Tài liệu Các nhà nghiên cứu nhận định rằng hơn 50% của sự thành công trong điều hành công việc lệ thuộc vào q

Đề bài: Các nhà nghiên cứu nhận định rằng hơn 50% của sự thành công trong điều hành công việc lệ thuộc vào quá trình chuẩn bị để triển khai. Hãy bằng thực tế để chứng minh điều đó và nói rõ vai trò của sự chuẩn bị, nội dung và cách thức triển khai một công việc nhất định trong điều hành hoạt động của công sở.

BÀI LÀM:
Từ thuở xa xưa, con người đã tiến hành các hoạt động xã hội như hái lượm, săn bắn, sau đó dần dần hoạt động kinh tế của loài người đã tiến hóa lên một bước là các hoạt động sản xuất trồng trọt, chăn nuôi và các hoạt động sản xuất kinh doanh như ngày nay. Bất kỳ một hoạt động nào, con người cũng phải suy nghĩ: Mình làm việc đó để làm gì, làm như thế nào, thời gian triển khai thực hiện khi nào, thực hiện ở đâu, phối hợp với ai để thực hiện công việc đó, nội dung các công việc cần thực hiện là gì cũng như phương thức, phương tiện để thực hiện các nhiệm vụ kể trên. Đây chính là những tính toán của con người để thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, hay nói cách khác đó chính là hoạch định những nội dung công việc cụ thể cần thực hiện, cách thức thực hiện như thế nào và kết quả của nó sẽ đạt được những gì.
Việc chúng ta chuẩn bị chu đáo nội dung kế hoạch làm việc, mục tiêu công việc đó cần đạt được sẽ có sự tác động rất lớn đến sự thành công của công việc, nhiệm vụ công tác đã đề ra. Các nhà quản trị nhận định rằng hơn 50% của sự thành công trong điều hành công việc lệ thuộc vào quá trình chuẩn bị để triển khai. Đó chính là sự chuẩn bị một chuỗi công việc có một trình tự khoa học, bài bản, phân công hợp lý các nguồn lực; có sự triển khai thực hiện nghiêm túc, khoa học, kiểm soát tiến độ thời gian, kiểm tra kết quả đạt được để có sự đôn đốc, hỗ trợ nhằm đạt mục tiêu nhiệm vụ đã đề ra.
I. Một số khái niệm:
1. Khái niệm xây dựng kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch là quá trình chúng ta đề ra mục tiêu, xem xét quỹ thời gian và dự kiến nội dung các công việc bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra, trình tự thực hiện công việc theo các yêu cầu và điều kiện cho phép cũng như xác định những biện pháp tối ưu nhất để thực hiện mục tiêu đó.
Một sự chuẩn bị (kế hoạch công việc) hiệu quả giúp cho chúng ta kiểm soát được những công việc và nhiệm vụ công tác của mình trong khi vẫn có thời gian để làm những việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp chúng ta đối phó với sự quá tải trong công việc, giảm tress mà vẫn đạt được hiệu quả công việc rất cao. Tốt nhất là mỗi chúng ta hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần.
2. Phương pháp chuẩn bị công việc: Để chuẩn bị tốt công việc, chúng ta cần cụ thể hóa công việc bằng kế hoạch hoặc chương trình công tác cụ thể để điều hành công việc được giao. Chúng ta cần đi theo những bước sau đây để chúng ta xây dựng cho mình kế hoạch:
- Thu thập đầy đủ các dữ liệu cho công việc dự định sẽ làm hoặc cho toàn bộ các hoạt động của cơ quan, công sở, từ đó đưa ra những nhận định ban đầu về kế hoạch, đó là kế hoạch lãnh đạo chung hay là kế hoạch chi tiết để thực hiện; kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, .
- Bắt đầu bằng cách xác định thời gian chúng ta muốn cho từng công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc và những mục tiêu riêng trong công sở hoặc cơ quan.
- Xem xét lại danh sách những việc cần làm của cơ quan và những công việc thủ trưởng cơ quan giao và lên kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác.
- Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất ngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm mà chúng ta sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều người có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo mất trung bình 6 phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõ ràng là chúng ta không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, chúng ta phải dành những khoảng trống trong thời gian biểu để có thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách xảy ra. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian tuỳ ý của chúng ta: thời gian để chúng ta làm những gì ưu tiên hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.
- Thảo luận và thu thập ý kiến của các cán bộ, công chức liên quan để hình thành kế hoạch; xác định lại mục tiêu, các vấn đề cần thiết phải giải quyết để thực hiện kế hoạch theo ý kiến góp ý của các thành viên cơ quan.
- Thông qua kế hoạch, kinh phí thực hiện và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch; định kỳ có tổ chức kiểm tra, giám sát sự chuyển động của kế hoạch.
3. Các yêu cầu cần thiết để xây dựng thành công kế hoạch công tác:
Để xây dựng được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, chúng ta có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M, bao gồm các yếu tố sau:
3.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why): Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà chúng ta cần phải tự hỏi mình là:
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
- Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
- Khi chúng ta thực hiện một công việc thì điều đầu tiên ta nên xem xét đó chính là Why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì ta sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
3.2 Xác định nội dung công việc:
*WHAT (cái gì?):
- Nội dung công việc đó gồm những nội dung là gì? Công việc đó được hình dung ra sao?
- Các bước để thực hiện công việc đó. Chúng ta phải bố trí công việc hợp lý, mang tính logic hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.
* WHERE (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:
+ Công việc đó được thực hiện tại đâu? Cần liên hệ với cơ quan đơn vị nào để thực hiện?
+ Kiểm tra tại bộ phận nào?
+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v
* WHEN (khi nào?): Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào kết thúc, chế độ thông tin báo cáo khi kết thúc
+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
+ Có 4 loại công việc khác nhau: Công việc quan trọng và khẩn cấp; công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp; công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Chúng ta phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
* WHO (ai?) bao gồm các khía cạnh sau: Phân công chi tiết đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện từng công đoạn, từng nhiệm vụ đề ra trong kế hoạch. Nó trả lời các câu hỏi sau:
+ Ai làm việc đó?
+ Ai kiểm tra?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai chịu trách nhiệm,
3.3 Xác định cách thức thực hiện (How): HOW (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Cách thức thực hiện công tác ra sao, cần những kế hoạch chi tiết nào, công văn gì? Triển khai thực hiện kế hoạch cho ai?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
3.4 Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra: