Chuyên Đề Các khía cạnh hệ thống kiểm soát nội bộ

Các khía cạnh của HTKSNB

- Mục tiêu của DN & mục tiêu của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ (Buổi 1)

- Rủi ro của DN & rủi ro của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ (Buổi 3)

- Cơ chế kiểm soát (Buổi 4)

- Qui chế quản lý (trên cơ sở cơ chế kiểm soát)

- Giám sát sự vận hành của HTKS

- Môi trường kiểm soát (Nguồn lực & VHDN) cơ chế chạy trong môi trường nào.

=> Thiết lập “Ma trận KS” cho doanh nghiệp, gồm cơ chế & quy chế, và cả theo chiều dọc & chiều ngang.

Xác định & đánh giá rủi ro

- Trên cơ sở mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ của doanh nghiệp.

- Xác định và đánh giá rủi ro đối với mục tiêu của toàn doanh nghiệp và rủi ro đối với mục tiêu của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

- Đáp ứng nhanh chóng đối với các thay đổi môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của chính doanh ngiệp.

Đưa ra cơ chế kiểm soát(Hay còn gọi là Thủ tục kiểm soát)

- Phê duyệt

- Định dạng trước

- Báo cáo bất thường

- Bảo vệ tài sản

- Sử dụng mục tiêu

- Bất kiêm nhiệm

- Đối chiếu

- Kiểm tra & đối chiếu

Quy chế quản lý

- Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, Ban lãnh đạo DN sẽ ban hành các quy chế nhằm thực thi các cơ chế kiểm soát này

- Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa gì nếu như không chứa đựng các cơ chế/thủ tục kiểm soát

- Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm soát đã được “luật hoá”

- Cơ chế kiểm soát – Mặt chìm

- Cơ chế quản lý – Mặt nổi

(Cơ chế kiểm soát được cụ thể hóa bằng các qui định – các qui định có lồng thủ thục kiểm soát trong đó. Và các qui định này được hệ thống hóa và tập hợp lại trong các quy chế quản lý của doanh nghiệp)

- Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của DN được chia làm 3 loại :

+ Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong DN)

=> Ví dụ : bảng mô tả công việc, quyết định bổ nhiệm

+ Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận : phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại ý )

=> VD : quy chế tổ chức & hoạt động P. Kinh doanh,

+ Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế cho một qui trình nghiệp vụ trong doanh ngiệp)

=> VD : quy chế bán hàng, quy chế tiền lương

- Một quy chế thường chức đựng các quy định

Quy chế thường bao gồm các quy định

Các quy định trong quy chế có thể là :

+ Giả định

+ Quy định

+ Chế tài (nếu vi phạm thì xử lý thế nào)

(Tham khảo thêm ở tài liệu: Lí luận chung về nhà nước và pháp luật)

Cơ chế & Quy chế (Trong ma trận kiểm soát)

Một doanh nghiệp có thể thuộc một trong các trường hợp sau :

- 1. Không có hệ thống quy chế quản lý hoàn chỉnh, hoặc có nhưng manh mún

- 2. Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểm soát.

- 3. Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, và trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quản lý này không thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát không được vận hành.

- 4. Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu.

- 5. Như trường hợp (4) và HTKSNB này được thường xuyên cập nhật & đánh giá rủi ro mới, cũng như đưa ra các thủ tục kiểm soát tương ứng với những rủi ro này => Liên tục hoàn thiện HTKSNB

HTKSNB & và ISO

- Rủi ro về chất lượng : Chất lượng sản phẩm không đúng như cam kết với khách hàng (VD : CLSP không ổn định, hay CLSP thấp hơn mức mà DN đã cam kết với khách hàng, )

- ISO là “hệ thống quản lý chất lượng” nhằm giảm thiểu hay triệt tiêu rủi ro về chất lượng. (Chứ ISO không có nghĩa là “sản phẩm chất lượng cao”)

- Nói rộng hơn, ISO là “hệ thống quản lý doanh nghiệp” hướng về chất lượng sản phẩm nhằm đạt mục tiêu là đảm bảo tính ổn định về chất lượng sản phẩm như đã cam kết với khách hàng.

ISO phục vụ cho doanh nghiệp hay doanh nghiệp làm “nô lệ” cho ISO?

HTKSNB & ISO :

- ISO & rủi ro về chất lượng sản phẩm

- HTKSNB & tất cả các rủi ro của doanh nghệp

HTKSNB & ISO : => Khác nhau về mặt phạm vi

Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý

- Kiểm tra giám sát việc thực thi các quy chế quản lý

(Cũng chính là việc kiểm soát giám sát sự vận hành các cơ chế kiểm soát, hay sự vận hành của HTKSNB):

+ Có đầy đủ?