Tiểu Luận Bài viết: văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và bốn p

Bài viết: văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và bốn phương án phân loại Phông lưu trữ cơ quan



Nội dung;



Phân tích một số văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước (Cục Lưu trữ Nhà nước) về chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Hiện nay công tác lưu trữ (CTLT) đang ngày càng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm, đặc biệt từ sau khi có chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ, người ta ngày càng nhận thấy vai trò to lớn của các tài liệu lưu trữ (TLLT) trong các cơ quan và đã có những chuyển biến lớn. Chỉnh lý tài liệu khoa học (CLTLKH) được coi là một công tác rất cần thiết và quan trọng đối cới các phòng, kho lưu trữ (P, KLT) nước ta. Trong bài viết này tôi đề cập đến hai công văn hướng dẫn chỉnh lý TL, đó là Công văn số 463-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước về ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và thnàh phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là Công văn 463); và Công văn số 283 /VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính (gọi tắt là Công văn 283).

Chỉnh lý khoa học kỹ thuật TL là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của CTLT ( như lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê TL ) để tổ chức khoa học TL của một phông lưu trữ (PLT) ( Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, tr87). Công tác này được tiến hành đối với những phông chưa được lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị hợp lý hoặc còn trong tình trạng lộn xộn.Theo Từ điển Lưu trữ Nhà nước, CLTL là việc “tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó việc sửa chữa hoặc phuc hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm công cụ tra cứu, xác đinh giá trị tài liệu để tối ưu hoá khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý.Yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu, ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu, để phản ánh hoạt động của cơ quan đó.”[29,16]. Những khái niệm này cho ta một cái nhìn khái quát nhất về công việc CLTL.

Các văn bản hướng dẫn CLTL được ban hành xuất phát từ thực tiễn CTLT: Ở khâu văn thư các TL được hình thành nhưng không được xác định giá trị, chưa lập hồ sơ, danh mục, khi nộp lưu vào lưu trữ hiện tượng nộp TL theo bó, gói vẫn phổ biến. Các TL có thể có cách đây nhiều năm về trước thậm trí có những TL đã có cách đây tới 30 năm nhưng không hề được chỉnh lý, vì các sự kiện,công việc có thông tin chứa trong TL đã xảy ra rất lâu nên cán bộ làm LT không hiểu biết được hết những thông tin quá khứ cũng như hoàn cảnh và phương pháp xử lý của lãnh đạo, do vậy việc chỉnh lý găp rất nhiều khó khăn, PLT khi hoàn thiện sẽ chưa được khoa học. Ngay cả đối với những TL hình thành trong thời gian mới đây thì cán bộ LT thường là những người ngoài cuộc nên hiểu biết về sự việc cũng không đầy đủ. Hồ sơ, TL trước khi đưa vào LT đã có sự xáo trộn ít nhiều, rất khó khăn và phức tạp