văn bản


Những câu màu xanh học tủ nhá styles/default/xenforo/clear.png" class="mceSmilieSprite mceSmilie8" alt="" title="Big Grin ">. các câu này thuộc chương 1 và chương 7-hợp đồng [/B]
[B]Đây là kq lao động của bạn Diệp và Linh dựa trên sự năng đông =)) của bạn Hoàng Tuyên Dương [/B]
[B]Câu 1 Tại sao công tác quản lý tổ chức lại cần có 1 hệ thống Vb?[/B]
+ Vb là phương tiện là công cụ để thu thập thông tin cần thiết cho tổ chức qlý và người lãnh đạo
+ Có một hệ thống VB hoàn chỉnh giúp tạo ra sự đồng bộ trong các hoạt động qlý,thi hành và hướng các hđ này vào thực hiện có hiệu quả mục tiêu tổ chức
+ Hệ thống vb giúp cho nhà lãnh đạo nắm chắc đc các chủ trương đường lối của Đảng, nhà nc, nắm bắt đc những thông tin mang tính trọng yếu từ đó giúp cho những quyết định của nhà lãnh đạo trong công tác quản lý đc chính xác hiệu quả hơn
+ Thông qua hệ thống Vb chúng ta có thể phát hiện những bất cập, bẩt hợp lý trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan từ đó khắc phục, sửa chữa để công tác qlý trở nên thống suốt. Đồng thời cho phép đánh giá trình độ tổ chức, khả năng sang tạo, tinh thần chấp hành, ý thức tôn trọng PL, chấp hành những quy định quyết định của cấp trên và sự vận dụng các Vb cấp trên vào thực tiễn chỉ đạo hđ cơ quan đơn vị mình
+ HTVB chỉ rõ cho mỗi cá nhân bộ phận biết đc chức trách và bổn phận của mình trong tổ chức quản lý và hướng họ vào hoạt động thống nhất của DN

[B]Câu 2: Tại sao nói Vb là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng nhất trong công tác qlý tổ chức?[/B]
Trong Xh văn minh, thông tin trở thành yếu tố quan trọng nhất, chính vì vậy việc truyền tải truyền dạt thông tin phải đầy đủ kịp thời chinh xác. VB là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng nhất vì:
+ Người lãnh đạo có nhu cầu rất lớn về thông tin VB. Nhu cầu sử dụng thông tin vb mỗi cấp bậc trong cơ quan là khác nhau, cấp lãnh đạo càng cao thì phạm vi quan tâm càng lớn. Nhu cầu về thông tin vb càng rộng. Việc cung cấp đầy đủ thông tin Vb giúp cho nhà lãnh đạo nâng cao suất lao động, ra các quyết định qlý kịp thời chính xác
+ Nhà lãnh đạo phải tiếp nhận thông tin, báo cáo từ cấp dưới, đối tác vừa phải chuyển các thông tin của mình tới các bộ phận có lien quan nghĩa là phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi ấy thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống VB
+ Vb trở thành phương tiện truyền đạt các quyết định lãnh đạo. thông qua VB nhà lãnh đạo kiểm tra việc thực hiện các quyết định, đánh giả đúng hoạt động của các đvị cá nhân thuộc thẩm quyền
của mình

[B]Câu 3: Tại sao các văn bản quản lý tổ chức phải có giá trị pháp lý?[/B]
- Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện trong nội dung của các văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp tồn tại trong xã hội, trong việc vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tiễn cũng như giải quyết các nhiệm vụ có tính bắt buộc theo quy định của pháp luật.
- Nội dung trong văn bản chính là những phát ngôn chính thức của các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.
- Văn bản là cơ sở pháp lý mang tính chuẩn mực và cưỡng chế trong việc vận dụng giả quyết mọi vấn đề nảy sinh trong xã hội, trong đời sống thực tế.
Vì thế văn bản phải có giá trị pháp lý làm cơ sở pháp lý cho hoạt động của mọi cá nhân, tổ chức, đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội.

[B]Câu 4: Tại sao nói văn bản là công cụ đắc lực để các nhà lãnh đạo quản lý và điều hành tổ chức:[/B]
- Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quy định quản lý
- Quản lý là 1 quy trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, kiểm tra, đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản, trong hoạt động quản lý xã hội thì mọi quyết định quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản.
- Người lãnh đạo quản lý luôn phải ra nhiều quyết định quản lý sau khi đã thu thập phân tích xử lý 1 cách đầy đủ toàn diện nhiều thông tin cần thiết qua hệ thống văn bản quản lý.
- Văn bản là sản phẩm thể hiện sự tuân thủ, thi hành những quyết định của cấp trên cũng như thể hiện sự năng động sang tạo của cấp dưới, thể hiện khả năng tổ chức công việc có khoa học không của mỗi cơ quan, của mỗi người quản lý, của mỗi người lãnh đạo. Nhìn vào hệ thống văn bản ban hành của 1 cơ quan có thể đánh giá trình độ năng lực của nhà lãnh đạo.

[B]Câu 5: Tại sao nói Vb đã thiết lập QHXH giữa các cá nhân, bộ phân và tổ chức? Hãy chỉ ra 1 số Vb thực hiện chức năng này[/B]
Mọi Vb đều bắt nguồn từ nhu cầu XH, từ yêu cầu của các mqh XH và phản ánh quan hệ XH của các cá nhân tổ chức. Bất kỳ VB mới ra đời đều phải hướng vào phát triển quan hệ chung hoặc quan hệ cụ thể nhất định. Sau khi ra đời vb sẽ điều chỉnh 1 hay 1 số quan hệ Xh nào đó nhằm tạo ra những mqh Xh mới cho phù hợp vs hoàn cảnh và sự tiến bộ XH
Trong quá trình điều hành quản lý theo các mục tiêu đã định các cấp ngành phải sự dụng hệ thống các loại Vb để thu thập và truyền đạt thông tin từ đối tượng này đến đối tượng khác, giữa các cơ quan, đơn vị tổ chức, giữa cấp trên với cấp dưới, cá nhân với cá nhân. Quá trình quá đó đã làm xuất hiện mối quan hệ xã hội nhiều mặt cần giải quyết

[B]Câu 6: Tại sao nói Vb là cơ sở của công tác thanh tra kiểm tra[/B]
Kiểm tra là điều kiện kiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả. Thông qua công tác kiểm tra các cấp ngành có thể phát hiện những hiện tượng quan lieu, giấy tờ, đánh giá đúng đắn năng lực lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm,tính năng động ý thức chấp hành PL của những cơ quan, cán bộ cấp dưới. Trên cơ sở phát hiện những thiếu sót đó từng cơ quan sẽ ngăn chặn đc những sai lầm và đề ra bp khắc phục
Với công tác kiểm tra thì HTVB có ý nghĩa hết sức quan trọng vì nó đc xem xét trên các góc độ sau đây:
+ Kiểm tra tính hợp lý của việc xuất hiện hay ban hành Vb. 1 vb mới ra đòi phải xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn, phù hợp với đk hoàn cảnh cụ thể nhất định. Nó phải ko trái với nội dung của Vb cấp trên cũng như vs những Vb đã ban hành trc đó
+ Nội dung của Vb là kết quả thực hiện chúng. điều đó có nghĩa là phải xem xét Vb có tính khả thi ko, hay nói cách khác là có phù hợp với yêu cầu của cuộc sống, quyền lợi và khả năng của đối tượng thi hành ko

[B]Câu 7: Tại sao nói văn bản phản ánh trình độ của cán bộ quản lý và lãnh đạo:[/B]
- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý => việc sử dụng các phương tiện này như thế nào phụ thuộc vào năng lực của các nhà lãnh đạo.
- Nâng cao hệ thống văn bản giúp cho nhà lãnh đạo nắm được chủ trương đường lối cuộc sống của đảng, từ có có thể 1 mặt thể hiện đúng, tuân thủ đúng , mặt khác có thể vận dụng sang tạo vào những điều kiện hoàn cảnh của cơ quan mình.
- Qua hệ thống văn bản người lãnh đạo hiểu rõ những yêu cầu mệnh lệnh của cấp trên. Từ đó người lãnh đạo tiến hành yêu cầu cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành, kiểm tra hiệu lực của các loại văn bản thông qua kết quả công tác vận dụng vào công tác nghiệp vụ hay thi hành tổ chức.
=> Văn bản là sản phẩm thể hiện sự tuân thủ, thi hành những quyết định của cấp trên cũng như thể hiện sự năng động sang tạo của cấp dưới, thể hiện khả năng tổ chức công việc có khoa học không của mỗi cơ quan, của mỗi người quản lý, của mỗi người lãnh đạo. Nhìn vào hệ thống văn bản ban hành của 1 cơ quan có thể đánh giá trình độ năng lực của nhà lãnh đạo.

[B]Câu 8: Tại sao nói Vb phản ánh bản chất các sự vật hiện tượng trong tổ chức ở những đơn vị không gian và thời gian nhất định[/B]
Mỗi vb ra đời đều dựa trên cầu của XH tại thời điểm và không gian nhất định chúng phản ánh những biến cố đã hoặc đang xảy ra. Thông qua HTVB đó ng ta nhận biết đc những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, VH XH của thời điểm ban hành văn bản. Những VB chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian và trở thành vật chứa sử liệu quan trọng. Những Vb đó đc lưu giữ và nó phản ánh mọi hđ của từng cơ quan đơn vị qua các mốc thời gian một cách trọn vẹn ko hề thêm bớt hay bóp méo

[B]Câu9: Tại sao phải phân loại Vb? sự phân loại VB có ý nghĩa gì với công tác soạn thảo VB?[/B]
HTVB rất phong phú, phức tạp cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo và quản lý chúng 1 cách thích hợp
[I]Ý nghĩa của phân loại văn bản đối với công tác soạn thảo[/I]
Soạn thảo vb là rất quan trọng đòi hỏi 1 quy trình cụ thể bao gồm: cách thức tiến hành, các bước công việc đc sắp xếp theo trình tự cụ thể để tạo ra văn bản 1 cách khoa học nhất
Mỗi vb thì có yêu cầu riêng về hình thức, nội dung và thể thức. Đặc biệt về nội dung, tùy theo từng lọai Vb mà người soạn thảo lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho phù hợp. Vì vậy phân loại vb có vai trò quan trọng trong việc định hướng lựa chọn thể thức, tìm kiếm thông tin và cách thức trình bày thích ứng để làm rõ những vấn đề cơ bản, phù hợp với những yêu cầu mà vb để ra