Chuyên Đề Các nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

7.1. Các nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
7.1.1. Bảo toàn sự tồn tại của tài liệu
Yêu cầu cơ bản đối với việc bảo quản tài liệu là làm sao tài liệu luôn tồn tại ở tình trạng nguyên vẹn về vật lý, có thể nhận diện và đọc được. Tài liệu điện tử “đọc được” là những tài liệu có thể phục hồi được từ nơi lưu trữ để xử lý bằng một máy tính hay hiển thị đối với con người.
Cả sự ổn định về vật lý cũng như sự lạc hậu về công nghệ của các phương tiện mang tin kỹ thuật số đều có thể làm nảy sinh những vấn đề khó khăn trong việc đọc tài liệu.
Tài liệu cần được di trú hay chuyển đổi sang các phương tiện mang tin mới trước khi phương tiện hiện tại bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳ các phương tiện bảo quản nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp/hư hại nào cũng như việc xem xét đánh giá thường xuyên sự phát triển của công nghệ để nhận biết các dấu hiệu lạc hậu là rất cần thiết để quyết định khi nào thì tiến hành di trú/chuyển đổi tài liệu.