Tài liệu Báo cáo và vấn đề soạn thảo báo cáo

1. Báo cáo và vai trò của báo cáo trong quản lí nhà nước
Báo cáo là loại văn bản dùng để phản
ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước giúp cho việc đánh giá tình hình quản lí, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trương quản lí mới.
Quản lí nhà nước thường được hiểu là sự tác động của chủ thể mang quyền lực nhà nước tới đối tượng quản lí nhằm đạt được các nhiệm vụ, mục tiêu do Nhà nước đặt ra. Kết quả của quản lí nhà nước phụ thuộc vào khả năng tác động của chủ thể quản lí, các đặc trưng của đối tượng quản lí (đối tượng quản lí là cá nhân hay tổ chức, hoạt động trong lĩnh vực nào, khả năng nhận thức của họ, tính tích cực xã hội cao hay thấp, các lợi ích mà họ quan tâm ), điều kiện, hoàn cảnh, môi trường, nhiệm vụ, mục tiêu quản lí.
Khả năng tác động của chủ thể quản lí liên quan trực tiếp tới thẩm quyền của từng chủ thể do pháp luật quy định nằm trong cơ cấu tổ chức quyền lực nhà nước nói chung. Đây là yếu tố tương đối ổn định ở mỗi quốc gia trong từng thời kì cụ thể. Nhiệm vụ, mục tiêu quản lí do nhà nước đặt ra phải phù hợp với đối tượng, điều kiện, môi trường quản lí. Trong giới hạn thẩm quyền, hướng vào các mục tiêu cần đạt, chủ thể quản lí đưa ra các tác động. Nếu tác động phù hợp với thực tế xã hội thì hoạt động quản lí được thực hiện dễ dàng, với kết quả


cao và chi phí thấp; ngược lại, nếu tác động không phù hợp thì hoạt động quản lí khó khăn, thậm chí có thể gây tổn hại cho xã hội.
Với tư cách là loại văn bản được dùng để
phản ánh tình hình, vai trò của báo cáo có thể được xem xét ở hai bình diện: trong quản lí nhà nước nói chung thể hiện mối quan hệ giữa chủ thể quản lí và đối tượng quản lí; trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau giữa các cơ quan trong bộ máy nhà nước.
Thứ nhất, vai trò của báo cáo trong quản lí nhà nước nói chung thể hiện mối quan hệ giữa chủ thể quản lí và đối tượng quản lí: Hoạt động quản lí trên thực tế là một chuỗi tác động không ngừng của các chủ thể quản lí tới đối tượng quản lí trong đó tác động sau tiếp nối, dựa trên kết quả tác động trước. Trong quản lí thường phát sinh những nhiệm vụ đột xuất, những điều kiện, hoàn cảnh bất thường cần có sự phản ứng tương xứng từ chủ thể quản lí. Như vậy, để thực hiện một sự tác động, chủ thể quản lí phải có đủ thông tin cần thiết về đối tượng, điều kiện, hoàn cảnh, môi trường quản lí. Bản thân đối tượng, điều kiện, hoàn cảnh, môi trường quản lí luôn vận động do sự tác động của nhiều yếu tố tự nhiên, xã hội khác nhau trong đó có cả sự tác động của chính hoạt động quản lí. Điều đó cho thấy thông tin về đối tượng, điều kiện, hoàn cảnh, môi trường




quản lí, về quá trình hiện thực hoá các tác động trước đó trên thực tế là yếu tố đặc biệt quan trọng mà chủ thể quản lí cần quan tâm trong toàn bộ quá trình quản lí. Các thông tin này được chuyển tới chủ thể quản lí bằng nhiều con đường như chủ thể quản lí tự mình tìm hiểu, khảo sát thực tế; đối tượng quản lí phản ánh thông qua kiến nghị, yêu cầu, khiếu nại, các cơ quan nhà nước báo cáo trước cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động của mình, trong đó báo cáo của các cơ quan nhà nước là nguồn thông tin đầy đủ, toàn diện, thường xuyên hơn cả. Chính vì vậy, báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các quyết định quản lí, có ý nghĩa đặc biệt đối với chất lượng của hoạt động quản lí.
Thứ hai, vai trò của báo cáo thể hiện trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau giữa các cơ quan trong bộ máy nhà nước: Bộ máy nhà nước dù được tổ chức theo nguyên tắc phân quyền hay tập quyền cũng đều có cơ chế kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cơ quan đảm bảo cho các cơ quan thực hiện đúng và đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, thấy rõ trách nhiệm của các cơ quan trong trường hợp có vi phạm pháp luật hay hoạt động không hiệu quả. Ngoài ra, báo cáo còn là văn bản được dùng để tự đánh giá quá trình hoạt động của cơ quan trong một khoảng thời gian nhất định. Qua đó, mỗi cơ quan thấy rõ ưu điểm, nhược điểm, thuận lợi, khó khăn, thành tích, hạn chế trong hoạt động của mình để rút kinh nghiệm, làm cơ sở đề ra phương hướng hoạt động trong thời gian tới. Chính vì vậy, báo cáo được sử dụng thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.



2. Các loại báo cáo và vai trò của chúng
* Xét theo thời hạn ban hành, báo cáo gồm có:
- Báo cáo thường kì (định kì) là báo cáo được ban hành sau mỗi kì hạn được quy định. Kì hạn có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kì. Đây là loại báo cáo dùng để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan trong thời hạn được báo cáo. Thông thường loại báo cáo này là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện những khó khăn, yếu kém về tổ chức, nhân sự, cơ chế hoạt động, thể chế, chính sách, từ đó đưa ra những chủ trương, biện pháp quản lí phù hợp.
- Báo cáo bất thường (đột xuất) là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có nguy cơ xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao. Cơ quan nhà nước có thể báo cáo theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền hoặc khi xét thấy vấn đề phức tạp vượt quá khả năng giải quyết của mình, cần có sự hỗ trợ của cấp trên hay cần phải phản ánh tình hình tới cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có thẩm quyền có những biện pháp giải quyết kịp thời. Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những vấn đề cụ thể làm cơ sở cho các quyết định quản lí nhanh nhạy phù hợp với tình huống bất thường trong quản lí. Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các thông tin “nóng” trong loại báo cáo này được đặc biệt coi trọng.
* Xét theo mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gồm có:



- Báo cáo sơ kết là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện. Trong quản lí có những công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi phát sinh những tình huống không dự kiến trước. Cho dù là công việc nào thì trong quá trình thực hiện cũng có thể nảy sinh các vấn đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự liệu không chính xác. Để hoạt động quản lí có kết quả cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề ra những biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lí theo hướng phù hợp hơn với thực tế là cần thiết. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới.
- Báo cáo tổng kết được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc đã hoàn thành một cách căn bản một công việc nhất định. Mục đích của loại báo cáo này không phải là để tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động quản lí cùng loại hoặc tương tự về sau từ việc lập kế hoạch hoạt động cho đến việc tổ chức thực hiện các hoạt động đó trên thực tế.
* Xét theo nội dung báo cáo, báo cáo gồm có:
- Báo cáo chung là báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Mỗi vấn đề, mỗi mặt công tác được liệt kê, mô tả trong mối quan hệ với các vấn đề, các



mặt công tác khác tạo nên toàn bộ bức tranh về hoạt động của cơ quan. Thông qua báo cáo này có thể đánh giá năng lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan một cách toàn diện.
- Báo cáo chuyên đề là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề quan trọng. Các vấn đề, các nhiệm vụ khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ cho phép đánh giá một mặt hoạt động cụ thể của cơ quan.
3. Mục đích, yêu cầu của báo cáo