Ấn định chỉ số phân loại dewey

ẤN ÐỊNH CHỈ SỐ PHÂN LOẠI DEWEY


Hệ thống phân loại thư viện được dùng để sắp xếp tri thức một cách lôgích, đã đóng một vai trò thiết yếu trong suốt lịch sử phát triển thư viện và các dịch vụ quản lý thông tin. Trong một thư viện hiện đại hệ thống phân loại hỗ trợ việc sắp xếp sách và các tài liệu khác theo môn loại để giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận tài liệu; đồng thời cũng hỗ trợ việc sắp xếp các tiêu đề trong mục lục phân loại hay trong thư mục.


Một phương pháp phân loại hiện đại sẽ dễ dàng đáp ứng nhu cầu trong việc tìm kiếm thông tin trong hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC); cũng như là một phương tiện tổ chức và truy cập thông tin trong môi trường điện tử.


Ðã có một số khung phân loại nổi tiếng trên thế giới. Ðó là Khung phân loại thập phân Dewey (DDC), Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LC), Khung phân loại thập phân quốc tế (UDC), Khung phân loại thư viện thư mục (BBK), Khung phân loại hai chấm của S.R. Ranganathan. Trong đó, DDC là khung phân loại được sử dụng, nghiên cứu và thảo luận nhiều nhất trên thế giới.


Ở nước ta hiện nay, trong giới thông tin thư viện, Khung Phân loại Thập phân Dewey - DDC đang được quan tâm với nhiều mục đích khác nhau: tìm hiểu, nghiên cứu, học tập, giảng dạy, và sử dụng. Riêng tại Thư viện Ðại học Khoa học Tự nhiên TP. Hồ Chí Minh, DDC được tổ chức giảng dạy thường xuyên. Ðể đáp ứng nhu cầu học tập và giảng dạy DDC, chúng tôi đã biên soạn bộ sách Hướng dẫn thực hành phân loại thập phân Dewey xuất bản lần đầu tiên vào năm 2002. Hiện nay đã được tái bản với việc bổ sung những thay đổi quan trọng của bản DDC 22 nguyên tác, cũng như cập nhật Bản dịch Tiếng Việt Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn, ấn bản 14. Với tên gọi mới là Hướng dẫn thực hành phân loại thập phân Dewey: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Dewey Decimal
Classification, 22nd edition và Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn, ấn bản 14.


Bộ sách này được biên soạn dựa trên những tài liệu hướng dẫn sử dụng DDC chính quy như Dewey Decimal Classification: A Practical Guide của các tác giả Lois Mai Chan, John P. Comaromi, Joan S. Mitchell, và Mohinder P. Satija; Learn Dewey Decimal Classification (Edition 21) của Marry Mortimer; Dewey Decimal Classification 21st Edition : A Study Manual and Building Guide của Mona L. Scott; và nhất là kinh nghiệm giảng dạy nhiều năm của Nhóm biên soạn.

Bài viết này nhằm giới thiệu một số hướng dẫn cụ thể trong việc ấn định chỉ số phân loại Dewey được trích dẫn trong Tài liệu hướng dẫn này.


Các tính chất của một khung phân loại bao gồm phân cấp, liệt kê, và tổng hợp; tuy nhiên mỗi khung có một đặc trưng riêng, chẳng hạn như LC có đặc trưng liệt kê; Khung UDC có đặc trưng tổng hợp; DDC là một khung phân loại mang đầy đủ ba tính chất liệt kê, tổng hợp và phân cấp, trong đó phân cấp là tính chất đặc thù của DDC. Do đó việc ấn định số phân loại trong DDC có những đặc điểm sau:
ã Có thể ấn định số phân loại bằng cách chọn số phân loại đã được liệt kê tương đối đầy đủ trong bảng chính.
ã Vì có mang tính chất tổng hợp nên có thể ấn định số phân loại bằng cách cộng vào số căn bản đã được liệt kê trong bảng chính với những ký hiệu khác từ các bảng phụ và từ bảng chính để thiết lập một số phân loại mới. Tuy nhiên tổng hợp chỉ là một tính chất phụ của DDC cho nên việc thiết lập số chỉ phân loại chỉ được thực hiện với sự hướng dẫn trong bảng chính.
ã Vì mang tính chất phân cấp theo cấu trúc và phân cấp theo ký hiệu được thể hiện trong toàn bộ bảng chính, việc chọn chỉ số phân loại trong DDC là dễ dàng.
ã Hệ thống hướng dẫn và chú thích rõ ràng, đầy đủ, chi tiết trong từng mục từ trong bảng chính khiến việc ấn định chỉ số phân loại càng dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn.


Ấn định chỉ số phân loại là Chọn số phân loại trong Bảng chính dựa vào đặc tính phân cấp của DDC và Thiết lập số phân loại từ việc tổng hợp chỉ số phân loại cơ bản trong Bảng chính với một phần chỉ số phân loại khác trong Bảng chính và với ký hiệu trong các Bảng phụ, trong DDC việc tổng hợp này đều theo những công thức chặt chẽ và những chỉ dẫn rõ ràng ngay mỗi mục từ trong Bảng chính và Bảng phụ. Do đó người phân loại thực hiện việc ấn định số phân loại phải tuân thủ những yêu cầu:
ã Cần có ý thức tôn trọng kỷ luật trong lúc Thiết lập số Phân loại Dewey, đó là luôn luôn thực hiện công việc phân loại theo sự chỉ dẫn trong DDC.
ã Dựa vào ưu điểm phân cấp trong DDC để nắm vững cấu trúc và cơ chế của DDC, trong đó phải am hiểu rằng tính phân cấp của DDC được tính theo độ dài của chữ số Dewey và luôn luôn được đọc trong ngữ cảnh chủ đề cấp trên - thể hiện trong các mục từ trong Bảng chính và Bảng Chỉ mục quan hệ. Nhằm dễ dàng trong việc Chọn số Phân loại Dewey.


Công việc của người phân loại tương tự như công việc của người làm mai -
để ghép một đôi hạnh phúc, người đó phải biết trái tim và tư tưởng của cả hai bên.

Các bước thực hiện trong tiến trình ấn định chỉ số phân loại bao gồm:
ã Phân tích chủ đề để xác định lĩnh vực hay môn loại chính, chủ đề
chính và các khía cạnh phụ của tài liệu.
ã Ấn định chỉ số phân loại bao gồm chọn số phân loại và thiết lập chỉ số
phân loại hay còn được gọi là tổng hợp số phân loại.




PHÂN TÍCH CHỦ ÐỀ
Việc xác định chủ đề của một tài liệu là bước đầu tiên của công việc phân loại. Người phân loại thường bắt đầu bằng tên tài liệu và những phần mở đầu của tài liệu đó, như lời nói đầu của tác giả, mục lục, tài liệu tham khảo (nếu có). Tài liệu kèm theo như băng ghi âm, CD-ROM cũng có thể giúp thêm. Như một phương thức cuối cùng, người phân loại cần phải hỏi ý kiến của những chuyên gia của chủ đề.


Trong việc phân tích chủ đề một tài liệu, trước tiên người phân loại phải xác định chính xác chủ đề, tiếp theo là các khía cạnh liên quan đến quan điểm của tác giả hay hình thức trình bày.


Chủ đề thường được thể hiện trong tên tài liệu, nhưng để phân tích chủ đề thì ta không bao giờ chỉ dựa vào tên tài liệu. Nhưng dẫu sao thì chúng ta cũng luôn luôn bắt đầu bằng tên tài liệu.


Phân tích chủ đề nhằm:
ã Xác định chủ đề chính;
ã Xác định lĩnh vực, giới hạn trong 10 lĩnh vực tương ứng 10 môn loại hay lớp chính trong Bảng Tóm lược số 1;
ã Những phần có ý nghĩa đối với chủ đề, thường là khía cạnh phi chủ đề;
ã Sắp xếp thứ tự quan trọng của những phần đó.




CHỌN CHỈ SỐ PHÂN LOẠI
Sau khi thảo luận về phân tích chủ đề của tài liệu, chúng ta chuyển đến bảng chính để chọn chỉ số phân loại chính xác. Bảng chính gồm một danh mục dài các số cho tất cả các chủ đề và các phân mục được sắp xếp theo trật tự hợp lý. Có hai cách truy nhập vào bảng phân loại:
ã Tra tìm chủ đề qua bảng chỉ mục quan hệ: Phương pháp này nhanh nhưng không giúp việc hiểu cấu trúc của DDC. Không bao giờ phân loại trực tiếp từ bảng chỉ mục. Luôn kiểm tra lại trong bảng chính.
ã Lần theo hệ phân cấp trong bảng phân loại: Theo thang bậc từ cấp cao xuống đến mỗi cấp có ý nghĩa cho đến khi tìm thấy số phân loại khớp với đề tài nhất. Thường thì bắt đầu bằng những Bảng tóm lược. Ðây là phương pháp tốt nhất để hiểu biết cấu trúc của DDC.

Trong công tác phân loại, trường hợp tài liệu có hai chủ đề trở lên thì ta chọn chủ đề bao quát cho tất cả các chủ đề. Nếu không có chủ đề bao quát thì ta chỉ chọn một chủ đề mang một ký hiệu phân loại mà thôi. Những chủ đề khác được giải quyết trong biên mục đề mục để tạo nên những tiêu đề đề mục phản ánh toàn bộ nội dung của tài liệu đó. Có những quy tắc quy định việc chọn một chủ đề trong nhiều chủ đề của tài liệu.




THIẾT LẬP CHỈ SỐ PHÂN LOẠI
Hầu hết các chủ đề quan trọng đều có các ký hiệu tương ứng được liệt kê trong bảng phân loại DDC. Tuy nhiên, vẫn có nhiều chủ đề chưa được liệt kê, chúng có thể được tổng hợp bằng tiến trình thiết lập số phân loại. Thiết lập số phân loại là một tiến trình tạo nên một số phân loại mới bằng cách cộng thêm vào số căn bản trong bảng chính một ký hiệu từ nơi khác của bảng chính hay từ 6 bảng phụ.


Một điều cần lưu ý khi thiết lập số phân loại là phải theo sự hướng dẫn cụ thể trong bảng chính hay các bảng phụ ngay bên dưới những mục từ. Chỉ có một trường hợp duy nhất không có hướng dẫn là thiết lập số phân loại bằng cách cộng thêm ký hiệu từ Bảng 1.


Trong việc thiết lập số phân loại, việc xác lập trật tự trích dẫn trong phân tích chủ đề là quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, số phân loại căn bản đại diện cho chủ đề chính, vd. Ðịa chất học vùng núi Bắc bộ Việt Nam sẽ bắt đầu với một số phân loại căn bản đại diện cho Ðịa chất học. Với một thứ tự trích dẫn đã được phân tích, ta sẽ quyết định những khía cạnh phụ nào được đại diện bởi những ký hiệu phân loại sẽ được cộng thêm vào số căn bản.




Cộng từ Bảng chính
Chỉ số DDC có thể được thiết lập bằng cách cộng một số phân loại từ một nơi khác trong bảng chính.


Trong bảng chính có nhiều bảng liệt kê cho một chủ đề và áp dụng đồng đều cho những chủ đề khác cùng loại. Do đó số phân loại chỉ liệt kê một lần, có chỉ dẫn để những chủ đề liên quan có thể sử dụng. Chẳng hạn, những đề tài chuyên biệt của động vật như di truyền, động thái, vv. có thể áp dụng cho mỗi chủng loại động vật riêng biệt. Do đó những số thêm chỉ được liệt kê một lần trong một mục từ chung trong bảng chính, với chỉ dẫn sao chép mẫu này cho những chủng loại động vật chuyên biệt; có số phân loại mà một phần của nó có thể dùng với những số khác.


Khi ấn định chỉ số phân loại, phải theo chỉ dẫn và kiểm tra bảng chính để chắc rằng nó không đối nghịch với một số khác. Có ba cách cộng thêm từ bảng chính:

ã Cộng thêm một ký hiệu phân loại đầy đủ. Trong DDC việc ghép hai số phân loại trong Bảng chính với nhau là trường hợp hãn hữu, chỉ được phép thực hiện phép tổng hợp này khi có chỉ dẫn cụ thể trong từng mục từ trong Bảng chính.
ã Cộng thêm một phần của một ký hiệu phân loại. Trong DDC có những chủ đề liên quan nhau có chung những khía cạnh phụ, những khía cạnh phụ được đặt vào một chủ đề chung nhất. Ðôi khi trong khi phân loại, chúng ta được yêu cầu thêm vào những khía cạnh phụ đó tức là phải ghép chỉ một phần của ký hiệu phân loại khác vào số phân loại căn bản. Phần của số phân loại đó được xem như là khía cạnh thứ hai của số DDC hay là khía cạnh phụ của chủ đề.
ã Cộng thêm ký hiệu từ một bảng trong bảng chính. Trong bảng phân loại DDC, nhiều chủ đề liên ngành có cùng chung những khía cạnh đặc trưng. Những khía cạnh đặc trưng này chỉ được biểu thị một nơi dưới dạng bảng, thường là ở mục từ trung tâm biểu thị chủ đề liên ngành, và được áp dụng chung cho các chủ đề liên hệ. Một dấu * được đánh dấu trước chủ đề đồng thời cũng biểu thị một lời hướng dẫn ở cuối trang cho phép những số căn bản của những chủ đề đó cộng thêm ký hiệu từ một bảng dưới một mục từ trung tâm nào đó.




Cộng từ Bảng phụ
Ta đã biết trong phần phân tích chủ đề rằng, một tài liệu ngoài một chủ đề chính ra còn có những khía cạnh phụ mang quan điểm của tác giả và cơ quan xuất bản, khía cạnh đặc trưng, khái niệm địa lý, vv., đôi khi các phương tiện vật lý mang tin (băng ghi hình, vi phim, CD-ROM, vv.) cũng được biểu thị.


Khía cạnh phụ hay còn được gọi là phi chủ đề được thể hiện trong 6 bảng phụ của DDC. Trong việc tổng hợp số phân loại những ký hiệu từ các bảng phụ được cộng vào số căn bản theo quy định chặt chẽ khiến cho chỉ số phân loại mang ý nghĩa đầy đủ hơn.




1. Bảng 1: Tiểu phân mục tiêu chuẩn.
Những khía cạnh phi chủ đề mang tính chất chung nhất được đặt trong Bảng phụ đầu tiên được gọi là Tiểu phân mục tiêu chuẩn.
Tiểu phân mục tiêu chuẩn được dùng:
ã để làm cho số phân loại cụ thể hơn
ã để phân biệt những cách xử lý chủ đề khác nhau
ã để miêu tả phương cách xử lý tài liệu, để những tài liệu bao gồm khía cạnh phi chủ đề của một chủ đề lớn có thể tập trung với nhau trên kệ sách.
Dùng Bảng 1 để cộng thêm vào chủ đề chính thì:
ã không cần có chỉ dẫn cụ thể trong bảng phân loại
ã chỉ cộng một tiểu phân mục cho mỗi tài liệu