Tài liệu 1001 thủ thuật máy tính Phần 59

622. Khám phá những tính năng mới của Outlook 2003


Chương trình quản lý thư điện tử đáng tin cậy của bộ Microsoft Office đã

trải qua một sự thay đổi

đầy ấn tượng. Chúng ta hãy cùng xem xét những tính năng mới mẻ này.

Nếu bạn vừa mới nâng cấp lên Microsoft Office 2003, bạn không thể không

nhận ra rằng Outlook

đã trải qua một kỳ đại tu đầy ấn tượng trong các chương trình chính của bộ

phần mềm văn

phòng đồ sộ đó. Chương trình này hiện đã có một giao diện hoàn toàn mới,

được thiết kế để

giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý hộp thư đến ngày càng phình to.

Được tổ chức tốt

Vì chúng ta đã ngày càng phụ thuộc vào thư điện tử trong những quan hệ thư

tín hàng ngày của

mình, việc giữ cho hộp thư đến của bạn được tổ chức tốt cũng trở nên ngày

càng quan trọng

hơn. Có lẽ bạn đã thiết lập các quy tắc để lọc thư đến vào các thư mục để

bạn có thể tìm thấy

các bức thư quan trọng của mình một cách nhanh chóng. Nhưng trong khi về

mặt lý thuyết, điều

này nghe có vẻ như là một ý tưởng khá đơn giản thì trên thực tế việc tìm

thấy bức thư điện tử đó

có lẽ hơi giống việc tìm kim đáy bể. Đã bao nhiêu lần bạn quên không trả lời

một bức thư quan

trọng chỉ vì nó bị chôn vùi ở một nơi nào đó trong thư mục thư điện tử của

bạn? Đây chính là khi

giao diện mới của Outlook xuất hiện đúng lúc. Các bức thư điện tử của bạn

được tổ chức theo

tuần, theo một cách tương tự như thư mục History trong Internet Explorer.

Bạn cũng có thể đánh

dấu các bức thư mà bạn cần phải trả lời hoặc bạn muốn gửi chuyển tiếp cho

một ai đó. Một điểm

mới nữa của Outlook 2003 là các thư mục Favourites. Bạn có thể nhìn lướt

qua bất cứ bức thư

chưa đọc nào mà bạn nhận được, cũng như ngay lập tức nhìn thấy bất cứ bức

thư nào cần

được hồi đáp.

Xử lý thư không mong đợi

Thư rác hay spam đang ngày càng trở thành một vấn đề nghiêm trọng và nếu

bạn càng phụ

thuộc vào thư điện tử bao nhiêu thì nó càng gây khó chịu cho bạn bấy nhiêu.

Thật may mắn,

Outlook 2003 đã xuất hiện với những công cụ mới giúp bạn chiến đấu với

những nỗi phiền hà

ngày càng tăng này. Nếu như trong quá khứ bạn thấy rằng việc bổ sung tên

của những kẻ gửi

spam vào danh sách chặn thư của bạn là một công việc chán ngắt thì bạn sẽ

thấy bộ lọc Junk

Mail Filter mới là một công cụ hữu ích. Bạn xác định khối lượng lọc mà bạn

cần và bất cứ thứ gì

mà Outlook cho là spam sẽ được đưa vào bộ lọc Junk Mail Filter để xem xét.

Bạn cũng có thể

thiết lập một danh sách an toàn để bạn có thể bổ sung các địa chỉ thư điện tử

từ những nguồn tin

cậy vào đó. Nếu một thư điện tử từ một nguồn tin cậy tình cờ chui vào trong

thư mục Junk, việc

bổ sung người gửi đó vào danh mục an toàn Safe List rất dễ dàng.

Trên đây chỉ là một số trong rất nhiều tính năng mới mà Outlook 2003 cung

cấp. Trong phần

dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn về những tính năng này

cũng như lướt qua

một vài cách thức khác mà trong đó Outlook 2003 có thể giúp bạn kiểm soát

hộp thư đến của

bạn.

Một giao diện mới : Điều đầu tiên mà bạn sẽ nhận thấy khi khởi chạy trình

Outlook lần đầu là một

giao diện hoàn toàn mới được sắp xếp hợp lý hơn. Thanh Outlook ở bên trái

đã có một thiết kế

lại hoàn toàn nhằm giúp bạn làm việc một cách hiệu quả hơn. Các bức thư

được tổ chức theo

tuần và điều đó giúp việc tìm kiếm các bức thư điện tử này trở nên dễ dàng

hơn.

Các thư mục yêu thích (Favourite Folders) của bạn: Truy nhập nhanh được

vào các thư mục

được sử dụng thường xuyên của bạn bằng cách bổ sung chúng vào Favourite

Folders của bạn.

Sau đó bạn có thể truy nhập vào những thư mục này mà không phải chui sâu

vào hệ thống thư

mục của bạn để tìm thấy những bức thư quan trọng của mình. Hãy kích

chuột phải vào thư mục

bạn muốn bổ sung và chọn Add to Favourite Folders.

Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các bức thư điện tử của bạn: Nếu bạn không có

thời gian trả lời một

bức thư, hãy nêu bật nó để bạn biết rằng nó cần được xử lý. Kích chuột phải

vào bức thư và

chọn một cờ từ menu Follow Up. Nó sẽ xuất hiện trong thư mục For Follow

Up trong Favourite

Folders. Bổ sung một lời gợi nhớ nếu