Tiểu Luận Báo cáo thực tập - quản lý thư viện

Phân tích hệ thống

II. Khảo xác hiện trạng
II.1. Giới thiệu chung
Thư viện Cao đẳng sư phạm Quảng trị quản lý khoảng 20000 đầu sách và tạp chí, phục vụ cho học sinh, sinh viên, giáo viên (độc giả) của trường. Độc giả có thể mượn sách về nhà hoặc đọc tại chỗ. Việc phân công quản lý trong thư viện được thực hiện như sau:
- Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm và phó chủ nhiệm.
o Chủ nhiệm thư viện: điều hành chung toàn bộ các công tác trong thư viện.
o Phó chủ nhiệm: có nhiệm vụ quản lý về cơ sở vật chất (quản lý tài liệu, )
- Bộ phận nghiệp vụ: Gồm 3 tổ chuyên môn :
o Tổ nghiệp vụ: bổ sung tài liệu định kỳ, phân loại tài liệu (phân loại theo chuyên ngành khoa học hoặc theo khu phân chia đã có), mô tả tài liệu để đưa lên mục tra cứu tài liệu (tra theo truyền thống hoăc tra điện tử).
o Tổ thông tin tư liệu: tạo lập CSDL của các đầu sách, xây dựng hoàn thiện cho bộ máy điện tử.
o Tổ phục vụ bạn đọc: Có trách nhiệm cấp thẻ độc giả, lập các phiếu mượn, trả sách, phân công phục vụ các quầy mượn trên kho.
Sách được phân chia thành các kho:
- Kho giáo trình: Kho này sinh viên không được mượn mà chỉ có lớp trưởng của các lớp mượn vào đầu mỗi kỳ học.
- Kho sách tham khảo: gồm có kho vb và vv, ở tầng 3. Kho vv chứa các sách loại vừa (khoảng > 20,5cm). Kho vbchứa các loại sách có kích cỡ bé.(<20,5cm).
- Kho sách ngoại văn: kho này chứa các tài liệu tiếng nước ngoài, nếu là tiếng anh thì có kí hiệu sách là L, tiếng Trung là H
- Kho tra cứu và tạp chí : chứa các tài liệu như từ điển , sổ tay
- Kho cao học và tài liệu quý hiếm: chứa tài liệu nghiên cứu khoa học và tài liệu quý, nằm ở tầng 4.
Đối với tài liệu ở các kho giáo trình, kho sách tham khảo và kho sách ngoại văn, độc giả có thể mượn sách về nhà.
Các kho còn lại, độc giả chỉ được đọc tại chỗ.
II.2. Mô tả các quy trình quản lý tại thư viện
II.2.1.Nhập sách: (Do bộ phận nghiệp vụ thực hiện)Theo định kỳ khoảng 2 tháng một lần, thư viện có bổ sung sách mới về cho kho, việc đặt mua sách được thực hiện như sau:
Nhà xuất bản sẽ đăng thông tin sách mới ra trên trang web của mình, thư viện xem xét, chọn những sách cần mua và có đơn đặt hàng, NXB sẽ gửi các danh mục sách kèm theo giá về cho thư viện, thư viện lập danh sách những sách cần mua. Sau khi được hiệu trưởng thông qua, thư viện sẽ tiến hành lập hợp đồng với NXB. Hóa đơn sẽ được gửi cho bộ phận tài vụ của nhà trường thanh toán. Sau đó thư viện nhận sách về.
Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại sách cho NXB theo điều khoản đã có trong hợp đồng.
Ngoài ra nếu nhà sách nào đáp ứng được nhu cầu của thư viện thì thư viện cũng làm việc với họ.
Sách sau khi mua về sẽ được bộ phận nghiệp vụ tiến hành phân loại. Việc phân các đầu sách vào các kho tùy theo loại sách, kích cỡ sách để đưa vào các kho khác nhau và lập thẻ quản lý cho sách.
Mỗi khi có bổ sung sách mới vào thì tổ nghiệp vụ có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới. Cón đã có rồi thì ta chỉ việc cập nhật số lượng thêm.
II.2.2.Cấp thẻ độc giả: Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho học sinh, sinh viên mới trong trường. Thư viện dựa vào danh sách yêu cầu làm thẻ của các lớp để tiến hành làm thẻ cho học sinh, sinh viên. Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, học sinh, sinh viên sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ thư viện (thẻ bạn đọc).
Thẻ thư viện gồm các thuộc tính: Số thẻ, họ tên, ngày sinh, lớp, khoa, địa chỉ.
Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thì phải có đơn yêu cầu. Thẻ được cấp với mã mới.
Đối với sinh viên ở lại lớp, khi hết thời hạn sử dụng thẻ. Sinh viên phải làm lại thẻ nếu muốn mượn sách.
Đối với giáo viên, nhân viên trong trường và cán bộ thư viện muốn mượn sách họ cũng phải làm thủ tục như sinh viên.
II.2.3. Mượn trả sách: Để mượn được sách, độc giả tiến hành tra cứu (tra truyền thống hay tra điện tử) ở danh mục có sẵn của thư viện. Sau đó, sẽ điền các thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu mượn sách. Nhân viên phục vụ bạn đọc căn cứ vào phiếu này để tìm, đồng thời kiểm tra sách có còn trong kho hay không để cho độc giả mượn.
Phiếu yêu cầu bao gồm các thông tin: Họ tên, tên sách1, tên sách2, ký hiệu, ngày mượn, ký tên của người giao sách và của người mượn.
Khi mượn sách, mỗi độc giả chỉ được mượn 1 cuốn, thời hạn mượn là 7 ngày. Độc giả có thể gia hạn mượn sách thêm 1 lần nữa.
Độc giả là giáo viên, nhân viên, cán bộ thư viện thì có thể mượn được nhiều sách và thời hạn mượn có thể lâu hơn độc giả là học sinh, sinh viên.
Các hình thức xử phạt của thư viện:

ü Khi độc giả trả sách, nhân viên phục vụ bạn đọc sẽ xem trên phiếu trả sách, nếu quá 7 ngày thì độc giả bị xử phạt 500 đồng /1 ngày. Thư viện cũng có hình thức xử phạt thích đáng cho những độc giả trả sách không còn nguyên vẹn.
ü Trường hợp làm mất sách, độc giả phải mua đền đúng sách đó, nếu không có sách thì độc giả phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời chịu một mức phạt theo quy định.
ü Đối với những học sinh, sinh viên không trả sách cho thư viện thì cuối khóa thư viện sẽ gửi danh sách cho phòng giáo vụ và đối tượng đó sẽ không được nhận bằng tốt nghiệp. Thư viện cũng xử phạt tương tự đối với lớp trưởng của những đối tượng này.
Thư viện luôn cập nhật tin tức với phòng giáo vụ để tránh nhầm lẫn trong việc không cấp bằng tốt nghiệp cho lớp trưởng của những học sinh, sinh viên bị đuổi học.
II.2.4. Hủy đầu sách: Hàng năm, có kiểm tra định kỳ các kho sách. Các sách bị hư hỏng (không dùng được nữa) hoặc sách không có độc giả mượn được lập thành danh sách. Quyết định hủy sách do hội đồng (có chủ nhiệm thư viện, phó chủ nhiệm và các thành viên nhà trường) đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý. Bộ phận xử lý thông tin loại các đầu sách này ra khỏi CSDL.
II.2.5. Hủy độc giả: Đối với độc giả là học sinh, sinh viên, thẻ có giá trị sử dụng trong suốt khóa học. Hết thời hạn trên, thẻ sẽ bị hủy.
Về việc quản lý độc giả của thư viện vẫn còn hạn chế, đó là: chưa quản lý được trường hợp sinh viên bị thôi học mà vẫn tiếp tục mượn được sách.
II.2.6. Báo cáo thống kê:Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc phục vụ bạn đọc, định kỳ hàng tháng hay theo từng quý nhân viên còn phải thống kê, lập báo cáo về số sách đã mượn, hiện trạng của sách, độc giả, danh sách các sách cần mua bổ sung (căn cứ vào phiếu yêu cầu của độc ) gửi lên ban chủ nhiệm thư viện.

II.3. Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới
· Nhận xét tình hình thực tế: Qua thực tế nghiên cứu, nhận thấy rằng số lượng công việc trong thư viện thì nhiều mà hầu hết các công việc được làm thủ công nên có nhiều bất tiện như:
ü Tốn nhiều thời gian trong việc lập báo cáo và thống kê
ü Gây nhiều bất tiện trong việc quản lý sổ sách và quản lý độc giả
ü
Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ của thư viện nên việc tin học vào công tác quản lý là việc làm hợp lý
· Từ những công việc thực tế, đưa ra hệ thống quản lý thư viện với các chức năng sau:
ü Quản lý kho sách
ü Quản lý độc giả
ü Quản lý mượn trả sách
ü Báo cáo thống kê
II.4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu quá trình mượn trả sách của sinh viên, và quá trình quản lý sách trong thư viện.
II.5. Giới hạn hệ thống
Hệ thống không phân chia đối tượng độc giả, không thực hiện quản lý nhân viên, các vấn đề liên quan đến tài chính, và các cơ sở vật chất khác.


II.6 Các chức năng của hệ thống mới
- Hệ thống xây dựng trên cơ sở là một ứng dụng theo mô hình client – server
v Với ứng dụng server:
o Để sử dụng chương trình người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống .
o Đối tượng sử dụng : Admin, người thủ kho, người quản lý thông tin độc giả, người thực hiện cho mượn trả sách
v Với ứng dụng client :
o Không cần thiết phải đăng nhập để sử dụng chương trình
o Đối tượng sử dụng: Độc giả
- Chức năng đăng nhập: Tuỳ vào tài khoản đăng nhập mà hệ thống sẽ cho phép người dùng sử dụng những chức năng nào. Do database đặt tại máy chứa chương trình dùng cho server nên thông tin đăng nhập ngoài tài khoản người dùng còn thêm tên server và mật khẩu server
- Chức năng mượn sách : Độc giả sẽ sử dụng bản client để tìm kiếm sách nếu tìm thấy sách cần mượn sẽ gửi thông tin sách cần mượn đến người quản lý mượn trả. Do có nhiều người thực hiện thao tác cho mượn trả sách nên muốn gửi đi độc giả phải xác định người nhận tin gửi (Thông qua tên máy nhận đã được cài đặt sẵn). Thông tin gửi đi bao gồm tên sách mã sách tài khoản của độc giả và tên máy đã gửi thông tin. Nếu hệ thống kiểm tra tài khoản người mượn là đúng sẽ cho phép gửi thông tin. Sau khi gửi thông tin độc giả ngồi đợi thông báo phản hồi từ người quản lý mượn trả (có thể cho mượn sách đó hay không hoặc thông báo đến nhận sách)
- Chức năng tìm kiếm: Người dùng chương trình có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm như: tìm kiếm sách trong kho, thông tin người mượn, sách đã mượn, sách đang mượn v.v
- Chức năng cho mượn sách :
o Khi một độc giả gửi yêu cầu mượn sách đến người cho mượn trả sách người này phải thực hiện thao tác kiểm tra xem sách có thể cho mượn được không nếu được sẽ lấy sách và gửi thông báo nhận sách cho độc giả yêu cầu
o Nếu độc giả không gửi yêu cầu mượn sách mà trực tiếp đến liên hệ với nhân viên mượn trả sách thì nhân viên cần kiểm tra tài khoản của độc giả trước khi thực hiện thao tác cho mượn sách.
o . Trong khi thực hiện thao tác cho mượn sách hệ thống sẽ kiểm tra tư cách mượn của độc giả (đã mượn sách chưa trả), và tư cách sách ( sách là giáo trình hay là các loại khác) mà kiểm tra xem có thể cho độc giả này mượn quyển sách này hay không.
- Chức năng trả sách : Để thực hiện thao tác này độc giả phải đem sách đến người quản lý mượn trả. Người này phải kiểm tra tư cách mượn của độc giả (có quá hạn mượn sách hay không) sau đó mới thực hiện thao tác cho độc giả trả sách
- Chức năng quản lý tài khoản độc giả :
o Người mượn muốn được tạo thẻ độc phải gửi cho thư viện các thông tin số thẻ, họ tên, ngày sinh, lớp, khoa, địa chỉ.
o Hệ thống hỗ trợ các thao tác tạo mới thẻ làm lại thẻ.
o Ngoài ra hệ thống hỗ trợ trong việc in thẻ cho độc giả ( hình của độc giả đã scan vào máy)
- Chức năng quản lý sách :
o Phân loại sách : Phân loại cho sách mới nhập về kho hay thay đổi lại loại sách
o Cập nhật sách khi sách mới nhập về người thủ kho phải nhập thông tin cần thiêt cho sách như tên sách, tác giả, năm xuất bản v.v Hệ thống sẽ tự động tạo mã cho sách
o Kiểm kê sách : Kiểm tra số lượng sách trong kho sách đã mượn v.v
- Chức năng quản lý tài khoản :
o Tạo tài khoản : Ngưòi Admin mới có quyền tạo tài khoản mới, khi tạo tài khoản sẽ không tạo mật khẩu mà để mật khẩu trống cho người truy cập lần sau vào đặt mật khẩu
o Thay đổi thông tin : Người dùng có thể thay đổi thông tin cá nhân của mình khi đăng nhập vào hệ thống, thay đổi mât khẩu đăng nhập . Tuy nhiên không thể thay đổi quyền truy cập
o Phân quyền : Chức năng này chỉ có ở Admin, do yêu cầu công việc tại thư viện một người có thể đảm nhiệm nhiều công việc nên mục phân quyền này một tài khoản cũng có thể có nhiều quyền hạn tuỳ vào việc Admin phân cho
- Chức năng báo cáo thống kê : Thống kê sách cho mượn trong ngày sách quá hạn, sách đang mượn v.v .