Tiểu Luận Bài tiểu luận " cách tổ chức họp và tiệc "

LỜI GIỚI THIỆU



Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát triển năng lực bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của mình.

Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”. Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị. Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị. Một số công ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật ra không cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là một lãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh.

Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thông thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp với công việc hiện tại của mình. Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi của chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽ biết được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó , tất cả đều có thể mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của chúng ta.

Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã phát biểu một câu chí lý sau nay :

“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số công ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký. Các kỹ năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánh văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã giúp họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, Australia Woodlands Publications, INC., 1991),p. 1

Qua quá trình học tập những tiết học bổ ích của cô NGUYỄN THỊ KIM HUỆ và cộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty trong nước, trường học, mạng, sách, người thân Nay tôi làm bài tiểu luận này mong rằng có thể giúp các bạn biết được trình tự cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp đúng chuẩn, hiểu được ý nghĩa từng vị trí ngồi, khả năng tổ chức một cuộc họp, buổi tiệc cho công ty một cách thuận lợi nhất.

Chúc các bạn thành công.
























NHẬP ĐỀ



“Một nhà quản trị không được coi là người có năng lực nếu người đó không điều hành được một cuộc họp có hiệu qua.û”

Walter A. Green

Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như không thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng. Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét. Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận nhóm. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết định.

Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội nghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chính sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình. Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đến các cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại.

Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai yếu tố này rất quý đối với chúng ta. Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư ký chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, và lên thời biểu cho các cuộc họp. Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việc lãng phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau: