Tài liệu Bảng côngtác

BẢNG CÔNGTÁC


SỬ DỤNG EXCEL
Phần này giới thiệu Microsoft Excel 2000, một ứng dụng mà ta dùng để minh hoạ bảng công tác. Để
bắt đầu, cần xem lại các kỹ năng tổng quát để làm việc với giao diện của excel.


I. Nhập môn.
Trước khi có thể làm bất cứđiều gì với excel, cần biết khởi động và tắt ứng dụng, cũng nhưđiều
hướng giữa các phần khác nhau của nó.


1. Mởứng dụng
Trước đây, chắc ta đã quen thuộc với cách mở và đóng một ứng dụng windows. Ta sẽ ôn lại các thao
tác này trong Excel.


Để mởứng dụng Excel, chọn StartAll Programs, Microsoft Excel hay nhấp nút khởi chạy (launch
button) trên thanh tác vụ (nếu có).


Đểđóng Excel, chọn Exit từthực đơn File hoặc nhấp nút Close ở phía góc trên bên phải của cửa sổ
Excel.


2. Mở nhiều bảng công tác
Trong excel, mỗi tập tin được gọi là một bảng công tác. Bảng công tác là nơi lưu trữ các con số, văn
bản, các công thức toán học, các đồ thị và nhiều đối tượng khác. Để mở một bảng công tác, chọn lệnh
Open từ thực đơn File, hoặc nhấp vào Open trên thanh công cụ chuẩn. Thao tác này sẽ mở hộp thoại
Open cho phép tìm đến tập tin muốn mở. Chọn tên tập tin cần mở rồi nhấp vào nút Open.


Để mở nhiều bảng công tác, có thểlặp lại các thao tác trên cho mỗi bảng công tác. Một cách
khác là giữ phím Ctrl hoặc Shift và nhấp một hay nhiều tập tin.


Muốn mở một tập tin mới sử dụng thì có thể chọn từ danh sách ở cuối thực đơn File.


3. Tạo nhiều bảng công tác mới
Excel mở cho ta một bảng công tác đã được tạo sẵn. Để tạo nhiều bảng công tác, chọn New từthực
đơn File rồi OK. Một cách khác là có thể nhấp vào New trên thanh công cụ chuẩn.


4. Lưu các bảng công tác
Trước khi tiếp tục với Excel, cần biết cách lưu lại công việc đã thực hiện. Cần biết lưu các bảng công
tác Excel theo nhiều cách khác nhau.


Để lưu một bảng công tác, chọn lệnh Save từthực đơn File hoặc nhấp vào nút Save trên thanh công
cụ chuẩn. Nếu bảng công tác đang sử dụng chưa được lưu thì thao tác này sẽ mở hộp thoại Save.
Hãy đặt tên cho bảng công tác, chọn nơi cần lưu bảng công tác trên đĩa rồi nhấp vào nút Save.


Nếu có thay đổi nội dung bảng công tác, và muốn lưu lại mà không cần thay đổi tên bảng công tác
thì chọn lệnh Save từthực đơn File hoặc nhấp vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc bấm tổ
hợp phím Ctrl + S . Excel sẽ không yêu cầu đặt lại tên, nhưng nội dung của tập tin hiện tại sẽđược
cập nhật.


Đôi khi cũng có nhu cầu lưu một bản sao của bảng công tác đang sử dụng bằng một tên mới. Để làm
điều này, chọn nút lệnh Save As từ thực đơn File. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Save As. Hãy nhập tên cho bảng công tác và xác định nơi cần lưu trên đĩa rồi chọn nút Save. Một bảng sao mới được tạo
ra sau thao tác này.


Khi chỉ dùng Save hoặc Save As, Excel sẽ lưu các bảng công tác theo dạng gốc của nó, một tập tin
dạng .xls. Dạng này là dạng tốt nhất để sử dụng nếu chỉ làm việc với dữ liệu trong Excel, nhưng nó
không thuận tiện trong việc chia sẻ dữ liệu với những ứng dụng khác. Thật may mắn, Excel cho phép
lưu dữ liệu theo nhiều dạng khác.


Để lưu dữ liệu theo dạng khác, chọn lệnh Save As từ thực đơn File . Sau đó tại hộp Save As Type,
chọn kiểu tập tin mà ta muốn. Bảng 5.1 sau đây liệt kê một số kiểu có sẵn


Cũng có thể sử dụng Save As để lưu lại một bảng công tác theo dạng có trong các phiên bản trước
của Excel . Excel 2000 cho phép lưu theo các dạng Excel 2.1, Excel 3.0, Excel 4.0, Excel 5.0, hay
Excel 97.


5. Điều hướng giữa các bảng công tác.


Cần phân biệt một bảng công tác (Spreadsheet) và một bảng tính (Worksheet). Một bảng công tác là
một tập tin Excel. Một bảng công tác có thể gồm một hay nhiều (thực tế không có giới hạn) bảng
tính.
Hình 5.1 sau đây giúp ta hiểu được sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này. Trong hình này, ba bảng
công tác được đặt tên lần lượt là Spreadsheet1.xls, Spreadsheet2.xls, và Spreadsheet3.xls đang mở.
Có thể thấy mỗi bảng này trên thanh tác vụ (Taskbar ) ở phía dưới màn hình. Nút Spreadsheet3.xls
được ấn xuống, cho biết bảng công tác này đang được sử dụng.


Bên trong bảng công tác, có 3 bảng tính là Sheet1, Sheet2, là Sheet3. Những bảng tính này được xác
định bằng các thẻ (Tab) ở góc trái phía duới giao diện Excel.